AI 워크플로우를 통한 자동화된 이메일 응답

이-메일 커뮤니케이션은 시간이 많이 소요될 수 있으며, 특히 이러한 메시지를 정렬하고 응답하는 데 있어 더욱 그렇습니다. 인공지능을 통한 E-Mail 응답 자동화는 기업들이 시간을 절약하고 고객 요청에 대해 더 빠르게 반응할 수 있는 기회를 제공합니다. 이 가이드는 당신에게 노코드 솔루션으로 자동화된 E-Mail 응답을 위한 효과적인 워크플로우를 설정하는 방법을 보여줍니다.

주요 내용

• 고객 서비스에 대한 자동화된 워크플로우는 요청 처리에 드는 시간을 크게 줄입니다.
• 들어오는 E-Mail의 명확한 분류와 분석은 자동화된 응답의 품질에 매우 중요합니다.
• E-Mail 템플릿의 조정은 대부분의 응답이 자동으로 이루어지는 경우에도 개인화된 커뮤니케이션을 가능하게 합니다.

단계별 안내

E-Mail 수집

워크플로우를 시작하기 위해서는 E-Mail을 위한 수신처가 필요합니다. Gmail과 같은 익숙한 메일 클라이언트를 사용하세요. 들어오는 E-Mail을 마킹하여 자동화를 위한 명확한 트리거를 설정하십시오. 'AI 응답'과 같은 유용한 레이블은 관련 E-Mail을 식별하는 데 도움이 되며 이후 처리를 용이하게 합니다. E-Mail의 내용과 관련된 메타데이터(예: 발신자 및 제목)를 복사하십시오. 이는 이후 프로세스에서 중요합니다.

분석 및 분류

ChatGPT를 사용하여 E-Mail의 내용을 분석하고 문제를 분류합니다. KI를 가상의 고객 서비스 보조원으로 정의하는 프롬프트를 작성하십시오. E-Mail 내용에서 관련 키워드를 도출하여 문제를 파악하도록 요청합니다. 이는 이후 정확한 응답 생성을 용이하게 합니다.

응답 생성

이전 단계에서 수집된 정보를 바탕으로 ChatGPT로 응답을 생성할 수 있습니다. KI가 친절한 직원으로 행동하도록 프롬프트를 설정하십시오. 전문적이지만 따뜻한 응답을 작성해야 합니다. 또한 최대 120단어로 응답 길이를 지정하세요. 분석에서 미리 정의된 키워드를 포함하면 응답의 적절성을 높입니다.

템플릿 통합

이제 생성된 응답을 E-Mail 템플릿에 통합합니다. Gmail을 사용하는 경우 템플릿 기능을 먼저 활성화해야 합니다. 설정의 톱니바퀴 아이콘을 클릭하여 해당 옵션을 활성화하세요. 그런 다음 응답을 새 메시지에 삽입하고 템플릿을 저장할 수 있습니다. 이렇게 하면 향후 생성 프로세스가 간소화됩니다.

검토 및 발송

이메일이 최종적으로 발송되기 전에 마지막 검토가 필요합니다. 내용이 올바른지 확인하고 이메일이 고객을 전문적으로 대하는지 확인하세요. 또한 KI를 사용하여 텍스트의 맞춤법과 문법을 확인할 수 있습니다. 요청의 분류가 정확한지 확인하여 오해를 피하세요.

자동화 및 확장

더 많은 E-Mail 볼륨을 처리하기 위해 Safir, Make 또는 N8N과 같은 도구를 사용하여 전체 프로세스를 자동화하는 것이 좋습니다. 이러한 도구는 새 E-Mail을 자동으로 인식하고 요청을 분류하고 응답을 생성할 수 있게 해주며, 수동으로 개입할 필요가 없습니다. 다음 튜토리얼에서 자동화 프로세스에 대해 더 자세히 알아보세요.

요약 – 자동화된 E-Mail 응답과 고객 서비스 via KI

이 단계별 안내를 통해 효과적인 자동화된 E-Mail을 생성하고 고객 서비스를 최적화할 수 있습니다. AI를 사용하여 반응 시간을 단축시키고 고객 요청 처리에 드는 노력을 크게 줄일 수 있습니다. 명확한 프로세스와 템플릿 제공을 통해 커뮤니케이션을 더 효율적으로 만듭니다.