Automizuotos el. pašto atsakomosios žinutės su dirbtiniu intelektu рабочего proceso

E-Mail komunikacija gali užimti daug laiko, ypač kai reikia rūšiuoti ir atsakyti į šias žinutes. Elektroninių laiškų atsakymų automatizavimas pasitelkiant dirbtinį intelektą suteikia įmonėms galimybę sutaupyti laiko ir kartu užtikrinti greitesnį reagavimą į klientų užklausas. Šiame vadove parodysiu, kaip sukurti efektyvų automatinio elektroninio pašto atsakymų darbo srautą naudojant No-Code sprendimą.

Svarbiausi pastebėjimai

• Automatizuotas klientų aptarnavimo darbo procesas gerokai sumažina laiką, reikalingą užklausoms apdoroti.
• Aiški įeinančių elektroninių laiškų kategorija ir analizė yra būtinos automatizuotų atsakymų kokybei.
• E-Laiškų šablonų pritaikymas leidžia personalizuoti komunikaciją, net jei didžioji atsakymo dalis yra automatizuota.

Žingsnis po žingsnio vadovas

E-Laiškų surinkimas

Norint pradėti darbo procesą, jums reikia įėjimo savo el. paštu. Naudokite savo įprastą pašto klientą, pvz., Gmail. Pažymėkite gaunamus el. laiškus, kad nustatytumėte aiškius automatizavimo sukėlėjus. Naudinga etiketė, pavyzdžiui, „DI atsakymai“, padeda identifikuoti aktualius el. laiškus ir palengvina vėlesnį apdorojimą. Nukopijuokite el. laiško turinį ir susijusius meta duomenis (kaip siuntėjas ir tema), kadangi jie yra svarbūs tolesniam procesui.

Analizė ir kategorija

Naudokite ChatGPT, kad išanalizuotumėte el. laiško tekstą ir kategorizuotumėte jo turinį. Formuluokite užklausą, kurioje DI apibrėžiamas kaip virtualus klientų aptarnavimo padėjėjas. Paprašykite jo nustatyti turinį, išskiriant aktualius raktinius žodžius iš el. laiško turinio. Tai palengvins tikslų atsakymo sugeneravimą vėliau.

Atsakymo generavimas

Naudodami informaciją, gautą iš ankstesnio žingsnio, dabar galite generuoti atsakymą su ChatGPT. Formuluokite užklausą taip, kad DI elgtųsi kaip draugiškas darbuotojas. Užtikrinkite, kad atsakymas būtų profesionalus, bet šiltas. Nurodykite, kad ilgis neturi viršyti 120 žodžių. Įtraukite anksčiau apibrėžtus raktinius žodžius iš analizės, kad padidintumėte atsakymo aktualumą.

Šablonų integracija

Dabar integruosite sukurtą atsakymą į savo el. pašto šablonus. Jei naudojate Gmail, pirmiausia turite įjungti šablonų funkciją. Tam eikite į nustatymus ir aktyvinkite atitinkamas parinktis. Tada galite įterpti atsakymą į naują pranešimą ir išsaugoti šabloną. Tai supaprastins kūrimo procesą ateityje.

Apžvalga ir siuntimas

Prieš siunčiant el. laišką, būtina atlikti galutinę apžvalgą. Patikrinkite, ar turinys yra teisingas ir ar el. laiškas profesionaliai kreipiasi į klientą. Be to, galite naudoti DI, kad patikrintumėte tekstą gramatikai ir rašybai. Užtikrinkite, kad užklausos kategorizacija būtų teisinga, kad išvengtumėte nesusipratimų.

Automatizavimas ir plėtra

Didesniam el. laiškų kiekiui verta visą procesą automatizuoti naudojant tokius įrankius kaip Safir, Make arba N8N. Šie įrankiai leidžia automatiškai atpažinti naujus el. laiškus, kategorizuoti užklausas ir generuoti atsakymus, nesikreipiant rankiniu būdu. Daugiau informacijos apie automatizavimo procesą rasite kituose mokymuose.

Santrauka – Automatizuoti el. laiškų atsakymai ir klientų aptarnavimas per DI

Naudodami šį žingsnis po žingsnio vadovą galėsite efektyviai kurti automatizuotus el. laiškus ir optimizuoti savo klientų aptarnavimą. DI naudojimas leidžia jums sutrumpinti reagavimo laiką ir reikšmingai sumažinti klientų užklausų apdorojimo pastangas. Aiškūs procesai ir šablonų pateikimas daro komunikaciją efektyvesnę.