PDF dokumenty jsou nedílnou součástí naší každodenní práce. Tyto soubory přenášejí informace strukturovaným a čitelným způsobem. Když však jde o odesílání PDF, často se objevují výzvy – zejména pokud chcete zajistit, že je příjemce skutečně obdrží a přečte si je. S Document Cloud od Acrobat můžete PDF efektivně odesílat a sledovat jejich přístupy. V tomto návodu vám ukážu, jak využít funkci „Odeslat a sledovat“ k profesionálnímu odesílání PDF.
Nejdůležitější poznatky
- PDF můžete snadno odesílat přes Document Cloud, aniž byste je museli posílat jako přílohu v e-mailu.
- Funkce „Odeslat a sledovat“ vám umožňuje získat potvrzení o příjmu, když příjemce dokument otevře.
- Máte možnost vytvořit anonymní odkaz nebo PDF odeslat přímo e-mailem.
Podrobný návod
Krok 1: Připravte dokument
Před zahájením odesílání se ujistěte, že je PDF dokument, který chcete odeslat, připraven. V tomto případě se jedná o dotazník na webové stránky. Otevřete ho ve své aplikaci Acrobat.
Krok 2: Vyberte funkci „Odeslat a sledovat“
Přejděte k nástrojům v Acrobatu a vyberte možnost „Odeslat a sledovat“. Program automaticky přidá aktuálně otevřený dokument do procesu odesílání. To je první krok, jak ušetřit čas.
Krok 3: Nahrajte dokument
Nyní máte možnost odeslat dokument buď anonymně, nebo oslovit jednotlivé příjemce. Rozhodněte se, zda chcete vytvořit anonymní odkaz, nebo pokud dáváte přednost personalizovaným zprávám. Můžete také přidat logo, což celou záležitost vizuálně zpestří.
Krok 4: Vytvořte odkaz
Až bude dokument nahrán do Document Cloud, obdržíte odkaz, který si můžete zkopírovat. Tento odkaz je nyní ve vaší schránce a může být vložen do zprávy, kterou posíláte příjemci.
Krok 5: Otestujte odkaz
Abychom se ujistili, že odkaz funguje, otevřete novou kartu prohlížeče a vložte URL. Nyní byste měli být schopni dokument stáhnout bez nutnosti jej posílat jako přílohu e-mailu.
Krok 6: Odeslat PDF e-mailem
Alternativně můžete dokument odeslat přímo z Acrobatu e-mailem. Acrobat se vás zeptá na vaši preferovanou e-mailovou aplikaci. Ujistěte se, že máte na svém počítači nainstalován e-mailový klient, například Outlook nebo Apple Mail.
Krok 7: Získejte potvrzení o příjmu
Až příjemce klikne na odkaz a dokument otevře, automaticky obdržíte e-mailovou zprávu. Ta obsahuje informaci, že příjemce dokument viděl. To je obzvláště užitečné, když pracujete s smlouvami a potřebujete potvrzení, že zájemce dokument viděl.
Krok 8: Správa odeslaných souborů
Přejděte k odeslaným souborům v Acrobatu, abyste získali přehled o dokumentech, které jste odeslali. Můžete dokument spravovat, přejmenovat nebo dokonce smazat, pokud je to nutné.
Krok 9: Odesílání PDF na cestách
Výhoda Document Cloud je zvlášť patrná, když jste na cestách. Ať už na vašem iPadu, iPhonu nebo jiném zařízení, můžete dokumenty jednoduše a pohodlně odesílat. To je velmi užitečné, pokud často pracujete mimo kancelář.
Shrnutí – Odesílejte a sledujte PDF snadno prostřednictvím Document Cloud
Se Document Cloud od Acrobatu můžete rychle a jednoduše odesílat PDF a sledovat jejich přístupy. Funkce vám umožňují nejen odesílání bez e-mailové přílohy, ale také získávání potvrzení o příjmu, což profesionalizuje správu dokumentů. Takže vždy máte přehled o důležitých souborech a jejich stavu.
Často kladené otázky
Jak vytvořím anonymní odkaz pro PDF?V rámci funkce „Odeslat a sledovat“ vyberete možnost „vytvořit anonymní odkaz“ a řídíte se pokyny.
Co se stane, když příjemce dokument otevře?Obdržíte e-mailové upozornění, že příjemce dokument viděl.
Mohu dokument kdykoli upravit po jeho odeslání?Ano, můžete spravovat, přejmenovat nebo smazat odeslaný dokument v Document Cloud.
Jaký e-mailový program potřebuji k odesílání přímo z Acrobatu?Můžete použít jakýkoli e-mailový program, který máte nainstalovaný na svém počítači, například Outlook nebo Apple Mail.
