PDFs είναι αναπόσπαστο κομμάτι της καθημερινότητάς μας. Αυτά τα αρχεία μεταφέρουν πληροφορίες με δομημένο και αναγνώσιμο τρόπο. Όταν πρόκειται να στέλνεις PDFs, υπάρχουν συχνά προκλήσεις – ειδικά όταν θέλεις να βεβαιωθείς ότι ο παραλήπτης τα έχει πράγματι λάβει και διαβάσει. Με την Document Cloud του Acrobat, μπορείς να στέλνεις PDFs αποδοτικά και να παρακολουθείς τις προσβάσεις τους. Σε αυτήν την οδηγία θα σου δείξω πώς να χρησιμοποιήσεις τη λειτουργία «Αποστολή και Παρακολούθηση» για να στείλεις PDFs επαγγελματικά.
Κύριες Αποφάσεις
- Μπορείς να στείλεις PDFs απλά μέσω της Document Cloud, χωρίς να τα στείλεις ως συνημμένα σε email.
- Η λειτουργία «Αποστολή και Παρακολούθηση» σου επιτρέπει να λάβεις επιβεβαίωση παραλαβής όταν ο παραλήπτης ανοίξει το έγγραφο.
- Έχεις τη δυνατότητα να δημιουργήσεις έναν ανώνυμο σύνδεσμο ή να στείλεις το PDF απευθείας μέσω email.
Οδηγίες Βήμα προς Βήμα
Βήμα 1: Προετοιμασία Εγγράφου
Πριν ξεκινήσεις την αποστολή, βεβαιώσου ότι το PDF έγγραφο που θέλεις να στείλεις είναι έτοιμο. Σε αυτήν την περίπτωση, πρόκειται για ένα ερωτηματολόγιο ιστοσελίδας. Άνοιξέ το στην εφαρμογή σου Acrobat.
Βήμα 2: Επιλογή Λειτουργίας «Αποστολή και Παρακολούθηση»
Πλοηγήσου στα εργαλεία της Acrobat και επίλεξε την επιλογή «Αποστολή και Παρακολούθηση». Το πρόγραμμα θα προσθέσει αυτόματα το τρέχον ανοιχτό έγγραφο στη διαδικασία αποστολής. Αυτή είναι η πρώτη ενέργεια για να εξοικονομήσεις χρόνο.
Βήμα 3: Ανέβασμα Εγγράφου
Έχεις τώρα τη δυνατότητα να στείλεις το έγγραφο είτε ανώνυμα είτε να απευθυνθείς στους παραλήπτες προσωπικά. Απόφασισε αν θέλεις να δημιουργήσεις έναν ανώνυμο σύνδεσμο ή αν προτιμάς προσωποποιημένα μηνύματα. Μπορείς προαιρετικά να προσθέσεις ένα λογότυπο, κάνοντάς το οπτικά πιο ελκυστικό.
Βήμα 4: Δημιουργία Συνδέσμου
Μετά την ανάρτηση του εγγράφου στη Document Cloud, θα λάβεις έναν σύνδεσμο που μπορείς να αντιγράψεις. Αυτός ο σύνδεσμος είναι τώρα στη χλωρογραφία σου και μπορεί να επικολληθεί σε ένα μήνυμα που θα στείλεις στον παραλήπτη.
Βήμα 5: Δοκιμή Συνδέσμου
Για να βεβαιωθείς ότι ο σύνδεσμος λειτουργεί, άνοιξε μια νέα καρτέλα στο πρόγραμμα περιήγησης και επικόλλησε τη διεύθυνση URL. Τώρα θα πρέπει να είσαι σε θέση να κατεβάσεις το έγγραφο χωρίς να χρειάζεται να το στείλεις ως συνημμένο email.
Βήμα 6: Αποστολή PDF μέσω Email
Εναλλακτικά, μπορείς να στείλεις το έγγραφο απευθείας μέσω email από την Acrobat. Η Acrobat θα σου ζητήσει την προτιμώμενη εφαρμογή email. Βεβαιώσου ότι έχει εγκατασταθεί ένας πελάτης email στον υπολογιστή σου, όπως το Outlook ή το Apple Mail.
Βήμα 7: Λήψη Επιβεβαίωσης Παραλαβής
Όταν ο παραλήπτης κάνει κλικ στον σύνδεσμο και ανοίξει το έγγραφο, θα λάβεις αυτόματα μια ειδοποίηση μέσω email. Αυτή περιέχει την πληροφορία ότι ο παραλήπτης έχει δει το έγγραφο. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν εργάζεσαι με συμβόλαια και χρειάζεσαι επιβεβαίωση ότι ο ενδιαφερόμενος έχει δει το έγγραφο.
Βήμα 8: Διαχείριση Αποσταλέντων Αρχείων
Μεταβείτε στα αποσταλέντα αρχεία στην Acrobat για να αποκτήσεις μια εικόνα των εγγράφων που έχεις στείλει. Μπορείς να διαχειριστείς το έγγραφο, να το μετονομάσεις ή ακόμα και να το διαγράψεις, αν χρειαστεί.
Βήμα 9: Αποστολή PDFs εν κινήσει
Το πλεονέκτημα της Document Cloud γίνεται ιδιαίτερα αντιληπτό όταν είσαι εν κινήσει. Είτε στο iPad, iPhone ή σε άλλη συσκευή, μπορείς να στέλνεις έγγραφα εύκολα και άνετα. Αυτό είναι πολύ χρήσιμο όταν εργάζεσαι συχνά εκτός γραφείου.
Σύνοψη – Αποστολή και παρακολούθηση PDFs μέσω της Document Cloud
Με την Document Cloud του Acrobat, μπορείς να στέλνεις γρήγορα και εύκολα PDFs και να παρακολουθείς τις προσβάσεις τους. Οι δυνατότητες δεν σου επιτρέπουν μόνο την αποστολή χωρίς συνημμένα email, αλλά και την καταγραφή επιβεβαιώσεων παραλαβής, κάτι που επαγγελματικοποιεί τη διαχείριση εγγράφων. Έτσι, διατηρείς πάντα μια καθαρή εικόνα για τα σημαντικά αρχεία και την κατάσταση τους.
Συχνές Ερωτήσεις
Πώς μπορώ να δημιουργήσω έναν ανώνυμο σύνδεσμο για το PDF;Επιλέγεις στην λειτουργία «Αποστολή και Παρακολούθηση» την επιλογή «δημιουργία ανώνυμου συνδέσμου» και ακολουθείς τις οδηγίες.
Τι γίνεται αν ο παραλήπτης έχει ανοίξει το έγγραφο;Θα λάβεις μια ειδοποίηση μέσω email ότι ο παραλήπτης έχει δει το έγγραφο.
Μπορώ να επεξεργαστώ το έγγραφο ανά πάσα στιγμή αφού το έχω στείλει;Ναι, μπορείς να διαχειριστείς, να μετονομάσεις ή να διαγράψεις το αποσταλέν έγγραφο στην Document Cloud.
Ποιο πρόγραμμα email χρειάζομαι για την αποστολή απευθείας από την Acrobat;Μπορείς να χρησιμοποιήσεις οποιοδήποτε πρόγραμμα email είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σου, όπως το Outlook ή το Apple Mail.
