Excel pour les entreprises créatives : dix modèles

La plupart des créatifs déterminent leur tarif horaire de cette manière : on regarde ce que les autres prennent, on déduit cinq euros et on espère. Ce calculateur fait le contraire et calcule à partir de vos besoins. Vous indiquez ce que vous souhaitez gagner par an et ce que coûte votre activité. Onze postes de coûts sont prédéfinis, allant du loyer de bureau aux abonnements logiciels et à l'amortissement matériel en passant par la prévoyance retraite. Ensuite, il y a le facteur que presque tous sous-estiment : votre temps. Par rapport à l'année civile, il faut déduire les week-ends, les jours fériés, les vacances, les jours de maladie et de formation continue. Il reste dans l'exemple présenté 213 jours de travail. Et voici le levier où tout se décide. Sur vos heures de travail, vous ne pouvez facturer qu'une partie. Écrire des offres, faire de la comptabilité, de l'acquisition de clients, des conversations avec des clients qui ne mènent nulle part, tout cela ne vous est pas payé. Réaliste, c'est entre 55 et 75 pour cent. Un tableau intégré vous montre noir sur blanc comment votre taux horaire nécessaire fluctue si le pourcentage est moins bon que prévu : entre 80 et 60 pour cent dans l'exemple correspond à 17 euros de l'heure. Le fichier est disponible au format .xlsx et .ods, il fonctionne donc aussi bien dans Excel que dans LibreOffice, et calcule de manière identique dans les deux. Les champs jaunes sont à remplir, tout le reste se calcule automatiquement. Un diagramme à barres vous montre par ailleurs où va réellement votre argent.

Les offres s'écrivent rapidement et se vengent lentement. Ce modèle rend les deux visibles : ce que tu as calculé et ce qui s'est réellement passé. En haut, tu indiques tes prestations, dix postes avec les heures prévues. Le taux horaire est mentionné une fois en haut et s'applique à toutes les lignes. Les coûts externes comme les séances photo, le matériel stock ou l'hébergement reçoivent une majoration qui couvre ton risque et tes efforts d'achat. À cela s'ajoute une marge de risque pour les prestations, une possible remise et le taux de TVA. Le prix de l'offre est calculé en net et en brut. La partie intéressante vient ensuite. Dans la colonne « Heures Réelles », tu indiques ce que le projet a vraiment coûté. Le modèle te calcule ainsi la contribution margin et le revenu horaire réel. Dans l'exemple fourni, le revenu prévu est de 95,14 euros et le réel de 85,75 euros, car seize heures de plus ont été nécessaires par rapport à l'estimation. C'est exactement cette différence qui rendra ta prochaine offre meilleure. Disponible en .xlsx et en .ods, donc fonctionnant dans Excel et dans LibreOffice. Les champs jaunes sont des saisies, le reste se calcule tout seul.

L'erreur la plus fréquente concernant les honoraires n'est pas un tarif journalier trop bas. C'est l'utilisation, qui est simplement fournie sans qu'on en parle. Le client paie la séance photo et utilise ensuite les images pendant cinq ans dans le monde entier sur tout ce qui n'est pas gravé dans le marbre. Ce modèle dissocie clairement les deux. En haut se trouve l'honoraires de base, calculé sur le tarif journalier multiplié par les jours de production. En dessous, vous sélectionnez via des listes déroulantes le cadre : durée d'utilisation d'un an à illimitée, zone de diffusion de régional à mondial, exclusivité oui ou non. Ces trois facteurs se multiplient pour donner un facteur total. Ensuite, vous cochez ce que le client reçoit réellement. Dix types d'utilisation sont disponibles, allant de son propre site Web à des annonces payantes, en passant par l'impression, les affiches, les salons, l'emballage et la vidéo. Chacun a son propre facteur, et chaque ligne calcule l'honoraires de base multiplié par le facteur multiplié par le facteur total. Tous les facteurs sont délibérément représentés sous forme de champs de saisie jaunes. Ce sont des valeurs de référence issues de la pratique et non d'un barème tarifaire ; vous pouvez et devez les adapter à votre marché. Disponible en .xlsx et en .ods, fonctionnant sur Excel et LibreOffice.

Un client demande le prix d'une brochure. Vous appelez l'imprimerie, recevez un chiffre, ajoutez un peu et lui communiquez. Et vous réalisez trois semaines plus tard que la mise en page a pris dix-huit heures, qui ne figurent sur aucune facture. Ce calculateur dissèque tout. En haut, vous décrivez le produit : le nombre de pages, le tirage, le nombre de pages par feuille d'impression et le gaspillage. En dessous, vous entrez les tarifs de votre imprimerie, tels qu'ils figurent dans l'offre : papier pour 1000 feuilles, frais de préparation par feuille d'impression, impression supplémentaire, post-traitement, finition, expédition. Ensuite, vient votre propre service avec le nombre d'heures et le taux horaire. Le modèle calcule les feuilles d'impression, ajoute le gaspillage et présente chaque position séparément sur la feuille. En bas figurent les coûts de revient, le coût de revient par exemplaire, le prix de vente et la marge brute. La marge est calculée correctement, c'est-à-dire sur le prix de vente et non comme une majoration des coûts. Le meilleur argument est fourni par l'échelon tout en bas. Il montre le prix unitaire pour 250, 500, 1000, 2500 et 5000 exemplaires. Dans l'exemple, il passe de 9,56 euros à 1,62 euros, car les frais de préparation, la finition, l'expédition et la conception n'interviennent qu'une seule fois. Avec ce tableau, vous vendez au client le plus grand tirage de lui-même. Fournie en .xlsx et .ods, fonctionne dans Excel et LibreOffice.

Le chiffre d'affaires est correct, les carnets de commandes sont pleins, et pourtant, à la fin du mois de mars, l'argent ne suffit pas pour le paiement anticipé de la taxe sur la valeur ajoutée. Cela ne se produit pas parce que l'on gagne trop peu. Cela se produit parce que personne n'a noté quand l'argent arrive et quand il sort. Ce modèle fait exactement cela, sur douze colonnes mensuelles. En haut figure votre solde d'ouverture en janvier, et ensuite tout s'enchaîne automatiquement : le solde de fin d'un mois est le solde d'ouverture du mois suivant. Entre les deux, il y a trois lignes pour les encaissements et douze pour les décaissements, allant du loyer aux services externes et aux matériels jusqu'au prélèvement personnel. Deux lignes sont délibérément autonomes : la dette de TVA et le paiement anticipé de l'impôt sur le revenu. Ce sont les deux postes qui causent le plus de trous chez les travailleurs indépendants, car ils arrivent de manière trimestrielle et à un montant auquel personne ne s'attend. En bas, il y a deux chiffres qui comptent : le solde final le plus bas de l'année et le nombre de mois avec un solde négatif. Un graphique montre l'évolution tout au long de l'année, et vous pouvez voir d'un coup d'œil quel mois est critique. Important lors du remplissage : inscrivez les paiements des clients dans le mois où l'argent arrive, et non dans celui où vous émettez la facture. Disponible en .xlsx et en .ods, fonctionne avec Excel et LibreOffice.

La question de savoir combien d'argent est actuellement disponible devrait pouvoir être répondue en dix secondes. En pratique, cela signifie généralement : vérifier dans le logiciel de facturation, chercher dans la boîte mail, parcourir le relevé de compte. Ce modèle regroupe tout sur une seule feuille. Trente lignes pour les offres, les commandes et les factures, avec la date, le client, le projet et le montant net. La taxe sur la valeur ajoutée et le brut se calculent automatiquement. À l'aide d'une liste déroulante, tu peux définir le statut sur Offre, Commandé, Facturé, Payé ou Annulé. Dès que tu indiques la date de facturation et l'échéance, le tableau calcule la date d'échéance et les jours de retard. Les lignes en retard se colorent automatiquement en rouge tant qu'aucun paiement n'est enregistrée. Tu n'as donc pas besoin de rechercher qui ne paie pas. La deuxième feuille fait le bilan : combien il y a dans les offres ouvertes, combien est commandé et pas encore facturé, combien a été facturé et est en retard, et ce qui a déjà été payé. Il y a en plus le chiffre d'affaires par mois selon la date de facturation et une évaluation par client, où il te suffit d'entrer le nom. Disponible en .xlsx et en .ods, compatible avec Excel et LibreOffice.

La demande de congé arrive par mail, atterrit dans la boîte de réception et ensuite dans un dossier que personne n'ouvre plus. En novembre, quelqu'un demande combien de jours il lui reste, et la réponse prend deux jours. Ce modèle regroupe le tout sur trois pages. La première contient un aperçu : pour chaque employé, le droit au congé, le report de l'année précédente, les jours prévus, les jours pris et le reste, ainsi que les jours de maladie, de télétravail et de formation. Quinze lignes sont prêtes. Sur la deuxième page, tu inscris les absences, une ligne par évènement : qui, quel type, de quand à quand. Les jours de travail sont calculés automatiquement par le tableau, en déduisant les week-ends et les jours fériés. Un congé du Vendredi Saint au vendredi suivant ne coûte donc pas dix, mais sept jours. La troisième page contient les jours fériés nationaux de 2026, déjà inscrits. Tu n'as qu'à ajouter ceux de ta région, et tous les calculs sont corrects. Deux couleurs te gardent sur la bonne voie : le rouge signifie que plus de congés sont prévus que disponibles. Le jaune signifie que quelqu'un a plus de dix jours restants qui doivent être pris avant la fin de l'année. On ne se rend compte de ces deux situations que trop tard autrement. Disponible au format .xlsx et .ods, compatible avec Excel et LibreOffice.

Depuis le jugement de la Cour fédérale du travail de 2022, le temps de travail doit être enregistré. La plupart des petites entreprises gèrent cela avec un papier accroché au mur ou ne le font pas du tout. Ce modèle est ce papier, sauf qu'il effectue des calculs. En haut, vous entrez le nom, le premier jour du mois et le temps de travail hebdomadaire. En dessous, 31 lignes se remplissent automatiquement avec la date et le jour de la semaine. Vous saisissez le début, la fin et la pause en minutes, tout le reste se fait automatiquement : heures réelles, heures prévues, solde journalier. Les week-ends sont surlignés en gris, les jours fériés en jaune, et pour les deux, le temps prévu est égal à zéro. La liste des jours fériés se trouve sur la deuxième feuille et est déjà remplie pour 2026, vous complétez simplement ceux de votre région. Les quarts de nuit sont correctement calculés par le tableau, au lieu de donner une heure négative. En bas se trouve l'évaluation : heures réelles et heures prévues du mois, le solde du mois, le report du mois précédent et le nouveau report. Cela vous permet de tenir un compte des heures supplémentaires sur l'année entière, sans avoir à faire un seul calcul vous-même. Disponible au format .xlsx et .ods, fonctionne dans Excel et LibreOffice.

La planification éditoriale échoue rarement à cause des idées. Elle échoue parce que les idées se trouvent dans trois outils différents et que personne ne sait ce qui sort effectivement cette semaine. Ce modèle maintient le plan sur une seule feuille. Soixante lignes, une contribution par ligne : date prévue, canal, format, sujet, mot-clé ou message clé, statut, responsable, date de publication et une colonne pour le lien ou la note. Le canal, le format et le statut proviennent de listes déroulantes, ce qui permet de compter proprement lors de l'analyse et d'éviter les problèmes de diverses orthographes. Deux couleurs travaillent pour vous : le vert signifie publié, le rouge signifie que la date prévue est passée et que la contribution n'est ni publiée ni rejetée. Vous pouvez donc voir d'un coup d'œil ce qui est resté en attente. La deuxième feuille fait des analyses : contributions par canal, par statut, par personne et par mois. Cela vous permet de repérer suffisamment tôt les lacunes typiques, comme le fait que la newsletter a trois numéros et qu'Instagram n'a absolument rien en octobre. Disponible en .xlsx et en .ods, fonctionnant sous Excel et LibreOffice.

Rembourser les frais de voyage n'est pas une science des fusées, mais il y a un point où presque tout le monde se trompe : la réduction pour les repas fournis. Le petit déjeuner à l'hôtel réduit l'indemnité de 20 % du tarif journalier complet, soit 5,60 euros, même si pour la journée elle-même, seulement 14 euros sont prévus. Ce modèle calcule cela correctement. En haut, vous décrivez le voyage, à droite, tous les montants figurent dans un tableau séparé : 28 euros pour une journée entière, 14 euros pour le jour d'arrivée et de départ ou plus de huit heures d'absence, les réductions de 20, 40 et 40 % et le montant par kilomètre. Si quelque chose change, vous le notez à un endroit. Dans le tableau quotidien, vous sélectionnez le type de jour pour chaque jour de voyage dans une liste déroulante, indiquez un 1 pour les repas fournis, et la ligne calcule le montant forfaitaire, la réduction et le total. En dessous, les frais de déplacement avec l'indemnité kilométrique et les justificatifs, l'hébergement et les frais annexes. Tout en bas, se trouve le total, après déduction de l'avance, et ainsi le montant qui sera effectivement transféré. Dans l'exemple fourni d'un voyage de trois jours à Munich, cela s'élève à 295,50 euros. Les indemnités s'appliquent aux voyages nationaux selon le paragraphe 9, alinéa 4a de la loi sur l'impôt sur le revenu. Pour les voyages à l'étranger, des montants propres à chaque pays s'appliquent. Disponible en .xlsx et .ods, fonctionne dans Excel et LibreOffice.