A PDF-ek mindennapi életünk szerves részét képezik. Ezek a fájlok strukturált és olvasható módon közvetítenek információkat. Amikor PDF-eket küldünk, gyakran akadályokba ütközünk - különösen, ha biztosítani szeretnénk, hogy a címzett valóban megkapja és elolvassa azokat. Az Acrobat Document Cloud segítségével hatékonyan küldhetsz PDF-eket és nyomon követheted azok hozzáféréseit nyomon követheted. Ebben az útmutatóban megmutatom, hogyan használhatod a „Küldés és nyomon követés” funkciót PDF-ek professzionális küldésére.
A legfontosabb megállapítások
- PDF-eket egyszerűen küldhetsz a Document Cloud-on keresztül anélkül, hogy email mellékletként küldenéd őket.
- A „Küldés és nyomon követés” funkció lehetővé teszi, hogy visszaigazolást kapj, amikor a címzett megnyitja a dokumentumot.
- Lehetőséged van anonim linket létrehozni, vagy a PDF-et közvetlenül emailben küldeni.
Oktatóanyag lépésről lépésre
1. lépés: Dokumentum előkészítése
Mielőtt elkezdenéd a küldést, győződj meg róla, hogy a küldeni kívánt PDF-dokumentum kész. Ebben az esetben egy weboldalas kérdőívről van szó. Nyisd meg ezt az Acrobat alkalmazásodban.
2. lépés: A „Küldés és nyomon követés” funkció kiválasztása
Navigálj az Acrobat eszközeihez és válaszd a „Küldés és nyomon követés” lehetőséget. A program automatikusan beilleszti a jelenleg megnyitott dokumentumot a küldési folyamatba. Ez az első lépés, hogy időt takaríts meg.
3. lépés: Dokumentum feltöltése
Most lehetőséged van a dokumentumot vagy anonim módon, vagy egyénileg a címzettekhez címezve küldeni. Döntsd el, hogy szeretnél-e anonim linket létrehozni, vagy ha a személyre szabott üzeneteket preferálod. Opcionálisan logót is hozzáadhatsz, ami vizuálisan vonzóbbá teszi az egészet.
4. lépés: Link generálása
Miután a dokumentum feltöltődött a Document Cloud-ba, kapsz egy linket, amelyet másolhatsz. Ez a link most a vágólapodon van, és beillesztheted egy üzenetbe, amelyet a címzettnek küldesz.
5. lépés: Link tesztelése
Annak biztosítása érdekében, hogy a link működik, nyiss meg egy új böngészőfület és illeszd be az URL-t. Most már képesnek kell lenned arra, hogy letöltsd a dokumentumot anélkül, hogy email mellékletként kellene elküldened.
6. lépés: PDF küldése emailben
Alternatív megoldásként közvetlenül az Acrobatból is küldheted a dokumentumot emailben. Az Acrobat megkérdezi, hogy melyik email alkalmazást szeretnéd használni. Győződj meg róla, hogy van email kliens telepítve a számítógépeden, például Outlook vagy Apple Mail.
7. lépés: Visszaigazolás kapása
Amint a címzett rákattint a linkre és megnyitja a dokumentumot, automatikusan kapsz egy email értesítést. Ez tartalmazza azt az információt, hogy a címzett megtekintette a dokumentumot. Ez különösen hasznos, ha szerződésekkel dolgozol, és szükséged van egy visszaigazolásra, hogy az érdeklődő megnézte a dokumentumot.
8. lépés: Küldött fájlok kezelése
Az Acrobatban a küldött fájlokhoz lépve áttekintést kaphatsz a küldött dokumentumokról. Kezelheted a dokumentumot, átnevezheted vagy akár törölheted, ha szükséges.
9. lépés: PDF küldése útközben
A Document Cloud előnye különösen érezhető, amikor úton vagy. Akár az iPad-en, iPhone-on vagy más eszközön, könnyedén és kényelmesen küldhetsz dokumentumokat. Ez nagyon hasznos, ha gyakran dolgozol az irodán kívül.
Összegzés - PDF-ek egyszerű küldése és nyomon követése a Document Cloud-on keresztül
Az Acrobat Document Cloud segítségével gyorsan és egyszerűen küldhetsz PDF-eket és nyomon követheted az azokkal való hozzáféréseket. A funkciók nemcsak a melléklet nélküli küldést teszik lehetővé, hanem a visszaigazolások nyomon követését is, ami profibbá teszi a dokumentumkezelést. Így mindig szemmel tarthatod a fontos fájlokat és azok állapotát.
Gyakran feltett kérdések
Hogyan hozhatok létre anonim linket a PDF-hez?Az „Küldés és nyomon követés” funkcióban válaszd az „anonim link létrehozása” lehetőséget és kövesd az utasításokat.
Mi történik, ha a címzett megnyitotta a dokumentumot?Email értesítést kapsz arról, hogy a címzett megtekintette a dokumentumot.
Szabadon szerkeszthetem a dokumentumot, miután elküldtem?Igen, a Document Cloud-ban kezelheted, átnevezheted vagy törölheted a küldött dokumentumot.
Melyik email programra van szükségem, ha közvetlenül az Acrobatból szeretnék küldeni?Bármely telepített email programot használhatsz a számítógépeden, mint például Outlook vagy Apple Mail.
