Organizare eficientă în Gmail – Folosirea inteligentă a etichetelor

Gmail nu are foldere. În schimb, oferă posibilitatea de a folosi Etichete, ceea ce este adesea mult mai flexibil și mai practic. Etichetele îți permit o sortare personalizată a e-mailurilor, astfel încât să păstrezi mereu o imagine de ansamblu. În acest ghid, îți voi arăta cum să lucrezi eficient cu etichetele și cum să le adaptezi nevoilor tale, pentru a organiza optim căsuța de e-mail.

Principalele concluzii

• Etichetele oferă mai multă flexibilitate decât folderele.
• Poti folosi mai multe etichete pentru un singur e-mail.
• Cu ajutorul culorilor, poți distinge vizual etichetele tale.
• Filtrele te ajută să organizezi automat procesul.

Instrucțiuni pas cu pas

1. Înțelege și creează etichete

Unul dintre cele mai mari avantaje ale Gmail-ului este posibilitatea de a crea etichete. În timp ce în alte servicii de e-mail ai foldere, etichetele îți oferă o soluție mai flexibilă. Dacă dorești să creezi o etichetă nouă, accesează căsuța ta de e-mail Gmail și apasă pe simbolul etichetei.

Aici poți alege fie o etichetă existentă, fie poți crea una nouă. Când creezi o etichetă nouă, numește-o, de exemplu, „Comenzi” și apoi apasă pe „Creează” și confirmă.

Eticheta va fi acum afișată în lista ta, iar de îndată ce dai clic pe ea, îți vor fi afișate toate e-mailurile sub această etichetă.

2. Stabilește culorile pentru etichete

Pentru a organiza și mai bine e-mailurile tale, poți stabili culori pentru etichetele tale. De exemplu, poate dorești să alegi culoarea verde pentru comenzi, pentru a vedea dintr-o privire că este vorba despre o comandă.

Pentru a schimba culoarea etichetei tale, accesează din nou setările etichetei și alege culoarea dorită. Acest lucru îmbunătățește claritatea și îți face munca mai ușoară.

3. Gestionează etichetele

După ce ai creat etichetele tale, este posibil să dorești să ascunzi sau să schimbi o etichetă. În setările de gestionare a etichetelor poți stabili care etichete să fie afișate în mod implicit și care nu.

Dacă ai, de exemplu, o etichetă numită „Stefan” pentru e-mailuri mai puțin importante, o poți seta astfel încât să fie ascunsă în mod implicit. Astfel, căsuța ta de e-mail va fi mai puțin aglomerată.

4. Adaugă etichete suplimentare

O etichetă suplimentară utilă ar putea fi „Nerezolvat”. Pentru a adăuga o etichetă nouă, accesează pur și simplu gestionarea etichetelor și apasă pe „Creează o etichetă nouă”. La această etichetă, poți alege și o culoare, de exemplu, roșu pentru sarcini nerezolvate.

Astfel, ai întotdeauna la o privire care e-mailuri sunt încă deschise și poți prioritiza poate sarcinile tale.

5. Configurează filtre pentru etichete

Pentru a-ți optimiza și mai mult organizarea, ar trebui să iei în considerare să creezi filtre. Filtrele îți permit să etichetezi automat e-mailurile cu o etichetă specifică, de îndată ce acestea ajung în căsuța ta de e-mail.

Pentru aceasta, accesează setările de filtre. Poți crea filtre care, de exemplu, să eticheteze automat e-mailurile de la anumite expeditori cu eticheta ta „Comenzi”.

6. Combină etichetele în câmpul de căutare

O funcție excelentă a Gmail-ului este bara de căutare. Aici poți căuta în mod specific e-mailuri și combina etichetele. Dacă dorești să vezi doar e-mailurile nerezolvate de la un anumit expeditor, de exemplu Stefan, poți face acest lucru introducând „Stefan + nerezolvat” în câmpul de căutare.

Prin combinarea căutărilor în acest mod, vei obține exact e-mailurile care sunt relevante pentru tine și vei evita un flux excesiv de informații.

Rezumat - Așa îți organizezi Gmail-ul - Lucrează mai rapid și mai clar cu etichete

Gmail oferă o modalitate excelentă de a organiza e-mailurile tale prin etichete care sunt mai flexibile decât folderele tradiționale. Alocând timp pentru a crea și gestiona etichete corect, vei observa rapid cât de ușor este să păstrezi ordinea. Folosește culori, filtre și funcția de căutare pentru a-ți face munca mai eficientă și pentru a-ți menține căsuța de e-mail sub control.