Vytvoření opakujících se úkolů v MS Project

Plánování a správa projektů často vyžadují zařazení opakujících seúkolů, aby se udržel efektivní přehled o pravidelných aktivitách. V této příručce se dozvíte, jak v Microsoft Projectvytvořit opakující se úkol a jaké možnosti máte k dispozici.

Nejdůležitější zjištění

• Pravidelné úkoly lze snadno přidat do MS Project.
• Můžete přesně stanovit frekvenci a trvání opakujícího se úkolu.
• Existuje možnost propojit opakující se úkoly s jinými úkoly.

Podrobný návod na vytvoření opakujícího se úkolu

Abyste vytvořili opakující se úkol v MSProject, postupujte podle následujících kroků:

Nejprve otevřete Microsoft Project a přejděte na kartu „Úkol“. Zde najdete možnost „Vložit“, následovanou „Úkoly“. V této sekci můžete vytvářet opakující se úkoly, které jsou označovány jako periodické úkoly. Tyto úkoly jsou užitečné pro úkoly, které se opakují v pravidelných intervalech, jako jsou například pravidelné schůzky nebo porady.

Pro vytvoření opakujícího se úkolu klikněte na „Vložit úkol“. Nyní můžete uvést detaily opakujícího se úkolu. Nazvěme úkol „Porada“. Stanovte délku porady, například na jednu hodinu. Zde máte volnost určit délku podle svých požadavků – ať už je to jedna hodina, jeden den nebo jedna minuta.

V dalším kroku musíte stanovit frekvenci porady. Koná se porada denně, týdně nebo měsíčně? Můžete přiřadit frekvenci podle svých přání, ať už denně, pouze v pracovní dny, týdně v určité dny nebo měsíčně prvního v měsíci.

Předpokládejme, že se porada koná denně, ale pouze v pracovní dny. Dále můžete stanovit počáteční a koncový čas. Například začněte dnes a nastavte datum konce na 31. prosince. Tímto způsobem okamžitě uvidíte, kolik případů bude do konce lhůty. V tomto případě to bude 29 opakujících se porad. Alternativně můžete také říci, že porada má skončit po 10 případech, a datum konce se přizpůsobí příslušně.

Až budete mít základní údaje vyplněné, vyberte kalendář – v tomto případě standardní kalendář – a potvrďte vstupy kliknutím na „OK“. Může být nutné plán mírně posunout, abyste zajistili, že vše hladce zapadne do časového plánu. Můžete také sbalit zobrazení opakujících se úkolů ve struktuře projektu, aby bylo přehlednější.

Právě jsme vložili poradu jako opakující se úkol. Pokud nyní chcete přidat nový úkol, například „Práce“, je možné naplánovat ho přímo po poradě. Přejděte k novému úkolu a nastavte pracovní dobu na 6 hodin. Zde nyní uvidíte číslo porady v poli předchůdce, kterou jste právě vytvořili.

Je také možné propojit tyto nové úkoly s jinými úkoly. To znamená, že teoreticky můžete po každé poradě vytvářet další úkoly vytváření. Pokud například chcete přidat další úkol s názvem „Malování“, který trvá dvě hodiny a následuje po poradě, můžete jednoduše zadat odpovídající předchozí úkol.

Pomocí těchto kroků si můžete vytvořit dobře organizovaný Ganttův diagram v Microsoft Project, který vám poskytne jasný přehled o vašich úkolech a jejich časových posloupnostech.

Souhrn – Efektivní vytváření opakujících se úkolů v MS Project

V této příručce jste se naučili, jak jednoduše a efektivně vytvářet opakující se úkoly v MS Project. Také jste se seznámili s různými možnostmi přizpůsobení frekvence a struktury vašich úkolů, abyste optimálně organizovali svůj projektový plán.