E-Mailid on meie igapäevaelu lahutamatu osa, eriti kui suhtleme meeskonnas või klientidega. Tihti saad samu küsimusi või päringuteid pikema aja jooksul. Aja säästmiseks ja korduva kirjutamise vältimiseks on e-kirja mallid suurepärane lahendus. Selles juhendis näitan sulle, kuidas Google Mailis e-kirja malle luua ja nutikalt kasutada, et oleks võimalik tõhusamalt töötada.
Olulised järeldused
E-kirja mallide loomine Google Mailis säästab aega ja vaeva. Sa saad luua malle sagedaste päringute või vastuste jaoks ja neid vajadusel lihtsalt oma e-kirjadesse lisada. Lisaks saad seadistada automaatvastuseid teatud päringutele, mis kiirendab kogu protsessi veelgi.
Sammsammuline juhend
Esiteks pead veenduma, et Google Mailis on salvestatud vastuste funktsioon aktiveeritud. See toimib järgmiselt:
Esmalt avada Google Mail ja seejärel kliki seadistuste hammasrataste ikoonidele. Seadetes otsi vahelehte „Labs“, kus saad aktiveerida erinevaid funktsioone. Kerige alla, kuni leiad valiku „Salvestatud vastused“. Aktiveeri see ja salvesta oma muudatused.
Pärast salvestatud vastuste aktiviseerimist mine tagasi oma sisendkausta ja kliki „Kirjuta“, et luua uus e-kiri. Nüüd pääsed juurde salvestatud vastuste valikule, kuigi see ei pruugi kohe nähtav olla.
Nüüd saad oma malle luua. Alusta, kirjutades uue e-kirja. Siia sisesta soovitud sisu, nt vastus sageli esitatud küsimustele või teave eripakkumiste kohta. Meie näites: „Tere, Max, sinu sooduskood 20% allahindluseks on XY z.“
Seejärel salvesta see teadet mallina. Selleks vali lihtsalt valik „Salvesta uus“ ja anna oma mallile kõnekas nimi nagu „Toodete allahindlus poes“.
Kui mall on salvestatud, saad vajadusel igal ajal kasutada salvestatud vastuste funktsiooni. Iga kord, kui kirjutad uut e-kirja, kliki taas „Salvestatud vastused“, et olemasolevat mall kuulda kiiresti ja lihtsalt lisada.
Järgmine samm on need mallid ka sissetulevatele e-kirjadele rakendada. Kui vastad näiteks päringule, saad siin samuti valida oma salvestatud vastuse ja selle kiiresti lisada. Nii jääb sinu vastus ajakohaseks ja sa ei pea pikki tekste uuesti tippima. Näiteks võiks see välja näha nii: „Tere, sel juhul saad 20% allahindlust – ei ole see mitte geniaalne?“
Sa saad ka automatiseerida e-kirjavastuseid, kui teatud tingimused on täidetud. Kui näiteks keegi küsib allahindlust, saad selle päringud lihtsalt filtreerida, rakendades vastavad otsingukriteeriumid. Leia filtrivalik otsinguribalt, mis võimaldab sul sisestada spetsiaalseid otsingusõnu.
Looge filter võtmesõnadega, mis sageli teie päringutes esinevad, nagu näiteks „allahindlus“ või „sisse logima“. Nii saad mitte ainult ülevaate, vaid saad ka vastavaid e-kirjavastuseid automaatselt saata, niipea kui need küsimused tekivad.
Need automatiseeritud e-kirjavastused on tapja funktsioon, mis mitte ainult ei säästa aega, vaid tagab ka, et sinu kliendid saavad kohe vajalikku teavet, ilma et peaksid iga sõnumit individuaalselt vastama.
Ärikeskkonnas võib selle funktsiooni kasutamine oluliselt optimeerida kogu kommunikatsiooniprotsessi. Salvestatud vastuste ja automatiseeritud sõnumisüsteemide kasutamine võimaldab sul tõhusamalt töötada ja tagab kiirema reageerimisaja.
Kokkuvõte – Tootlikkuse tõstmine Google Mailis: E-kirja mallide lihtne loomine ja kasutamine
Kokkuvõtteks võib öelda, et e-kirja mallide kasutamine Google Mailis võib oluliselt aega kokku hoida. Sul on võimalus salvestada sagedased vastused ja neid kiiresti lisada, samuti automatiseeritud sõnumeid saata. Nii hoiad kommunikatsiooniprotsessi tõhusana ja kasutajasõbralikuna.
Korduma kippuvad küsimused
Kuidas aktiveerida salvestatud vastuste funktsioon Google Mailis?Mine seadistustesse, otsi vahekaarti „Labs“ ja aktiveeri valik „Salvestatud vastused“.
Kas ma saan salvestatud vastuseid lihtsalt igasse e-kirja lisada?Jah, kasuta lihtsalt funktsiooni „Salvestatud vastused“, et oma malle igal ajal lisada.
Kuidas luua filter automaatseteks vastusteks?Kasutage otsinguriba, mine filtrivalikule ja sisesta oma otsingukriteeriumid, et vastuseid automaatselt saata.
