Excel-laskentataulukot luovalle liiketoiminnalle: kymmenen mallia

Suurin osa luovista ammattilaisista määrittelee tuntihinnansa näin: Katsotaan, mitä muut veloittavat, vähennetään viisi euroa ja toivotaan parasta. Tämä laskuri toimii päinvastoin ja laskee takaisin tarpeesi perusteella. Kirjoitat sisään, kuinka paljon haluat ansaita vuodessa ja mitkä ovat yrityksesi kulut. Yhdestätoista kuluerästä on valmiit kategoriat, jotka vaihtelevat toimistovuokrasta ohjelmistotilauksiin ja laitepoistoihin aina eläkesäästämiseen. Sitten tulee osa, jota lähes kaikki aliarvioivat: aikasi. Kalenterivuodesta poistuvat viikonloput, pyhäpäivät, lomat, sairauspäivät ja koulutuspäivät. Esimerkkilaskelmassa jäljelle jää 213 työpäivää. Ja sitten tulee vipu, jolla kaikki ratkaistaan. Työtunneistasi voit laskuttaa vain osan. Tarjousten kirjoittaminen, kirjanpito, asiakashankinta, asiakastapaamiset, jotka eivät johda mihinkään, niitä ei kukaan maksa. Todennäköisyys on 55–75 prosenttia. Sisäänrakennettu taulukko näyttää mustaa valkoisella, kuinka tarvittava tuntihinta heittelee, jos suoritustaso on suunniteltua huonompi: esimerkissä 80–60 prosentin välillä tuntihinta nousee 17 euroon. Tiedosto on saatavilla .xlsx- ja .ods-muodossa, joten se toimii Excelissä yhtä hyvin kuin LibreOfficessa, ja laskentatoiminto on molemmissa sama. Täytät keltaiset kentät, kaikki muu lasketaan automaattisesti. Palkkikaavio näyttää samalla, mihin rahasi oikeasti virtaavat.

Tarjoukset kirjoitetaan nopeasti ja kostavat hitaasti. Tämä malli tekee molemmat näkyviksi: mitä olet laskenut ja mitä todella tapahtui. Edessä täytät palvelusi, kymmenen kohtaa suunnitelluista tunneista. Tuntihinta on kerran ylhäällä ja ulottuu kaikkiin riveihin. Ulkopuoliset kustannukset, kuten valokuvaus, kuvapankkimateriaalit tai hosting, saavat lisäkulun, joka kattaa riskisi ja ostokustannuksesi. Lisäksi on riskivara palveluille, mahdollinen alennus ja arvonlisäveroprosentti. Lopputuloksena on tarjoushinta netto ja brutto. Mielenkiintoinen osa tulee sen jälkeen. Tuntien "Todellinen" -sarakkeeseen kirjoitat, mitä projekti todella maksoi. Malli laskee siitä katteen ja todellisen tuntituoton. Liitetystä esimerkistä suunniteltu tuotto on 95,14 euroa ja todellinen 85,75 euroa, koska kuusitoista tuntia on käytetty enemmän kuin arvioitiin. Juuri tämä ero on luku, joka tekee seuraavasta tarjouksestasi paremman. Saatavilla .xlsx- ja .ods-muodoissa, joten se toimii Excelissä ja LibreOfficessa. Keltaiset kentät ovat syötteitä, muu laskee itsensä.

Yleisimmät virheet palkkioissa eivät liity liian alhaiseen päivähintaan. Ongelma on käyttö, joka annetaan vain mukana ilman, että kukaan puhuu siitä. Asiakas maksaa kuvaamisesta ja käyttää kuvia sen jälkeen viiden vuoden ajan maailmanlaajuisesti kaikkeen, mikä ei ole puun kolmannella oksalla. Tämä malli erottaa asian selkeästi. Ylhäällä on perusteellinen palkkio, joka lasketaan päivähinnan ja tuotantopäivien perusteella. Sen alapuolella valitset valikoista kehyksen: käyttöaika yhdestä vuodesta toistaiseksi, alueen laajuus paikallisesta maailmanlaajuiseksi, eksklusiivisuus kyllä tai ei. Nämä kolme tekijää kerrotaan yhteen yhteistekijäksi. Sitten merkitset, mitä asiakas todellisuudessa saa. Kymmenen käyttötyyppiä on saatavilla, omasta verkkosivustosta maksullisiin mainoksiin, printtiin, julisteisiin ja messuille, pakkaamiseen ja liikkuvaan kuvaan. Jokaisella on oma kerroin, ja jokaisen rivin laskenta on perusteellinen palkkio kerrottuna kertoimella ja yhteistekijällä. Kaikki kertoimet on tarkoituksella luotu keltaisiksi syöttökentiksi. Ne ovat käytännön lähtöarvoja, eivätkä tariffitaulukkoja, voit ja sinun pitäisi mukauttaa niitä omaan markkinaasi. Saatavilla .xlsx ja .ods-muodoissa, toimii Excelissä ja LibreOffice:ssa.

Asiakas kysyy esitteiden hintaa. Soitat painotaloon, saat luvun, lisää siihen hieman ja kerrot sen. Ja kolme viikkoa myöhemmin huomaat, että kaavakuva on vienyt kahdeksantoista tuntia, joita ei ole missään laskutuksessa. Tämä laskuri purkaa kaiken. Ylhäällä kuvaat tuotteen: sivumäärä, painos, sivuja painolehdeltä ja hukkasivut. Alle syötät painotalosi hinnat kuten ne ovat tarjouksessa: paperi per 1000 arkkia, valmistuskustannukset per painolehti, jatkopaino, jatkokäsittely, viimeistely, lähetys. Sitten tulee oma työsi tunteina ja tuntihintana. Pohja laskee painolehdet, lisää hukkasivut ja tuo jokaisen erän erikseen paperille. Alhaalla ovat omakustannukset, omakustannukset per kappale, myyntihinta ja bruttotuotto. Kate lasketaan oikein, eli myyntihinnasta eikä kustannuksiin suhteutettuna. Paras argumentti löytyy alalaidasta. Se näyttää kappalehinnan 250, 500, 1000, 2500 ja 5000 kappaleen painoksille. Esimerkissä se putoaa 9,56 eurosta 1,62 euroon, koska valmistuskustannukset, viimeistely, lähetys ja suunnittelu muodostuvat vain kerran. Tämän taulukon avulla myyt asiakkaalle suuremman painoksen itsestään. Saatavana .xlsx ja .ods-muodossa, toimii Excelissä ja LibreOfficessa.

Liikevaihto on kunnossa, tilauskirjat ovat täynnä, mutta silti rahat eivät riitä arvonlisäveron ennakkosuoritukseen maaliskuun lopussa. Tämä ei tapahdu, koska ansiot ovat liian pieniä. Se tapahtuu, koska kukaan ei ole kirjannut ylös, milloin rahaa tulee ja milloin se menee. Tämä malli tekee tarkalleen sen, yli kaksitoista kuukausipylvästä. Ylhäällä on alkusaldo tammikuussa, ja sen jälkeen kaikki linkitetään automaattisesti: yhden kuukauden loppusaldo on seuraavan kuukauden alkusaldo. Välissä on kolme riviä talletuksia ja kaksitoista rivin maksamista, vuokrasta ulkopuolisiin palveluihin ja materiaaliin aina yksityisottoon saakka. Kaksi riviä on tietoisesti itsenäisiä: arvonlisäveron maksuvelvollisuus ja ennakkovero. Nämä ovat ne kaksi erää, jotka tekevät eniten lovia itsenäisten yrittäjien budjetista, koska ne tulevat neljännesvuosittain ja sellaisissa määrissä, joihin kukaan ei osaa varautua. Alhaalla on kaksi numeroa, joilla on merkitystä: alin loppusaldo vuodessa ja negatiivisen saldon kuukausien määrä. Grafiikka näyttää kehityksen vuoden aikana, ja näet yhdellä vilkaisulla, mikä kuukausi on kriittinen. Täytettäessä on tärkeää: kirjaa asiakasmaksut siihen kuukauteen, jolloin raha saapuu, ei siihen, jolloin kirjoitat laskun. Saatavilla .xlsx- ja .ods-muodoissa, toimii Excelissä ja LibreOfficessa.

Kysymykseen siitä, kuinka paljon rahaa on juuri nyt ulkona, pitäisi voida vastata kymmenessä sekunnissa. Käytännössä se tarkoittaa yleensä: katso laskutusohjelmasta, etsi sähköpostista, käy tilitapahtumat läpi. Tämä malli pitää kaiken yhdessä sivussa. Kolmekymmentä riviltä tarjouksille, tilauksille ja laskuille, mukana päivämäärä, asiakas, projekti ja nettomäärä. Arvonlisävero ja bruttosumma lasketaan automaattisesti. Valikosta voit asettaa tilan tarjoukseksi, tilatuksi, laskutetuksi, maksetuksi tai peruutetuksi. Kun syötät laskupäivämäärän ja maksutavoitteen, taulukko laskee eräpäivän ja viivästypäivät. Erääntyneet rivit värjätään automaattisesti punaisiksi, kunnes maksua on kirjattu. Sinun ei siis tarvitse etsiä, kuka on jäänyt jälkeen. Toinen sivu analysoi: kuinka paljon on avoimissa tarjouksissa, kuinka paljon on tilattu mutta ei vielä laskutettu, kuinka paljon on laskutettu ja siitä erääntyy, ja mitä on jo maksettu. Lisäksi myynti kuukaudelta laskupäivämäärän mukaan ja arviointi asiakkain, johon syötät vain nimen. Saatavana .xlsx ja .ods-muodossa, toimii Excelissä ja LibreOfficessa.

Loma-anomus tulee sähköpostitse, päätyy postilaatikkoon ja sieltä kansioon, jota kukaan ei enää avaa. Marraskuussa joku kysyy, montako päivää hänellä on jäljellä, ja vastaus kestää kaksi päivää. Tämä malli pitää kaiken koottuna kolmelle sivulle. Ensimmäisellä on yleiskatsaus: jokaisen työntekijän lomaoikeus, edelliseltä vuodelta siirtyneet päivät, suunnitellut päivät, käytetyt päivät ja jäljellä olevat, lisäksi sairauspäivät, etätyöpäivät ja koulutus. Viisitoista riviä on valmiina. Toiselle sivulle merkitset poissaolot, yksi rivi jokaista tapausta varten: kuka, minkä tyyppinen, milloin -milloin. Työpäivät lasketaan automaattisesti, ja taulukko vähentää viikonloput ja pyhäpäivät. Lomaa pitkäperjantailta seuraavan viikon perjantaihin ei siis maksa kymmentä päivää, vaan seitsemän. Kolmannella sivulla on liittovaltion pyhäpäivät vuodelle 2026, valmiiksi merkittynä. Lisäät vain oman osavaltiosi pyhäpäivät, ja kaikki laskelmat pitävät paikkansa. Kaksi väriä pitää sinut oikealla tiellä: Punainen tarkoittaa, että lomaa on suunniteltu enemmän kuin on saatavilla. Keltainen tarkoittaa, että jollain on yli kymmenen päivää jäljellä, jotka on käytettävä vuoden loppuun mennessä. Molemmat asiat näkyvät muuten vasta, kun on liian myöhäistä. Saatavana .xlsx- ja .ods-muodoissa, toimii Excelissä ja LibreOfficessa.

Vuodesta 2022 lähtien työajan kirjaaminen on ollut pakollista Saksan liittovaltion työtuomioistuimen päätöksen mukaan. Useimmat pienet yritykset ratkovat asian laittamalla paperin seinälle tai eivät tee mitään. Tämä malli on se paperi, mutta se laskee. Ylhäällä kirjoitat nimen, kuukauden ensimmäisen päivän ja viikkotyöajan. Sen alapuolelle täyttyy 31 riviä automaattisesti päivämäärällä ja viikonpäivällä. Syötät aloitus- ja lopetusajat sekä tauon minuutteina, kaikki muu tapahtuu automaattisesti: työaika, normaalituntimäärä, päiväsaldo. Viikonloput merkitään harmaalla, juhlapäivät keltaisella, ja kummassakin normaaliaika on nolla. Juhlapäivälista löytyy toiselta sivulta ja se on jo täytetty vuodelle 2026, sinun tarvitsee vain lisätä osavaltiosi juhlapäivät. Taulukko laskee vuorot oikein keskiyöllä, sen sijaan että se antaisi negatiivisen tuntimäärän. Alhaalla on arviointi: toteutuneet ja suunnitellut tunnit kuukaudessa, kuukausisaldo, edellisen kuukauden siirto ja uusi siirto. Näin voit pitää ylitöitä kirjaa koko vuoden ajan ilman, että sinun tarvitsee koskaan laskea itse. Saatavilla .xlsx- ja .ods-muodoissa, toimii Excelissä ja LibreOfficessa.

Julkaisusuunnittelu epäonnistuu harvoin ideoissa. Se epäonnistuu siinä, että ideat ovat kolmessa eri työkalussa, eikä kukaan tiedä, mitä tällä viikolla oikeastaan julkaistaan. Tämä malli pitää suunnitelman yhdellä sivulla. Kuusikymmentä riviä, jokaisella rivillä yksi julkaisu: suunniteltu päivämäärä, kanava, formaatti, aihe, avainsana tai keskeinen viesti, tila, vastuuhenkilö, julkaisupäivämäärä ja sarake linkille tai muistiinpanolle. Kanava, formaatti ja tila tulevat valintalistoista, jotta arviointi on myöhemmin puhdasta ja ei epäonnistu eri kirjoitusmuotojen vuoksi. Kaksi väriä toimii puolestasi: Vihreä tarkoittaa julkaistua, punainen tarkoittaa, että suunniteltu aikaraja on ohitettu eikä julkaisu ole ilmestynyt eikä hylätty. Näet siis yhdellä silmäyksellä, mikä on jäänyt tekemättä. Toisella sivulla tehdään analyysi: julkaisut kanavittain, tilan mukaan, henkilöittäin ja kuukausittain. Näin tunnistat tyypilliset puutteet riittävän ajoissa, esimerkiksi että uutiskirjeessä on kolme numeroa ja Instagramissa ei ole lokakuussa mitään. Saatavana .xlsx- ja .ods-muodoissa, toimii Excelissä ja LibreOfficessa.

Matkakulujen laskeminen ei ole rakettitiedettä, mutta on yksi kohta, jossa lähes kaikki tekevät virheen: ateriamuotoilujen vähennys. Hotelliaamiainen vähentää päivärahaa 20 prosenttia täyden päivärahan määrästä, eli 5,60 euroa, vaikka päivälle itselleen olisi asetettu vain 14 euroa. Tämä pohja laskee sen oikein. Ylhäällä kuvataan matka, oikealla on kaikki hinnat omassa taulukossaan: 28 euroa koko päivältä, 14 euroa saapumis- ja lähtöpäivältä tai yli kahdeksan tunnin poissaololta, vähennykset 20, 40 ja 40 prosenttia sekä kilometrikorvaus. Jos jokin muuttuu, syötä se yhteen kohtaan. Päivätaulukossa valitset jokaiselle matkapäivälle päivän tyypin valintalistasta, merkitset asetettuihin aterioihin 1, ja rivi laskee päivärahan, vähennyksen ja määrän. Sen alapuolella on matkakustannukset kilometrikorvauksineen ja kuitteineen, majoitus ja muut kulut. Alimpana on summa, vähennettynä ennakosta, ja näin ollen määrä, joka todella siirretään. Liitetyssä esimerkissä kolme päivää kestävästä matkasta Müncheniin summa on 295,50 euroa. Päivärahat koskevat kotimaan matkoja tuloverolain 9 §:n 4 a momentin mukaan. Ulkomaan matkoille on omat hinnat kunkin maan mukaan. Saatavana .xlsx ja .ods-tiedostoina, toimii Excelissä ja LibreOffice:ssa.