Calcolatori Excel per il business creativo: dieci modelli

La maggior parte dei creativi determina la propria tariffa oraria in questo modo: si guarda cosa chiedono gli altri, si sottraggono cinque euro e si spera. Questo calcolatore fa il contrario e calcola all'indietro in base alle tue necessità. Inserisci quanto desideri guadagnare in un anno e quali sono i costi della tua attività. Sono previsti undici blocchi di costi, dall'affitto dell'ufficio agli abbonamenti software e all'ammortamento dell'hardware fino alla previdenza pensionistica. Poi arriva la parte che quasi tutti sottovalutano: il tuo tempo. Dall'anno solare si sottraggono weekend, festività, ferie, giorni di malattia e corsi di formazione. Nella simulazione rimangono 213 giorni lavorativi. E poi arriva il punto critico, quello in cui si decide tutto. Dalle tue ore lavorative puoi fatturare solo una parte. Scrivere preventivi, fare contabilità, acquisire clienti, avere colloqui con clienti che non portano a nulla, tutto questo non ti viene pagato. Realisticamente, si parla di una percentuale tra il 55 e il 75 per cento. Una tabella integrata ti mostra nero su bianco come la tua tariffa oraria necessaria cambia se la percentuale è peggiore del previsto: nell'esempio tra l'80 e il 60 per cento si traducono in 17 euro all'ora. Il file è disponibile in formato .xlsx e .ods, quindi funziona sia in Excel che in LibreOffice, e i calcoli sono identici in entrambi. I campi gialli vanno compilati, tutto il resto si calcola da solo. Un diagramma a barre ti mostra anche dove vanno realmente a finire i tuoi soldi.

Scrivere offerte è veloce e i risultati si vedono lentamente. Questo modello rende entrambe le cose visibili: ciò che hai calcolato e ciò che è realmente accaduto. Nella parte superiore inserisci i tuoi servizi, dieci voci con le ore pianificate. La tariffa oraria è indicata una sola volta e si ripete in tutte le righe. I costi esterni, come il servizio fotografico, i materiali di stock o l'hosting, ricevono un sovrapprezzo che copre il tuo rischio e i tuoi costi di acquisto. A questo si aggiunge un margine di rischio sui servizi, un possibile sconto e l'aliquota IVA. Il risultato è il prezzo netto e lordo dell'offerta. La parte interessante arriva dopo. Nella colonna "Ore Effettive" inserisci ciò che il progetto ha realmente costato. Il modello calcola il contributo di copertura e il rendimento orario reale. Nell'esempio fornito, il rendimento pianificato è di 95,14 euro e quello reale di 85,75 euro, poiché sono state necessarie sedici ore in più rispetto a quanto stimato. Esattamente questa differenza è il dato che migliora la tua prossima offerta. Disponibile in formato .xlsx e .ods, funziona quindi in Excel e in LibreOffice. I campi gialli sono input, il resto si calcola automaticamente.

L'errore più comune nella determinazione dell'onorario non è la tariffa giornaliera troppo bassa. È l'uso, che viene semplicemente incluso, senza che nessuno ne parli. Il cliente paga per il servizio fotografico e utilizza le immagini per cinque anni in tutto il mondo su qualsiasi cosa che non sia visibile a colpo d'occhio. Questo modello separa entrambi in modo chiaro. In alto c'è la tariffa base, calcolata come tariffa giornaliera per i giorni di produzione. Sotto, puoi scegliere tramite elenchi a discesa il contesto: durata di utilizzo da un anno a indeterminato, area di diffusione da regionale a mondiale, esclusività sì o no. I tre fattori vengono moltiplicati insieme per ottenere un fattore complessivo. Poi spunti quello che il cliente riceve effettivamente. Sono disponibili dieci tipi di utilizzo, dal proprio sito web a pubblicità a pagamento, stampa, manifesti e fiere fino all'imballaggio e ai video. Ognuno ha il proprio fattore, e ogni riga calcola la tariffa base moltiplicata per il fattore moltiplicato per il fattore complessivo. Tutti i fattori sono stati progettati consapevolmente come campi di input gialli. Si tratta di valori di partenza basati sulla pratica e non di un tariffario, puoi e dovresti adattarli al tuo mercato. Disponibile in formato .xlsx e .ods, funziona in Excel e in LibreOffice.

Un cliente chiede il prezzo per una brochure. Chiami la tipografia, ricevi un numero, aggiungi qualcosa e lo comunichi. E dopo tre settimane ti rendi conto che la lavorazione è costata diciotto ore, che non sono indicate in alcuna fattura. Questo calcolatore scompone tutto. In alto descrivi il prodotto: numero di pagine, tiratura, pagine per foglio di stampa e scarto. Sotto, inserisci i prezzi della tua tipografia, così come sono indicati nell'offerta: carta per 1000 fogli, costi di predisposizione per foglio, ristampa, post-produzione, finitura, spedizione. Poi arriva la tua prestazione con ore e tariffa oraria. Il modello calcola i fogli di stampa, aggiunge lo scarto e presenta ogni voce singolarmente. In basso ci sono i costi di produzione, i costi di produzione per esemplare, il prezzo di vendita e il margine lordo. Il margine viene calcolato correttamente, quindi sul prezzo di vendita e non come un'aggiunta ai costi. Il miglior argomento è fornito dalla tabella in fondo. Mostra il prezzo per unità per 250, 500, 1000, 2500 e 5000 esemplari. Nell'esempio, scende da 9,56 euro a 1,62 euro, perché i costi di predisposizione, finitura, spedizione e progettazione si applicano solo una volta. Con questa tabella vendi al cliente la tiratura più grande da sola. Incluso in .xlsx e .ods, funziona in Excel e in LibreOffice.

Il fatturato è corretto, i libri degli ordini sono pieni, eppure alla fine di marzo i soldi non bastano per il pagamento anticipato dell'IVA. Questo non accade perché si guadagna troppo poco. Succede perché nessuno ha annotato quando arrivano e quando partono i soldi. Questo modello fa proprio questo, con dodici colonne per i mesi. In cima c'è il tuo saldo iniziale di gennaio, poi tutto si collega da solo: il saldo finale di un mese è il saldo iniziale del mese successivo. Ci sono tre righe per i versamenti e dodici per i prelievi, dall'affitto ai servizi esterni e ai materiali fino ai prelievi personali. Due righe sono volutamente autonome: l'imposta dovuta sull'IVA e il pagamento anticipato dell'imposta sul reddito. Questi sono i due elementi che provocano i maggiori problemi per i lavoratori autonomi, poiché arrivano trimestralmente e con importi che nessuno si aspetta. In fondo ci sono due numeri che contano: il saldo finale più basso dell'anno e il numero di mesi con saldo negativo. Un diagramma mostra l'andamento dell'anno, e puoi vedere a colpo d'occhio quale mese è quello critico. Importante durante la compilazione: inserisci i pagamenti dei clienti nel mese in cui il denaro arriva, non in quello in cui emetti la fattura. Disponibile in formato .xlsx e .ods, funziona su Excel e LibreOffice.

La domanda su quanto denaro ci sia attualmente in circolazione dovrebbe poter essere risposta in dieci secondi. In pratica significa di solito: controllare nel programma di fatturazione, cercare nella casella di posta, esaminare l'estratto conto. Questo modello tiene tutto su un unico foglio. Trenta righe per offerte, ordini e fatture, con data, cliente, progetto e importo netto. L'IVA e il totale lordo si calcolano automaticamente. Con un menu a tendina imposti lo stato su Offerta, Incaricato, Fatturato, Pagato o Annullato. Non appena inserisci la data della fattura e la scadenza, il foglio di calcolo calcola la data di scadenza e i giorni di ritardo. Le righe scadute si colorano automaticamente di rosso, finché non viene registrato l'incasso. Non devi dunque cercare chi è in ritardo. Il secondo foglio analizza: quanto c'è in offerte aperte, quanto è stato incaricato ma non ancora fatturato, quanto è stato fatturato e di quello quanto è scaduto, e cosa è già stato pagato. Inoltre, c'è il fatturato mensile in base alla data della fattura e un'analisi per cliente, dove inserisci solo il nome. Disponibile in .xlsx e .ods, funziona in Excel e in LibreOffice.

La richiesta di ferie arriva via email, finisce nella casella di posta e da lì in una cartella che nessuno apre più. A novembre qualcuno chiede quanti giorni gli rimangono, e la risposta richiede due giorni. Questo modello tiene tutto insieme su tre pagine. Nella prima c'è una panoramica: per ogni dipendente il diritto alle ferie, il trasferimento dall'anno precedente, i giorni pianificati, i giorni già presi e il resto, insieme ai giorni di malattia, di lavoro da casa e di formazione. Quindici righe sono già pronte. Nella seconda pagina inserisci le assenze, una riga per ciascun caso: chi, che tipo, da quando a quando. I giorni lavorativi vengono calcolati automaticamente dal foglio di calcolo, escludendo i fine settimana e le festività. Quindi, una ferie dal Venerdì Santo al Venerdì successivo costerà quindi non dieci, ma sette giorni. La terza pagina contiene le festività nazionali del 2026, già inserite. Devi solo aggiungere quelle del tuo stato federale, e tutti i calcoli saranno corretti. Due colori ti tengono in carreggiata: il rosso significa che sono pianificate più ferie di quelle disponibili. Il giallo significa che qualcuno ha più di dieci giorni rimanenti che devono essere utilizzati entro la fine dell'anno. Entrambi si notano altrimenti solo quando è troppo tardi. In formato .xlsx e .ods, funziona in Excel e in LibreOffice.

Dal verdetto della Corte Federale del Lavoro del 2022, è necessario registrare il tempo di lavoro. La maggior parte delle piccole imprese risolve questa esigenza con un foglio appeso al muro o non lo fa affatto. Questo modello è il foglio, solo che calcola. In alto inserisci il nome, il primo giorno del mese e l'orario di lavoro settimanale. Sotto si riempiono automaticamente 31 righe con data e giorno della settimana. Inserisci l'inizio, la fine e la pausa in minuti, tutto il resto avviene automaticamente: ore effettive, ore previste, saldo giornaliero. I fine settimana sono evidenziati in grigio, le festività in giallo e in entrambi i casi il tempo previsto è a zero. L'elenco delle festività si trova nel secondo foglio ed è già compilato per il 2026, è sufficiente aggiungere quelle del tuo stato federale. Le turnazioni oltre la mezzanotte vengono calcolate correttamente dal foglio, senza generare un numero di ore negativo. In basso c'è la valutazione: ore effettive e previste nel mese, saldo mensile, il trasferimento dal mese precedente e il nuovo trasferimento. In questo modo gestisci un conto delle ore straordinarie per tutto l'anno, senza dover fare neanche un calcolo da solo. Disponibile in .xlsx e in .ods, funziona in Excel e in LibreOffice.

La pianificazione editoriale raramente fallisce a causa delle idee. Fallisce perché le idee si trovano in tre strumenti diversi e nessuno sa cosa verrà pubblicato questa settimana. Questo modello mantiene il piano su un foglio. Sessanta righe, una riga per ogni contributo: data programmata, canale, formato, argomento, parola chiave o messaggio centrale, stato, responsabile, data di pubblicazione e una colonna per il link o la nota. Canale, formato e stato provengono da liste a discesa, in modo che l'analisi successiva sia pulita e non vada in crisi a causa di diverse diciture. Due colori lavorano per te: il verde significa pubblicato, il rosso indica che la data programmata è trascorsa e il contributo non è né stato pubblicato né scartato. Puoi quindi vedere a colpo d'occhio cosa è rimasto indietro. Il secondo foglio analizza: contributi per canale, per stato, per persona e per mese. In questo modo puoi riconoscere in tempo i tipici vuoti, ad esempio che la newsletter ha tre uscite e che Instagram a ottobre non ha pubblicato nulla. Disponibile in formato .xlsx e .ods, funziona in Excel e in LibreOffice.

Rimborso delle spese di viaggio non è una scienza missilistica, ma c'è un punto in cui quasi tutti sbagliano: la riduzione per i pasti forniti. La colazione in hotel riduce l'indennità del 20 percento dalla tariffa intera giornaliera, quindi di 5,60 euro, anche se per quel giorno sono previsti solo 14 euro. Questo modello calcola correttamente. In alto descrivi il viaggio, a destra ci sono tutte le tariffe in una tabella separata: 28 euro per un giorno intero, 14 euro per il giorno di arrivo e partenza o per più di otto ore di assenza, le riduzioni del 20, 40 e 40 percento e il tasso chilometrico. Se qualcosa cambia, lo inserisci in un punto. Nella tabella giornaliera scegli per ogni giorno di viaggio il tipo di giorno da un elenco a discesa, inserisci un 1 per i pasti forniti, e la riga calcola indennità, riduzione e importo. Sotto seguono le spese di viaggio con rimborso chilometrico e ricevute, pernottamenti e spese accessorie. In fondo si trova il totale, al netto dell'anticipo, e quindi l'importo che viene effettivamente trasferito. Nell'esempio fornito di un viaggio di tre giorni a Monaco, si tratta di 295,50 euro. Le indennità si applicano ai viaggi nazionali secondo il paragrafo 9 comma 4a della legge sull'imposta sul reddito. Per i viaggi all'estero si applicano tariffe specifiche per ogni paese. Disponibile in formato .xlsx e .ods, funziona in Excel e in LibreOffice.