Acrobatを使用してPDFを送信および追跡する

PDFは私たちの日常生活の欠かせない一部です。これらのファイルは、情報を構造化されて読みやすい形で運ぶことができます。しかし、PDFを送信する際には、受取人が実際に受け取ったことを確認し、読んだことを確認したい場合、しばしば課題があります。AcrobatのDocument Cloudを使用すれば、PDFを効率的に送信し、そのアクセスを追跡することができます。このガイドでは、PDFをプロフェッショナルに送信するために「送信と追跡」機能をどのように利用するかを説明します。

重要なポイント

• Document Cloudを使用すると、PDFを簡単に送信でき、メールの添付ファイルとして送信する必要はありません。
• 「送信と追跡」機能を使用すると、受取人がドキュメントを開いた際に受領確認を受け取ることができます。
• 匿名リンクを作成するか、PDFを直接メールで送信するオプションがあります。

ステップバイステップガイド

ステップ 1: ドキュメントを準備する

送信を開始する前に、送信したいPDFドキュメントが準備されていることを確認してください。この場合、ウェブサイトのアンケートフォームです。これをAcrobatアプリケーションで開いてください。

ステップ 2: 「送信と追跡」機能を選択する

Acrobatのツールに移動し、「送信と追跡」オプションを選択します。プログラムは現在開いているドキュメントを自動的に送信プロセスに追加します。これは時間を節約するための第一歩です。

ステップ 3: ドキュメントをアップロードする

今、あなたはドキュメントを匿名で送信するか、受取人に個別に話しかけることができる選択肢があります。匿名リンクを作成するか、パーソナライズされたメッセージを送信するかを決定してください。オプションでロゴを追加することもでき、これにより視覚的に魅力を増します。

ステップ 4: リンクを生成する

ドキュメントがDocument Cloudにアップロードされると、コピーできるリンクが提供されます。このリンクは現在あなたのクリップボードにあり、受取人に送信するメッセージに挿入できます。

ステップ 5: リンクをテストする

リンクが機能することを確認するために、新しいブラウザタブを開き、URLを貼り付けます。メールの添付ファイルとして送信せずにドキュメントをダウンロードできるはずです。

ステップ 6: PDFをメールで送信する

また、Acrobatから直接ドキュメントをメールで送信することもできます。Acrobatはあなたの好みのメールアプリケーションを尋ねます。OutlookやApple Mailなど、コンピュータにインストールされているメールクライアントがあることを確認してください。

ステップ 7: 受領確認を受け取る

受取人がリンクをクリックし、ドキュメントを開くと、自動的にEメール通知が届きます。このメールには、受取人がドキュメントを閲覧したという情報が含まれています。これは特に契約の処理を行う際に役立ち、興味を持っている人がドキュメントを見たことの確認が必要です。

ステップ 8: 送信したファイルを管理する

Acrobatで送信されたファイルに移動して、送信したドキュメントの概要を取得します。ドキュメントを管理したり、名前を変更したり、必要であれば削除することができます。

ステップ 9: 移動中にPDFを送信する

Document Cloudの利点は、特に外出時に明らかです。iPad、iPhone、または他のデバイスで簡単かつ便利にドキュメントを送信できます。これは、オフィスの外で作業することが多い場合に非常に役立ちます。

まとめ – Document Cloudを使ってPDFを簡単に送信し追跡する

AcrobatのDocument Cloudを使うことで、PDFを迅速かつ簡単に送信し、そのアクセスを追跡することができます。この機能を使用すれば、メールの添付ファイルなしでの送信はもちろん、受領確認を取得することもでき、ドキュメント管理がプロフェッショナルになります。これにより、重要なファイルとその状態を常に把握できます。