Independentemente de você estará começando um novo projeto ou otimizando um existente, a definição clara das tarefas é essencial para o sucesso. Neste trecho, você se concentra no segundo passo do planejamento do projeto – definir as tarefas do projeto. Não se trata apenas de quais tarefas precisam ser realizadas, mas também de encontrar a estrutura e a organização adequadas.
Principais descobertas
A definição das tarefas deve ser feita através de uma sessão de brainstorming em equipe. É útil criar um plano de estrutura do projeto (PSP) e visualizar as tarefas em uma linha do tempo. O processo pode ser um pouco trabalhoso na prática, mas os resultados valem a pena.
Guia passo a passo para definição de tarefas
Para definir as tarefas do seu projeto, siga estes passos:
Passo 1: Condições e brainstorming
No início, é importante considerar as condições do projeto. Organize uma sessão de brainstorming para identificar todas as possíveis tarefas necessárias para alcançar os objetivos do projeto.
Aqui, você deve pensar abertamente sobre tudo o que é necessário. Reserve um tempo para coletar todas as ideias, sem avaliá-las ou classificá-las imediatamente. Anote todos os pensamentos que surgirem durante o brainstorming.
Passo 2: Representar as tarefas em uma linha do tempo
Depois de criar uma lista de tarefas, avance um passo e transfira-as para uma linha do tempo. Visualize quais tarefas precisam ser concluídas até quando. Isso ajudará você a ter uma visão clara do cronograma do projeto.
Use unidades de tempo significativas para verificar a viabilidade das tarefas. Isso também inclui considerar as dependências entre as tarefas, para que você possa perceber quais tarefas precisam ser realizadas paralelamente ou em sequência.
Passo 3: Criação de um plano de estrutura do projeto (PSP)
Para manter uma visão geral das tarefas, é útil criar um plano de estrutura do projeto (PSP). Um PSP ajuda você a dividir as tarefas em partes menores e gerenciáveis, que são mais fáceis de administrar.
Você pode criar o PSP em diferentes formatos, sendo o mais importante que todos os membros da equipe compreendam como ele funciona e possam contribuir.
Passo 4: Trabalho em equipe e feedback
Abordagens individuais durante o brainstorming são úteis, mas envolver toda a equipe é crucial para o sucesso. Certifique-se de discutir suas ideias e a linha do tempo esboçada com sua equipe.
A equipe traz diferentes perspectivas que podem ajudá-lo a identificar tarefas que podem ter sido esquecidas ou a otimizar a programação. Um feedback esclarecedor é importante, pois questiona suposições anteriores e considera novas ideias.
Passo 5: Ajustes e desenvolvimento contínuo
Elaborar um catálogo inicial de tarefas é apenas o começo. Na prática, será necessário revisar e ajustar as tarefas e sua estrutura continuamente.
Mantenha-se flexível e aberto a mudanças, à medida que novas informações surgirem ou o projeto se desenvolver. Documente todos os ajustes, para que todos tenham um histórico claro e compreensível de suas decisões.
Resumo – Guia para a definição de tarefas de projeto
A definição eficaz das tarefas do projeto é crucial para o sucesso na execução. Crie com sua equipe um plano de estrutura do projeto e visualize essas tarefas em uma linha do tempo. O objetivo central é ganhar clareza e criar fluxos de trabalho eficazes. Lembre-se de repetir regularmente o processo de brainstorming e de dar à sua equipe a oportunidade de fornecer feedback constantemente.
Perguntas frequentes
Como começo com o brainstorming?Comece com uma mentalidade aberta e anote todas as ideias que vêm à sua mente e da sua equipe.
Por que um plano de estrutura do projeto é importante?O PSP ajuda você a organizar as tarefas e manter uma visão geral do progresso do projeto.
Com que frequência devo revisar as tarefas?Revisões regulares são importantes, especialmente com mudanças no progresso do projeto ou novas demandas.
