PDF-файлы являются неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. Эти файлы передают информацию структурированным и удобочитаемым образом. Однако, когда дело доходит до отправки PDF-файлов, часто возникают трудности, особенно если необходимо убедиться, что получатель действительно их получил и прочитал. С помощью Document Cloud от Acrobat вы можете эффективно отправлять PDF-файлы и отслеживать их доступ. В этом руководстве я покажу вам, как использовать функцию «Отправить и Отслеживать», чтобы профессионально отправлять PDF-файлы.
Основные выводы
- Вы можете легко отправить PDF-файлы через Document Cloud, не прикрепляя их к электронной почте.
- Функция «Отправить и Отслеживать» позволяет вам получить уведомление о получении, когда получатель открывает документ.
- У вас есть возможность создать анонимную ссылку или отправить PDF-файл напрямую по электронной почте.
Поэтапное руководство
Шаг 1: Подготовка документа
Перед тем, как начать отправку, убедитесь, что PDF-документ, который вы хотите отправить, готов. В данном случае это опросник веб-сайта. Откройте его в вашем приложении Acrobat.
Шаг 2: Выбор функции «Отправить и Отслеживать»
Перейдите к инструментам в Acrobat и выберите опцию «Отправить и Отслеживать». Программа автоматически добавляет в процесс отправки текущий открытый документ. Это первый шаг к экономии времени.
Шаг 3: Загрузка документа
Теперь у вас есть возможность отправить документ либо анонимно, либо обратиться к получателям индивидуально. Решите, хотите ли вы создать анонимную ссылку или предпочитаете персонализированные сообщения. Вы можете также добавить логотип, что сделает все более визуально привлекательным.
Шаг 4: Генерация ссылки
После того, как документ будет загружен в Document Cloud, вы получите ссылку, которую можете скопировать. Эта ссылка теперь находится в вашем буфере обмена и может быть вставлена в сообщение, которое вы отправляете получателю.
Шаг 5: Проверка ссылки
Чтобы убедиться, что ссылка работает, откройте новую вкладку браузера и вставьте URL. Теперь вы должны иметь возможность загрузить документ, не отправляя его в виде вложения электронной почты.
Шаг 6: Отправка PDF по электронной почте
В качестве альтернативы вы можете отправить документ прямо по электронной почте из Acrobat. Acrobat спросит вас о предпочтительном почтовом приложении. Убедитесь, что на вашем компьютере установлен почтовый клиент, такой как Outlook или Apple Mail.
Шаг 7: Получение уведомления о доставке
Как только получатель кликнет по ссылке и откроет документ, вы автоматически получите уведомление по электронной почте. Оно содержит информацию о том, что получатель просмотрел документ. Это особенно полезно, если вы работаете с контрактами и нуждаетесь в подтверждении, что заинтересованный человек просмотрел документ.
Шаг 8: Управление отправленными файлами
Перейдите к отправленным файлам в Acrobat, чтобы получить обзор отправленных вами документов. Вы можете управлять документом, переименовывать его или даже удалять, если это необходимо.
Шаг 9: Отправка PDF на ходу
Преимущество Document Cloud особенно заметно, когда вы находитесь в пути. На вашем iPad, iPhone или другом устройстве вы можете легко и удобно отправлять документы. Это очень полезно, если вы часто работаете вне офиса.
Резюме – Просто отправляйте и отслеживайте PDF через Document Cloud
С помощью Document Cloud от Acrobat вы можете быстро и легко отправлять PDF-файлы и отслеживать их доступ. Функции позволяют вам не только отправлять файлы без вложений в электронной почте, но и получать уведомления о доставке, что профессионализирует управление документами. Так вы всегда будете в курсе важных файлов и их статуса.
Часто задаваемые вопросы
Как создать анонимную ссылку для PDF?Вы выбираете в функции «Отправить и Отслеживать» опцию «создать анонимную ссылку» и следуете инструкциям.
Что происходит, когда получатель открыл документ?Вы получаете уведомление по электронной почте о том, что получатель просмотрел документ.
Могу ли я редактировать документ в любое время после его отправки?Да, вы можете управлять отправленным документом в Document Cloud, переименовывать его или удалять.
Какую почтовую программу мне нужно для отправки прямо из Acrobat?Вы можете использовать любое почтовое приложение, установленное на вашем компьютере, например Outlook или Apple Mail.
