Как быстро и легко обмениваться документами OneNote

Как эффективно делиться документами, созданными в OneNote, с другими людьми? OneNote предлагает множество способов сделать так, чтобы ваша информация попала именно туда, куда нужно. Работаете ли вы в команде или просто хотите поделиться несколькими заметками с друзьями, это пошаговое руководство даст вам все, что нужно, чтобы получить максимальную отдачу от OneNote.

Основные выводы

• Документами можно делиться через OneDrive или SharePoint.
• Вы можете создавать ссылки для общего доступа и добавлять персональные сообщения.
• Можно также делиться заметками для совещаний, включая их детали.
• Опции экспорта позволяют отправлять заметки в виде документов PDF или Word.

Пошаговое руководство по обмену документами в OneNote

Чтобы эффективно работать с OneNote, важно правильно использовать функции общего доступа. Ниже приведены шаги, которым вы можете следовать:

Во-первых, необходимо убедиться, что блокнот, которым вы хотите поделиться, хранится централизованно. Это можно сделать либо в Microsoft OneDrive, либо в SharePoint. Чтобы получить доступ к этой функции, перейдите на вкладку "Файл" в OneNote.

Здесь вы найдете опцию "Поделиться". Нажмите на нее, чтобы открыть общий доступ к записной книжке.

Если блокнот еще не находится в OneDrive, вам будет предложено переместить его туда. Выберите нужное имя для блокнота, например "Пример", и нажмите на кнопку Переместить блокнот. Эти шаги обеспечат сохранение блокнота в центральном месте.

После перемещения блокнот автоматически синхронизируется с новым местом хранения. Нажмите OK, чтобы подтвердить изменения.

Теперь вы можете вводить имена людей в вашей организации после добавления личного сообщения. Эта функция позволяет приглашать конкретных людей.

У вас также есть возможность создать ссылку на общий доступ. При нажатии на кнопку Создать ссылку для редактирования OneNote генерирует ссылку, которой можно поделиться с коллегами. Эта ссылка позволяет получателям получить доступ к определенной странице или разделу блокнота.

Дополнительной полезной опцией является возможность делиться заметками для совещаний. Это позволяет предоставлять участникам прямую ссылку на конкретные заметки, а также получать все необходимые сведения о встрече.

Если вы хотите отправить заметки по электронной почте, это можно сделать через Outlook. Выберите соответствующую страницу блокнота и воспользуйтесь функцией отправки. В результате страница будет вставлена в новое письмо, и вы также сможете добавить необходимые вложения, например файлы Excel.

Здесь вы можете указать адресата или добавить дополнительных получателей в CC. Тему и другие параметры также можно настроить в соответствии с вашими пожеланиями.

Еще одно важное отличие в плане отправки - это возможность отправить весь блокнот в виде вложения. Вы можете отправить как страницу заметок, так и сам блокнот в качестве вложения в письмо.

Вы также можете выбрать, в каком формате экспортировать заметки - PDF или Word. Эта функция особенно полезна, если вам нужно официальное резюме или вы хотите поделиться информацией в другом формате.

Поняв и использовав все эти возможности, вы будете хорошо подготовлены к эффективному обмену документами OneNote.

Резюме - руководство по обмену документами OneNote

OneNote предлагает вам широкий спектр возможностей для совместного использования ваших заметок. От обмена ссылками и электронной почтой до приглашения на встречу и экспорта в различные форматы - все это возможно.