Excel-kalkylatorer för kreativa företag: tio mallar

De flesta kreatörer bestämmer sitt timpris på följande sätt: Man ser vad andra tar, drar av fem euro och hoppas. Denna räknare gör det omvänt och räknar bakåt från ditt behov. Du anger vad du vill tjäna under året och vad din verksamhet kostar. Elva kostnadsblock är angivna, från kontorshyra över programvaruabonnemang och hårdvarudepreciering till pensionssparande. Sedan kommer den del som nästan alla underskattar: din tid. Från kalenderåret dras helger, helgdagar, semester, sjukdagar och fortbildning bort. I exempelberäkningen återstår 213 arbetsdagar. Och sedan kommer hävstången där allt avgörs. Av dina arbetstimmar kan du bara ta betalt för en del. Att skriva offerter, bokföring, försäljning, kundsamtal som inte leder någonstans, allt detta betalar ingen dig för. Realistiskt är 55 till 75 procent. En inbyggd tabell visar svart på vitt hur ditt nödvändiga timpris förändras om kvoten blir sämre än planerat: mellan 80 och 60 procent ligger i exemplet 17 euro per timme. Filens format är .xlsx och .ods, den fungerar alltså i Excel såväl som i LibreOffice och räknar identiskt i båda. De gula fälten fyller du i, allt annat räknar sig självt. Ett stapeldiagram visar dig dessutom vart dina pengar faktiskt flödar.

Erbjudanden skrivs snabbt och tar lång tid att hämta. Denna mall gör båda synliga: vad du har beräknat, och vad som faktiskt har hänt. Framför dig skriver du in dina tjänster, tio punkter med planerade timmar. Timpriset anges en gång högst upp och följer genom alla rader. Externa kostnader som fotosessioner, bildmaterial eller hosting får ett påslag som täcker din risk och dina inköpskostnader. Därtill en riskbuffert på tjänsterna, en eventuell rabatt och moms-satsen. Resultatet blir offertpriset netto och brutto. Den intressanta delen kommer sedan. I kolumnen timmar faktiska skriver du in vad projektet verkligen har kostat. Mallen räknar ut täckningsbidraget och det faktiska timintäkten åt dig. I det medföljande exemplet ligger den planerade intäkten på 95,14 euro och den faktiska på 85,75 euro, eftersom sexton timmar mer har använts än uppskattat. Just denna skillnad är siffran som gör ditt nästa erbjudande bättre. Finns som .xlsx och .ods, så det fungerar i Excel och LibreOffice. Gula fält är inmatningar, resten räknar sig själv.

Det vanligaste felet med arvodet är inte det för låga dagspriset. Det är nyttjandet som helt enkelt följer med utan att någon pratar om det. Kunden betalar för fotograferingen och använder bilderna i fem år globalt på allt som inte sitter tre på trädet. Denna mall separerar tydligt båda delar. Ovan står basarvodet från dagspris gånger produktionsdagar. Under det väljer du via rullgardinslistor ramen: nyttjandetid från ett år till på obestämd tid, spridningsområde från regionalt till globalt, exklusivitet ja eller nej. De tre faktorerna multipliceras till en totalfaktor. Sedan markerar du vad kunden faktiskt får. Tio nyttjandeformer står redo, från egen hemsida till betalda annonser, tryck, affisch och mässa till förpackning och rörlig bild. Varje har sin egen faktor, och varje rad beräknar basarvodet gånger faktorn gånger totalfaktorn. Alla faktorer är medvetet utformade som gula inmatningsfält. Det handlar om utgångsvärden från praktiken och inte om ett tariffverk, du kan och bör anpassa dem till din marknad. Finns som .xlsx och .ods, fungerar i Excel och LibreOffice.

En kund frågar efter priset på en broschyr. Du ringer till tryckeriet, får ett pris, lägger på lite och meddelar det. Tre veckor senare inser du att den slutgiltiga layouten tagit arton timmar, som inte står på någon faktura. Denna kalkylator delar upp allt. Ovan beskriver du produkten: antal sidor, upplaga, sidor per tryckark och svinn. Nedan anger du priserna från ditt tryckeri, precis som de står i offerten: papper per 1000 ark, ställkostnader per tryckark, eftertryck, efterbearbetning, förädling, frakt. Sedan kommer din egen prestation med timmar och timpris. Mallen beräknar tryckarken, lägger på svinnet och visar varje post för sig på arket. Nere står självkostnader, självkostnad per exemplar, försäljningspris och bruttoavkastning. Marginalen beräknas korrekt, alltså på försäljningspriset och inte som ett påslag på kostnaderna. Det bästa argumentet levereras av stapeln längst ner. Den visar styckpriset för 250, 500, 1000, 2500 och 5000 exemplar. I exemplet faller det från 9,56 euro till 1,62 euro, eftersom ställkostnader, förädling, frakt och design endast uppkommer en gång. Med denna tabell säljer du kunden den större upplagan av sig själv. Som .xlsx och som .ods bifogas, fungerar i Excel och i LibreOffice.

Omsättningen stämmer, orderböckerna är fulla, och ändå räcker inte pengarna i slutet av mars för förskottsbetalningen av moms. Det händer inte för att man tjänar för lite. Det händer för att ingen har skrivit ner när vilka pengar kommer och när vilka går. Den här mallen gör just det, över tolv månadsspalter. Ovan står din ingående balans i januari, och därefter länkas allt ihop automatiskt: slutbalansen för en månad är ingående balans för nästa. Däremellan finns tre rader för inbetalningar och tolv för utbetalningar, från hyran genom externa tjänster och material till privata uttag. Två rader är medvetet fristående: momsfordran och preliminärskatt. Det är de två poster som oftast skapar de största hålen för egenföretagare, eftersom de kommer kvartalsvis och i en storlek som ingen räknar med. Nere finns två siffror som är viktiga: den lägsta slutbalansen under året och antalet månader med negativ balans. Ett diagram visar utvecklingen över året, och du ser vid en blick vilken månad som är den kritiska. Viktigt vid ifyllandet: Skriv in kundbetalningarna den månad som pengarna kommer, inte den där du skriver fakturan. Finns i .xlsx och .ods, fungerar i Excel och LibreOffice.

Frågan om hur mycket pengar som just nu finns ute borde kunna besvaras på tio sekunder. I praktiken innebär det oftast: att kolla i bokföringsprogrammet, söka i e-postlådan, gå igenom kontoutdraget. Denna mall håller allt på ett blad. Trettio rader för erbjudanden, uppdrag och fakturor, med datum, kund, projekt och nettobelopp. Moms och brutto beräknas automatiskt. Via en rullgardinslista sätter du statusen till Erbjudande, Beordrat, Fakturerat, Betalt eller Avbokat. Så fort du anger fakturadatum och betalningsmål, beräknar kalkylbladet förfallodatum och fördröjningsdagar. Förfallna rader färgas automatiskt röd, så länge ingen betalning har registrerats. Du behöver alltså inte leta efter vem som dröjer. Det andra bladet ger sammanställningen: Hur mycket finns i öppna erbjudanden, hur mycket är beordrat och ännu inte fakturerat, hur mycket är fakturerat och därav förfallet, och vad har redan betalats. Därtill intäkten per månad baserat på fakturadatum och en sammanställning per kund, där du bara anger namnet. Finns som .xlsx och .ods, fungerar i Excel och i LibreOffice.

Semesteransökan kommer som e-post, hamnar i inkorgen och därifrån i en mapp som ingen öppnar längre. I november frågar någon hur många dagar han har kvar, och svaret dröjer i två dagar. Denna mall sammanfattar allt på tre sidor. På den första finns en översikt: varje medarbetares semesterbelopp, överföring från föregående år, planerade dagar, tagna dagar och restdagar, samt sjukdagar, hemarbete och fortbildning. Femton rader är förberedda. På det andra bladet registrerar du frånvaron, en rad per händelse: vem, vilken typ, från när till när. Arbetsdagarna beräknar tabellen själv och drar bort helger och helgdagar. Så en semester från långfredagen till fredagen efter kostar alltså inte tio dagar, utan sju. Det tredje bladet innehåller de nationella helgdagarna 2026, färdigt ifyllda. Du kompletterar bara med de i ditt förbundsland, och alla beräkningar stämmer. Två färger håller dig på rätt spår: Röd betyder att fler semesterdagar är planerade än vad som finns tillgängligt. Gult betyder att någon har mer än tio dagar kvar som måste användas fram till årsskiftet. Båda sakerna syns annars först när det är för sent. Finns som .xlsx och som .ods, fungerar i Excel och i LibreOffice.

Sedan domen från Bundesarbeitsgericht 2022 måste arbetstiden registreras. De flesta små företag löser detta med en lapp på väggen eller inte alls. Denna mall är lappen, bara att den räknar. Ovan skriver du in namn, den första dagen i månaden och den veckovisa arbetstiden. Under fylls 31 rader med datum och veckodag automatiskt. Du skriver in början, slut och pausen i minuter, allt annat sker automatiskt: Faktiska timmar, önskade timmar, dagsaldo. Helger markeras i grått, röda dagar i gult, och för båda är den önskade tiden noll. Listan över röda dagar finns på det andra bladet och är redan ifylld för 2026, du kompletterar bara med ditt delstatsnamn. Schema över midnatt räknar tabellen korrekt, istället för att ge ett negativt timtal. Nederst finns utvärderingen: Faktiska och önskade timmar för månaden, månadssaldot, överföringen från föregående månad och den nya överföringen. På så sätt kan du ha ett övertidkonto hela året utan att räkna en enda gång själv. Finns som .xlsx och .ods, fungerar i Excel och LibreOffice.

Redaktionsplanering misslyckas sällan på idéer. Det misslyckas på att idéerna ligger i tre olika verktyg och ingen vet vad som faktiskt ska publiceras den här veckan. Denna mall håller planen på ett papper. Sextio rader, en för varje inlägg: planerat datum, kanal, format, ämne, nyckelord eller budskap, status, ansvarig, publiceringsdatum och en kolumn för länk eller anteckning. Kanal, format och status kommer från rullgardinsmenyer så att utvärderingen kan göras korrekt och inte misslyckas på grund av olika skrivsätt. Två färger arbetar för dig: Grön betyder publicerad, röd betyder att det planerade datumet har passerat och inlägget varken är publicerat eller avvisat. Du ser alltså på en ögonblick, vad som har blivit liggande. Det andra bladet sammanställer: Inlägg per kanal, per status, per person och per månad. Så att du kan upptäcka typiska luckor i god tid, som att nyhetsbrevet har tre utgåvor och Instagram inte har något alls i oktober. Finns som .xlsx och .ods, fungerar i Excel och LibreOffice.

Att redovisa resekostnader är ingen raketforskning, men det finns en punkt där nästan alla gör fel: avdraget för tillhandahållna måltider. Frukosten på hotellet minskar schablonen med 20 procent av hela dagssatsen, alltså med 5,60 euro, även om det för dagen i sig endast sätts 14 euro. Denna mall beräknar det korrekt. Ovan beskriver du resan, till höger finns alla satser i en egen tabell: 28 euro för hela dagen, 14 euro för an- och avresedag eller mer än åtta timmars frånvaro, avdragen med 20, 40 och 40 procent samt kilometersatsen. Ändrar sig något, fyller du i det på en plats. I dagstabellen väljer du för varje resedag typ av dagen från en rullista, anger en 1 för tillhandahållna måltider, och raden beräknar schablonen, avdraget och beloppet. Under följer resekostnader med kilometerersättning och kvitton, övernattning och övriga kostnader. Längst ner står summan, minus förskott, och därmed det belopp som faktiskt kommer att överföras. I det medföljande exemplet av en tre dagars resa till München handlar det om 295,50 euro. Schablonerna gäller för resor inom landet enligt paragraf 9 stycke 4a inkomstskattelagen. För utlandsresor gäller egna satser beroende på land. Finns som .xlsx och .ods, fungerar i Excel och LibreOffice.