Skapa återkommande uppgifter i MS Project

Planering och hantering av projekt kräver ofta att du lägger till återkommandeuppgifterför att behålla en effektiv översikt över regelbundna aktiviteter. I denna guide lär du dig hur du skapar en återkommande uppgift i Microsoft Projectoch vilka alternativ som står tillgängliga för dig.

Viktigaste insikter

• Återkommande uppgifter kan enkelt läggas till i MS Project.
• Du kan noggrant ange frekvensen och varaktigheten för en återkommande uppgift.
• Det finns möjlighet att koppla samman återkommande uppgifter med andra aktiviteter.

Steg-för-steg-guide för att skapa en återkommande uppgift

För att skapa en återkommande uppgift i MSProject, följ dessa steg:

Först öppnar du Microsoft Project och navigerar till fliken "Aktivitet". Där hittar du alternativet "Infoga", följt av "Aktiviteter". I detta område kan du skapa återkommande uppgifter, som kallas periodiska aktiviteter. Dessa är praktiska för uppgifter som återkommer med jämna mellanrum, som till exempel regelbundna möten eller sammankomster.

För att skapa en återkommande uppgift, klicka på "Infoga aktivitet". Du kan nu ange detaljerna för den återkommande uppgiften. Låt oss kalla uppgiften "Möte". Definiera varaktigheten för mötet, exempelvis en timme. Här har du friheten att ställa in varaktigheten enligt dina krav - vare sig det är en timme, en dag eller en minut.

I nästa steg måste du ange frekvensen för mötet. Sker mötet dagligen, veckovis eller månadsvis? Du har möjlighet att justera frekvensen efter dina önskemål, vare sig det är dagligen, bara under arbetsdagar, veckovis på specifika dagar eller månadsvis den första dagen i månaden.

Låt oss anta att mötet sker dagligen, men endast under arbetsdagar. Dessutom kan du ange en start- och slutpunkt. Börja till exempel idag och sätt slutdatumet till den 31 december. På så sätt ser du på en gång hur många tillfällen det finns fram till deadline. I detta fall blir det 29 återkommande möten. Alternativt kan du också säga att mötet ska sluta efter 10 tillfällen, och slutdatumet justeras därefter.

Efter att du har gjort de grundläggande angivelserna, välj kalendern - i detta exempel standardkalendern - och bekräfta uppgifterna med "OK". Det kan vara nödvändigt att justera schemat något för att allt ska passa harmoniskt. Du kan komprimera visningen av de återkommande uppgifterna i projektstrukturen så att den blir mer överskådlig.

Vi har nu lagt till mötet som en återkommande uppgift. Om du nu vill lägga till en ny uppgift, till exempel "Arbeten", så finns möjligheten att schemalägga den direkt efter mötet. Gå till den nya aktiviteten och ställ in arbetstiden på 6 timmar. Nu ser du i föregångarfältet numret för mötet som du just har skapat.

Det är också möjligt att koppla dessa nya uppgifter till andra aktiviteter. Det betyder att du teoretiskt kan lägga till ytterligare uppgifter eftervarje möte. Om du till exempel vill lägga till en annan uppgift som heter "Måla" som tar två timmar och kommer efter mötet, kan du enkelt ange den motsvarande föregående uppgiften.

Med dessa steg kan du skapa ett välorganiserat Gantt-diagram i Microsoft Project, som ger dig en tydlig översikt över dina uppgifter och deras tidsföljd.

Sammanfattning - Effektiv skapande av återkommande uppgifter i MS Project

I denna guide har du lärt dig hur du enkelt och effektivt skapar återkommande uppgifter i MS Project. Du har också lärt dig de olika möjligheterna att anpassa frekvensen och strukturen för dina uppgifter för att optimalt organisera din projektplan.