Yaratıcı iş için Excel Hesaplayıcıları: on şablon

Çoğu yaratıcı, saatlik ücretini şöyle belirler: Başkalarının ne aldığını bakar, beş euro düşer ve umut eder. Bu hesaplama aracı tam tersini yapar ve ihtiyaçlarından geriye doğru hesaplar. Yıllık kazanmak istediğin tutarı ve işletme maliyetini girersin. Ofis kirasından yazılım aboneliklerine, donanım amortismanından emeklilik tasarrufuna kadar on bir maliyet kalemi önceden belirlenmiştir. Ardından hemen hemen herkesin göz ardı ettiği bir kısım gelir: senin zamanın. Takvim yılından hafta sonları, tatiller, izin günleri, hastalık günleri ve mesleki gelişim süresi düşülür. Örnek hesaplamada geriye 213 çalışma günü kalmaktadır. Ve sonra her şeyin belirlendiği kıskaca geliyoruz. Çalışma saatlerinin sadece bir kısmını faturalandırabilirsin. Teklif yazmak, muhasebe, müşteri edinimi, hiçbir sonuca varmayan müşteri görüşmeleri; bunların hiçbiri sana ödeme yapmaz. Gerçekçi oranlar %55 ile %75 arasındadır. Dahili bir tablo, planlandığı gibi olmayan durumlarda gereken saatlik ücretinin nasıl değiştiğini siyah beyaz gösterir: örnekte %80 ile %60 arasında saatlik ücret 17 euro olarak gözükmektedir. Dosya .xlsx ve .ods formatında mevcuttur, yani hem Excel’de hem de LibreOffice’de çalışır ve her iki programda da aynı şekilde hesaplar. Sarı alanları doldurursun, diğer her şey kendi kendine hesaplanır. Bir çubuk grafik, paranın aslında nereye gittiğini de gösterir.

Teklifler hızlı yazılır ve yavaş geri döner. Bu şablon her ikisini de görünür kılar: neyi hesaplarsan hesapla, gerçekten ne oluyor. Önde sunduğun hizmetleri, planlanan saatlerle birlikte on kalem olarak giriyorsun. Saatlik ücret en üstte bir kez yer alıyor ve tüm satırlara yayılıyor. Fotoğraf çekimi, stok materyali veya barındırma gibi dış maliyetler, riskini ve alışveriş çabalarını karşılayacak bir ek ücret alıyor. Ayrıca hizmetler için bir risk tamponu, olası bir indirim ve KDV oranı ekleniyor. Sonuç, net ve brüt teklif fiyatı. İlginç kısım buradan sonra başlıyor. "Gerçek saatler" sütununa, projenin gerçekten ne kadar maliyetli olduğunu giriyorsun. Şablon, buradan katkı payını ve gerçekten elde edilen saat gelirini hesaplıyor. Sağlanan örnekte, planlanan kazanç 95,14 Euro, gerçek kazanç ise 85,75 Euro olarak belirtiliyor, çünkü tahmin edilenden on altı saat daha fazla harcanmış. Tam da bu fark, bir sonraki teklifini daha iyi hale getiren rakamdır. .xlsx ve .ods formatında mevcut, yani Excel ve LibreOffice'te çalışıyor. Sarı alanlar girişlerdir, geri kalan kısmı kendiliğinden hesaplar.

Hizmet bedelinde en sık yapılan hata, düşük günlük ücret değildir. Sorun, kimsenin konuşmadığı şekilde, kullanımın otomatik olarak sağlanmasıdır. Müşteri çekim için ödeme yapar ve ardından beş yıl boyunca dünya genelinde, üç ağaçta değil her türlü şeyde fotoğrafları kullanır. Bu şablon, ikisini temiz bir şekilde ayırır. Yukarıda, günlük ücret çarpı üretim günleri ile elde edilen temel ücret yazılıdır. Altında, kullanım süresi bir yıldan süresiz kadar, yayılma alanı bölgeselden küresel ölçekteye kadar, münhasırlık evet veya hayır seçeneklerini seçebileceğin açılır listeler bulunur. Üç faktör, toplam bir faktör oluşturmak üzere çarpılır. Sonra, müşterinin gerçekten ne alacağını işaretleyebilirsin. On farklı kullanım türü mevcuttur; kendi web sitesinden, ücretli reklamlara, basılı materyale, afişe, fuara kadar ambalaj ve hareketli görsellere kadar. Her birinin kendi faktörü vardır ve her bir satır, temel ücret çarpı faktör çarpı toplam faktör ile hesaplanır. Tüm faktörler, dikkatlice sarı giriş alanları olarak düzenlenmiştir. Bunlar pratikten gelen başlangıç değerleridir ve bir tarif isimlendirmesi değildir; onları piyasana göre ayarlayabilirsin ve ayarlaman gereklidir. .xlsx ve .ods formatlarında mevcut, Excel ve LibreOffice'de çalışır.

Bir müşteri broşürün fiyatını soruyor. Baskı şirketini arıyorsun, bir rakam alıyorsun, biraz ekliyorsun ve bu rakamı iletiyorsun. Üç hafta sonra, taslağın on sekiz saat sürdüğünü ve bunun hiçbir faturada yer almadığını fark ediyorsun. Bu hesaplayıcı her şeyi parçalarına ayırıyor. Yukarıda ürünü tanımlıyorsun: sayfa sayısı, tiraj, baskı kağıdı başına sayfa sayısı ve israf. Altında, baskı teklifinde olduğu gibi, baskı şirketinin fiyatlarını yazıyorsun: 1000 kağıt başına kağıt fiyatı, baskı kağıdı başına hazırlık maliyetleri, devam baskısı, ek işlem, kaliteler, gönderim. Sonra kendi hizmetini saat ve saatlik ücretle ekliyorsun. Şablon, baskı kağıtlarını hesaplıyor, israfı ekliyor ve her kalemi ayrı ayrı kağıda getiriyor. Aşağıda, maliyetler, bir adet başına maliyet, satış fiyatı ve brüt kar yer alıyor. Marj doğru bir şekilde hesaplanıyor, yani satış fiyatı üzerinden ve maliyetler üzerine ek maliyet olarak değil. En iyi argüman en altta sunuluyor. Bu, 250, 500, 1000, 2500 ve 5000 adet için birim fiyatını gösteriyor. Örneğin, 9,56 Euro'dan 1,62 Euro'ya düşüyor, çünkü hazırlık maliyetleri, kaliteler, gönderim ve tasarım yalnızca bir kez ortaya çıkıyor. Bu tabloyla müşteriye daha büyük bir tirajı kendiliğinden satıyorsun. .xls ve .ods formatında mevcut, Excel ve LibreOffice'te çalışıyor.

Ciro doğru, sipariş defterleri dolu, ama yine de Mart sonu için KDV ön ödemesi yapmak için yeterli para yok. Bu, kazanılan paranın az olmasından kaynaklanmıyor. Bu, kimin hangi paranın ne zaman geleceğini ve ne zaman gideceğini not etmediğinden oluyor. Bu şablon tam olarak bunu yapıyor, on iki aylık sütunla. Yukarıda Ocak ayındaki başlangıç bakiyen yer alıyor, sonrasında her şey kendi kendine bağlantı kuruyor: Bir ayın son bakiyesi, diğerinin başlangıç bakiyesi oluyor. Arada üç satır için alacaklar ve on iki satır için ödemeler var; kira, dış hizmetler ve malzeme için, özel çekim dahil. İki satır ise bilerek bağımsız: KDV ödeme yükümlülüğü ve gelir vergisi ön ödemesi. Bunlar, serbest çalışanlar için en büyük açıkları yaratan iki kalemdir, çünkü çeyrek dönemlerde ve kimsenin beklemediği bir miktarda gelirler. Aşağıda önemli olan iki rakam var: yıl içindeki en düşük son bakiye ve negatif bakiye olan ayların sayısı. Bir grafik yıl boyunca gelişimi gösteriyor ve bir bakışta hangi ayın kritik olduğunu görebiliyorsun. Doldururken önemli olan: Müşteri ödemelerini, paranın geldiği ayda belirt, fatura yazdığın ayda değil. .xlsx ve .ods formatında mevcut, Excel ve LibreOffice'te çalışıyor.

Dışarıda ne kadar para olduğunu on saniye içinde yanıtlayabilmek gerekir. Pratikte bu genellikle şunları içerir: muhasebe programına bakmak, e-posta kutusunda arama yapmak, hesap ekstrelerini gözden geçirmek. Bu şablon her şeyi tek bir sayfada tutar. Teklifler, siparişler ve faturalar için otuz satır, tarih, müşteri, proje ve net tutar ile birlikte. Katma değer vergisi ve brüt otomatik olarak hesaplanır. Bir seçim listesi üzerinden durumu Teklif, Görevli, Hesaplanmış, Ödenmiş veya İptal Edilmiş olarak ayarlayabilirsin. Fatura tarihini ve ödeme süresini girdiğin anda, tablo vade tarihini ve gecikme günlerini hesaplar. Gecikmiş satırlar, herhangi bir ödeme kaydedilmediği sürece otomatik olarak kırmızıya döner. Yani, sorun kimin olduğu için arama yapman gerekmez. İkinci sayfa, şu verileri analiz eder: Açık teklifler ne kadar, hangi miktar görevli ve henüz hesaplanmamış, hangi miktar hesaplanmış ve bunlardan ne kadarı gecikmiş, ve hangi miktar zaten ödenmiş. Ayrıca, fatura tarihine göre aylık ciro ve sadece ismi girdiğin bir müşteri bazında değerlendirme yer alır. .xlsx ve .ods formatlarında mevcut, Excel ve LibreOffice'te çalışır.

Tatil talebi e-posta ile geliyor, posta kutusuna düşüyor ve oradan kimsenin açmadığı bir klasöre gidiyor. Kasım ayında biri kaç gün tatil hakkı kaldığını soruyor ve cevap vermek iki gün sürüyor. Bu şablon, üç sayfada tüm bunları topluyor. İlk sayfada genel bir bakış var: her çalışan için tatil hakkı, önceki yıldan devredilen günler, planlanan günler, kullanılan günler ve kalan tatil günleri, ayrıca hastalık günleri, evden çalışma ve eğitim. On beş satır hazırlanmış. İkinci sayfaya yoklukları kaydediyorsun, her işlem için bir satır: kim, hangi tür, ne zaman. Çalışma günlerini tablo kendisi hesaplıyor ve hafta sonları ile tatil günlerini düşüyor. Yani, Kutsal Cuma'dan sonraki Cuma'ya kadar olan bir tatil on gün değil, yedi gün alıyor. Üçüncü sayfa, 2026'daki ülke genelindeki resmi tatilleri içeriyor, hazır bir şekilde kaydedilmiş. Sadece senin eyaletinin tatillerini ekliyorsun ve tüm hesaplamalar doğru çıkıyor. Seni doğru yolda tutan iki renk var: Kırmızı, planlanan tatilin mevcut olandan fazla olduğunu gösteriyor. Sarı, birinin yılsonuna kadar gitmesi gereken on günden fazla tatil hakkına sahip olduğunu gösteriyor. İkisi de genellikle çok geç olduğunda fark ediliyor. Excel ve LibreOffice'te çalışabilen .xlsx ve .ods formatında mevcut.

2022'deki Federal İş Mahkemesi kararından bu yana, çalışma süresinin kaydedilmesi zorunlu hale geldi. Çoğu küçük işletme bunu bir duvarda not kağıdı ile ya da hiç yapmadan çözüyor. Bu şablon not kağıdının bir versiyonu, sadece hesaplama yapıyor. Üst kısma adınızı, ayın ilk gününü ve haftalık çalışma sürenizi giriyorsunuz. Altında ise 31 satır otomatik olarak tarih ve gün ile dolduruluyor. Başlangıç, bitiş ve molayı dakikalar olarak giriyorsunuz, diğer her şey otomatik olarak gerçekleşiyor: Gerçek saatler, hedef saatler, günlük bakiye. Hafta sonları gri renkle vurgulanıyor, tatil günleri sarı, ve her ikisinde de hedef süre sıfır olarak gösteriliyor. Tatil listesi ikinci sayfada mevcut ve 2026 yılı için zaten doldurulmuş; siz sadece kendi eyaletinize ait olanları ekliyorsunuz. Gece yarısını aşan vardiyalar tablo tarafından doğru şekilde hesaplanıyor, negatif bir saat sayısı vermiyor. Alt bölümde değerlendirme yer alıyor: Ay içindeki gerçek ve hedef süre, ay bakiyesi, bir önceki aydan devreden tutar ve yeni devreden tutar. Böylece bütün yıl boyunca tek bir kez bile hesaplama yapmadan fazla mesai hesabı tutabilirsiniz. .xlsx ve .ods formatında mevcut, Excel ve LibreOffice'te çalışıyor.

Editorya planlaması nadiren fikirler yüzünden başarısız olur. Başarısızlık, fikirlerin üç farklı araçta bulunmasından kaynaklanır ve kimse bu hafta neyin yayınlanacağını bilmez. Bu şablon planı tek bir sayfada tutar. Altmış satır, her satırda bir gönderi: planlanan tarih, kanal, format, konu, anahtar kelime veya ana mesaj, durum, sorumlu, yayın tarihi ve bağlantı veya not için bir sütun. Kanal, format ve durum seçenek listelerinden gelir, böylece değerlendirme sonrasında düzgün bir şekilde sayılır ve farklı yazım şekilleri nedeniyle hatalarla karşılaşılmaz. İki renk senin için çalışır: Yeşil, yayımlandığını; Kırmızı ise planlanan tarihin geçtiğini ve gönderinin ne yayımlandığını ne de reddedildiğini gösterir. Yani, neyin beklemede olduğunu bir bakışta görebilirsin. İkinci sayfa, verileri değerlendirir: kanala, duruma, kişiye ve aya göre gönderiler. Böylece, tipik boşlukları yeterince erken fark edersin; örneğin, bültenin üç sayısı vardır ve Instagram Ekim ayında hiç gönderi yoktur. .xlsx ve .ods olarak mevcut, Excel'de ve LibreOffice'te çalışır.

Seyahat masraflarını yukarıdaki gibi hesaplamak roket bilimi değil, ancak neredeyse herkesin hata yaptığı bir durum var: sunulan yemekler için yapılan kesintiler. Oteldeki kahvaltı, günlük tam tarife üzerinden yüzde 20, yani 5,60 Euro kesinti yapılmasına sebep olur; bunun nedeni, o gün için sadece 14 Euro’nun belirlenmiş olması bile olsa. Bu şablon doğru hesaplıyor. Yukarıda seyahati tanımlıyorsunuz, sağda tüm oranlar kendi tablosunda yer alıyor: günlük 28 Euro, geliş ve dönüş günü için 14 Euro veya sekiz saatten fazla yokluk için, kesintiler yüzde 20, yüzde 40 ve yüzde 40 ile ve kilometre ücreti. Herhangi bir değişiklik olduğunda bunu bir yere kaydediyorsunuz. Günlük tabloda, her seyahat günü için gün türünü bir seçim listesinden seçiyorsunuz, sunulan yemekler için 1 yazıyorsunuz ve satır, toplam, kesinti ve tutarı hesaplıyor. Bunun altında kilometre ücreti ve belgelerle birlikte yol masrafları, konaklama ve yan masraflar yer alıyor. En altta önceden ödenen miktar düşüldükten sonra toplam tutar yer alıyor ve böylece gerçek transfer edilecek miktar belirleniyor. Sağlanan örnekte, Münih'e yapılan üç günlük seyahat için bu miktar 295,50 Euro’dur. Günlük tarifeler, Gelir Vergisi Kanunu’nun 9. maddesi 4a fıkrasına göre yurt içi seyahatler için geçerlidir. Yurt dışı seyahatler için ülkeye göre kendi tarifeleri geçerlidir. .xls ve .ods formatlarında mevcut, Excel ve LibreOffice'te çalışıyor.