Як швидко та легко ділитися документами OneNote

Як ефективно ділитися документами, створеними в OneNote, з іншими? OneNote пропонує безліч способів переконатися, що ваша інформація потрапить саме туди, куди потрібно. Незалежно від того, чи працюєте ви в команді, чи просто хочете поділитися кількома нотатками з друзями, цей покроковий посібник надасть вам усе необхідне, щоб отримати максимум від OneNote.

Основні висновки

• Документами можна ділитися через OneDrive або SharePoint.
• Ви можете створювати посилання для спільного доступу та додавати персоналізовані повідомлення.
• До нотаток також можна надавати спільний доступ для нарад, включаючи деталі наради.
• Параметри експорту дозволяють надсилати нотатки у форматі PDF або Word.

Покрокове керівництво з надання спільного доступу до документів в OneNote

Щоб ефективно працювати з OneNote, важливо правильно використовувати функції спільного доступу. Ось кілька кроків, які ви можете виконати:

По-перше, вам потрібно переконатися, що блокнот, до якого ви хочете надати спільний доступ, зберігається централізовано. Це можна зробити на Microsoft OneDrive або в SharePoint. Щоб отримати доступ до цієї функції, перейдіть на вкладку "Файл" в OneNote.

Тут ви знайдете опцію "Поділитися". Натисніть на неї, щоб отримати доступ до спільного доступу до вашого блокнота.

Якщо блокнот ще не знаходиться в OneDrive, вам буде запропоновано перемістити його туди. Виберіть потрібне ім'я для вашої записної книжки, наприклад "Приклад", і натисніть кнопку "Перемістити записну книжку". Ці кроки гарантують, що ваш блокнот буде збережено в центральному місці.

Після переміщення блокнот буде автоматично синхронізовано з новим місцем зберігання. Натисніть OK, щоб підтвердити зміни.

Тепер ви можете вводити імена людей у вашій організації після додавання особистого повідомлення. Ця функція дозволяє запрошувати конкретних людей.

Ви також можете створити посилання для спільного доступу. Коли ви натискаєте "Створити посилання для редагування", OneNote генерує посилання, яким ви можете поділитися з колегами. Це посилання дозволяє одержувачам отримати доступ до певної сторінки або розділу блокнота.

Додатковою корисною опцією є можливість ділитися нотатками для нарад. Це дозволяє вам надати учасникам пряме посилання на конкретні нотатки, і вони також отримають всі необхідні деталі зустрічі.

Якщо ви хочете надіслати нотатки електронною поштою, ви можете зробити це через Outlook. Виберіть відповідну сторінку вашого блокнота і скористайтеся функцією надсилання. Це дозволить вставити сторінку в новий електронний лист, і ви також можете додати будь-які необхідні вкладення, наприклад, файли Excel.

Тут ви можете вказати цільову особу або додати додаткових одержувачів у CC. Тему та інші налаштування також можна налаштувати відповідно до ваших побажань.

Ще однією важливою відмінністю з точки зору надсилання є можливість надсилати весь блокнот як вкладення. Ви можете надіслати як сторінку з нотатками, так і сам блокнот як вкладення в електронному листі.

Ви також можете вибрати, чи хочете ви експортувати нотатки у формат PDF або Word. Ця функція особливо корисна, якщо вам потрібен офіційний підсумок або ви хочете поділитися інформацією в іншому форматі.

Після того, як ви зрозумієте і використаєте всі ці можливості, ви будете добре підготовлені до ефективного обміну документами OneNote.

Резюме - Посібник з надання спільного доступу до документів OneNote

OneNote пропонує вам широкий спектр можливостей для обміну нотатками. Від обміну за допомогою посилань та електронної пошти до запрошень на зустрічі та експорту в різні формати - все можливо.