Незалежно від того, чи ви починаєте новий проект, чи оптимізуєте вже існуючий, чітке визначення завдань є запорукою успіху. У цьому розділі ми зосередимося на другому кроці планування проекту - визначенні завдань проекту. Йдеться не лише про те, які завдання потрібно виконати, але й про пошук правильної структури та організації.
Основні висновки
Завдання слід визначати шляхом мозкового штурму в команді. Має сенс створити структуру розбиття робіт (WBS) і візуалізувати завдання на часовій шкалі. На практиці цей процес може бути дещо трудомістким, але результати того варті.
Покрокова інструкція з визначення завдань
Щоб визначити завдання для вашого проекту, виконайте наступні кроки:
Крок 1: Рамкові умови та мозковий штурм
На початку важливо розглянути рамкові умови проекту. Організуйте мозковий штурм, щоб визначити всі можливі завдання, необхідні для досягнення цілей проекту.
Тут вам слід просто відкрито подумати про те, що потрібно. Витратьте час, щоб зібрати всі ідеї, не оцінюючи і не сортуючи їх одразу. Записуйте всі думки, які спадають на думку під час мозкового штурму.
Крок 2: Візуалізуйте завдання на часовій шкалі
Після того, як ви створили список завдань, зробіть ще один крок і перенесіть їх на часову шкалу. Візуалізуйте, які завдання мають бути виконані до якого часу. Це допоможе вам отримати чітке уявлення про часові рамки проекту.
Використовуйте розумні одиниці часу, щоб перевірити здійсненність завдань. Це також включає в себе розгляд залежностей між завданнями, щоб ви могли зрозуміти, які завдання можуть бути виконані паралельно або одне за одним.
Крок 3: Створення структури розбиття робіт (WBS)
Щоб відстежувати завдання, корисно створити структуру розбиття робіт (WBS). WBS допомагає вам організувати завдання в менші, керовані частини, якими легше керувати.
Ви можете створювати WBS у різних форматах, головне, щоб усі члени команди розуміли, як це працює, і могли зробити свій внесок.
Крок 4: Командна робота та зворотній зв'язок
Хоча індивідуальні підходи до мозкового штурму корисні, залучення всієї команди має вирішальне значення для успіху. Обов'язково обговоріть зі своєю командою ваші ідеї та намічений графік.
Команда запропонує різні точки зору, які допоможуть вам визначити завдання, які могли бути пропущені, або оптимізувати графік. Важливим є уточнюючий зворотній зв'язок, який дозволяє як поставити під сумнів попередні припущення, так і розглянути нові ідеї.
Крок 5: Адаптація та подальший розвиток
Складання початкового каталогу завдань - це лише початок. На практиці необхідно буде постійно переглядати та адаптувати завдання та їхню структуру.
Залишайтеся гнучкими і відкритими до змін, якщо з'являється нова інформація або проект розвивається далі. Документуйте всі коригування, щоб у вас був чіткий процес і простежувана історія ваших рішень.
Резюме - Посібник з визначення завдань проекту
Ефективне визначення завдань проекту має вирішальне значення для його успішної реалізації. Створіть зі своєю командою структуру розподілу робіт і візуалізуйте ці завдання на часовій шкалі. Ключова мета - досягти ясності і створити ефективні робочі процеси. Не забувайте регулярно повторювати процес мозкового штурму і надавайте своїй команді можливість постійного зворотного зв'язку.
Найпоширеніші запитання
Як розпочати мозковий штурм? Почніть з відкритим мисленням і записуйте всі ідеї, які спадають на думку вам і вашій команді.
Чому важлива структура розбиття робіт?WBS допомагає вам організувати завдання і відстежувати прогрес проекту.
Як часто я повинен переглядати завдання?Регулярний перегляд важливий, особливо в разі змін в ході проекту або появи нових вимог.
