Планирането и управлението на проекти често изисква добавянето на повтарящи сезадачи, за да се поддържа ефективен преглед на редовните дейности. В това ръководство ще научиш как да създадеш повторна задача в Microsoft Projectи какви опции имаш на разположение.
Най-важни изводи
- Повтарящите се задачи лесно могат да бъдат добавени в MS Project.
- Можеш точно да определиш честотата и продължителността на повторната задача.
- Има възможност за свързване на повтарящи се задачи с други дейности.
Стъпка по стъпка ръководство за създаване на повторна задача
За да създадеш повтаряща се задача в MSProject, следвай следните стъпки:
Първо, отвори Microsoft Project и навигирай до таба „Дейност“. Там ще откриеш опцията „Вмъкване“, последвана от „Дейности“. В тази област можеш да създаваш повтарящи се задачи, които се наричат периодични дейности. Те са полезни за задачи, които се повтарят на определени интервали, като например редовни срещи или консултации.
За да добавиш повтаряща се задача, кликни на „Вмъкни дейност“. Сега можеш да посочиш детайлите на повтарящата се задача. Нека я наречем „Консултация“. Определи продължителността на консултацията, например за един час. Тук имаш свободата да зададеш продължителността според своите нужди – независимо дали е час, ден или минута.
В следващата стъпка трябва да определиш честотата на консултацията. Състои ли се консултацията ежедневно, седмично или месечно? Имате възможност да настройваш честотата по желания от теб начин, било то ежедневно, само в работни дни, седмично в определени дни или месечно на първия ден от месеца.
Да кажем, че консултацията се състои ежедневно, но само в работни дни. Освен това можеш да зададеш начален и краен момент. Например, започни днес и задайте крайната дата на 31 декември. По този начин ще видиш на един поглед колко събития има до края на срока. В този случай това дава 29 повтарящи се консултации. Алтернативно, можеш да кажеш, че консултацията трябва да завърши след 10 събития, а крайната дата ще се адаптира съответно.
След като зададеш основните данни, избери календара – в този пример стандартния календар – и потвърди въведените данни с „OK“. Може да е необходимо да преместиш планирането малко, за да се вписва всичко хармонично в графика. Можеш да свиеш изгледа на повтарящите се задачи в структурата на проекта, така че да стане по-прегледно.
Сега добавихме консултацията като повтаряща се задача. Ако сега искаш да добавиш нова задача, например „Работа“, има възможност да я насрочиш директно след консултацията. За целта отиди на новата дейност и задай продължителността на работата на 6 часа. Сега тук можеш да видиш в полето на предшественика номера на консултацията, която току-що създаде.
Възможно е също така да свързваш тези нови задачи с други дейности. Това означава, че теоретично можеш да създадеш допълнителни задачи следвсяка консултация. Например, ако искаш да добавиш още една задача, наречена „Оцветяване“, която трае два часа и идва след консултацията, можеш просто да посочиш съответната предшестваща задача.
С тези стъпки можеш да създадеш добре организирана Гантова диаграма в Microsoft Project, която ти дава ясен преглед на задачите и техните времеви последователности.
Резюме – Ефективно създаване на повтарящи се задачи в MS Project
В това ръководство научи как лесно и ефективно да създаваш повтарящи се задачи в MS Project. Освен това се запозна с различните възможности за настройка на честотата и структурата на задачите ти, за да организираш проектния си план оптимално.
ЧЗВ
Как да създам повтаряща се задача?Навигирай до таба "Дейност", избери "Вмъкни" и след това "Дейности".
Мога ли да променя продължителността на повтаряща се задача?Да, можеш свободно да избираш продължителността, например между една минута и няколко дни.
Колко често може да се повтаря една задача?Можеш да я планираш ежедневно, седмично, месечно или годишно.
Мога ли да определя начален и краен момент за повтарящи се задачи?Да, както началният, така и крайният момент могат да се зададат индивидуално.
Мога ли да свързвам повтарящи се задачи с други задачи?Да, можеш да установиш предшественически отношения между повтарящи се и други задачи.
