В това ръководство показваме как да въведете разходив Microsoft Project. Добавянето на разходи към вашия проект е съществено за планирането и мониторинга на финансовите аспекти, за да можете да работите по-ефективно. След като преминете през това ръководство, ще можете да присвоявате разходи на ресурси и дейности ефективно.
Най-важни заключения
- Важно е да структурирате проекта си правилно преди да добавите разходи.
- Ресурсите могат да бъдат както хора, така и материали, свързани с разходи.
- Присвояването на разходи се извършва чрез въвеждане на специфични суми в таблицата с ресурси.
- Общият преглед на проекта позволява контрол върху планираните и действителните разходи.
Стъпка по стъпка ръководство
Започнете, като създадете първия си проект или отворите съществуващ проект, в който искате да въведете разходи. Убедете се, че вече са присвоени ресурси като хора и материали.
Сега създайте нов проект. В този пример назоваваме проекта „Нова поръчка 2“. Планирате да рекламирате проекта и да направите оценка. Добавете към проекта един етап, който представлява завършването на рекламата. Уверете се, че етапът е въведен на „0“, за да се представи правилно.
Може да искате да обедините няколко дейности. Означете всички важни точки, след това отидете на функцията „Обединяване“. Това опростява прегледа на проекта и прави всичко да бъде обединено в един общ процес.
След като проектът е структуриран и дейностите са обединени в един общ процес, можете да започнете с изчисляването на разходите. За да видите общите разходи, отидете на менюто „Проект“ и изберете „Информация за проекта“ и „Статистика“. Тук можете да проверите вече въведените и планираните разходи.
Покажете общите разходи на проекта си. Обърнете внимание, че в момента разходите на двата проекта се показват в един преглед. Препоръчително е да използвате отделни проектни листове за различни поръчки, за да осигурите прегледност.
Сега, за да присвоите специфични разходи, щракнете върху процеса „Реклама“, след това с десен клик изберете „Присвояване на ресурси“. Ще забележите, че в момента само хора и материали са налични. За да добавите реклама като ресурс, преминете в таблицата с ресурси.
В таблицата с ресурси сега добавяте името „Реклама“ в полето „Имена на ресурси“. В зависимост от вида на рекламата, например Facebook Ads, можете да добавите допълнителни детайли. В полето „Тип“ изберете „Разходи“. Обърнете внимание, че тук не можете да въведете допълнителни данни, като разходи на употреба или минимални суми. Попълнете само необходимото поле за обща сума.
След като сте въвели ресурса реклама, върнете се към присвояването. Изберете ресурса „Реклама“ и кликнете на „Присвояване“. В тази стъпка сега добавяте и разходите за рекламата, например сума от 1000 евро.
След присвояването можете да проверите дали сумата е коректно въведена в проекта. За целта отново отидете на менюто „Проект“ и изберете „Информация за проекта“ и „Статистика“. Сега трябва да видите, че сумата от 1000 евро е посочена в изчислените разходи.
След като сте следвали всички стъпки, успешно сте въвели разходи в Microsoft Project. Това е важна стъпка за ефективно финансово планиране на вашия проект.
Резюме – Въвеждане на разходи в MS Project
В това ръководство научихте как успешно да въвеждате разходи в Microsoft Project, за да поддържате финансов преглед на вашия проект.
Често задавани въпроси
Как да добавя ресурси в MS Project?Можете да добавите ресурси в таблицата с ресурси, като въведете ново име на ресурс.
Мога ли да управлявам няколко проекта в един документ?Да, можете да показвате няколко проекта в един документ, но е препоръчително да се използват отделни проектни листове.
Как да проверя общите разходи в проекта си?Отидете на менюто „Проект“, изберете „Информация за проекта“ и след това „Статистика“, за да видите общите разходи.
Трябва ли да посочвам разходи на употреба?Не, при въвеждане на разходи за конкретни ресурси в MS Project, това не е необходимо.
