Efektivní organizace v Gmailu – chytré využití štítků

Gmail nemá složky. Místo toho nabízí možnost používat štítky, což je často mnohem flexibilnější a praktičtější. Štítky ti umožňují individuální třídění tvých e-mailů, takže máš vždy přehled. V tomto návodu ti ukážu, jak efektivně pracovat se štítky a jak je přizpůsobit svým potřebám k optimální organizaci své doručené pošty.

Nejdůležitější poznatky

• Štítky nabízejí větší flexibilitu než složky.
• Můžeš použít několik štítků pro jeden e-mail.
• Pomocí barev můžeš vizuálně odlišit své štítky.
• Filtry ti pomáhají automatizovat organizaci.

Podrobný návod

1. Pochopení a vytváření štítků

Jedna z největších výhod Gmailu je možnost vytvářet štítky. Zatímco v jiných e-mailových službách máš složky, štítky ti nabízejí flexibilnější řešení. Pokud chceš vytvořit nový štítek, přejdi do své doručené pošty Gmailu a klikni na ikonu štítku.

Zde můžeš buď vybrat existující štítek, nebo vytvořit nový. Pokud vytvoříš nový štítek, pojmenuj ho například „Objednávky“ a poté klikni na „Vytvořit“ a potvrď to.

Štítek se nyní zobrazí na tvém seznamu, a jakmile na něj klikneš, budou ti zobrazeny všechny e-maily pod tímto štítkem.

2. Nastavení barev pro štítky

Aby ses svými e-maily lépe organizoval, můžeš nastavit barvy pro své štítky. Možná chceš například pro objednávky zvolit zelenou barvu, abys na první pohled viděl, že se jedná o objednávku.

Aby ses změnil barvu svého štítku, znovu přejdi do nastavení štítků a vyber odpovídající barvu. To zlepší přehlednost a usnadní ti práci.

3. Správa štítků

Poté, co jsi vytvořil své štítky, můžeš chtít také skrýt nebo změnit štítek. V nastavení správy štítků můžeš určit, které štítky se mají zobrazovat jako výchozí a které ne.

Pokud máš například štítek jménem „Stefan“ pro méně důležité e-maily, můžeš ho nastavit tak, aby byl výchozí skrytý. Tím bude tvá doručená pošta méně přeplněná.

4. Přidání dalších štítků

Užitečný další štítek by mohl být „Nevyřízeno“. Pokud chceš přidat nový štítek, jednoduše přejdi do správy štítků a klikni na „Vytvořit nový štítek“. U tohoto štítku si také můžeš vybrat barvu, například červenou pro nevyřízené úkoly.

Tak máš vždy na první pohled přehled o tom, které e-maily jsou ještě otevřené a můžeš si případně nastavit priority.

5. Nastavení filtrů pro štítky

Aby ses svou organizaci ještě více optimalizoval, měl bys zvážit vytvoření filtrů. Filtry ti umožňují automaticky označit e-maily určitým štítkem, jakmile dorazí do tvé doručené pošty.

Aby ses dostal do nastavení filtrů. Můžeš vytvořit filtry, které například automaticky označují e-maily od určitých odesílatelů tvým štítkem „Objednávky“.

6. Kombinování štítků v vyhledávacím poli

Skvělou funkcí Gmailu je vyhledávací lišta. Zde můžeš cíleně hledat e-maily a kombinovat štítky. Pokud chceš vidět pouze nevyřízené e-maily od konkrétního odesílatele, například Stefana, můžeš to udělat zadáním „Stefan + nevyřízeno“ do vyhledávacího pole.

Kombinováním vyhledávání získáš přesně ty e-maily, které jsou pro tebe relevantní, a vyhneš se nadměrnému přílivu informací.

Souhrn – Jak uvést pořádek do Gmailu – S štítky pracuj rychleji a přehledněji

Gmail nabízí vynikající možnost organizace tvých e-mailů prostřednictvím štítků, které jsou flexibilnější než tradiční složky. Když si uděláš čas na vytvoření a správu štítků, rychle si uvědomíš, jak jednoduché je mít přehled. Využij barvy, filtry a vyhledávací funkci k tomu, abys svou práci zefektivnil a měl svou doručenou poštu pod kontrolou.