Ismétlődő feladatok létrehozása az MS Projectben

A projektek tervezése és kezelése gyakran megköveteli ismétlődőfeladatokhozzáadását, hogy hatékony áttekintést nyerjünk a rendszeres tevékenységekről. Ebben az útmutatóban megtanulod, hogyan hozhatsz létre egy ismétlődő feladatot a Microsoft Projectprogramban, és milyen lehetőségeid vannak ehhez.

Legfontosabb megállapítások

• Az MS Project programban egyszerűen hozzáadhatók az ismétlődő feladatok.
• Pontosan meghatározhatod az ismétlődő feladat gyakoriságát és időtartamát.
• Lehetőség van ismétlődő feladatok más tevékenységekkel való összekapcsolására.

Lépésről lépésre útmutató egy ismétlődő feladat létrehozásához

Az MS Project programban az ismétlődő feladat létrehozásához kövesd az alábbi lépéseket:

Először is nyisd meg a Microsoft Project programot, és navigálj a „Tevékenység” fülre. Ott megtalálod az „Hozzáadás” lehetőséget, majd a „Tevékenységek” lehetőséget. Ezen a területen tudsz létrehozni ismétlődő feladatokat, amelyeket periódikus tevékenységeknek hívnak. Ezek hasznosak olyan feladatok számára, amelyek meghatározott időközönként ismétlődnek, mint például rendszeres megbeszélések vagy találkozók.

Az ismétlődő feladat létrehozásához kattints a „Tevékenység hozzáadása” gombra. Most megadhatod az ismétlődő feladat részleteit. Hívjuk a feladatot „Találkozó”-nak. Határozd meg a találkozó időtartamát, például egy órában. Itt szabadon meghatározhatod az időtartamot, legyen az egy óra, egy nap vagy egy perc.

A következő lépésben meg kell határoznod a találkozó gyakoriságát. A találkozó naponta, hetente vagy havonta van? Lehetőséged van a gyakoriságot az igényeid szerint beállítani, legyen az naponta, csak munkanapokon, hetente meghatározott napokon vagy havonta az hónap első napján.

Tegyük fel, hogy a találkozó naponta történik, de csak munkanapokon. Ezen kívül beállíthatod a kezdő és a befejező időpontokat. Például kezdj ma, és állítsd be a végső dátumot december 31-re. Így egy pillantással láthatod, hány előfordulás van a határidő végéig. Ebben az esetben 29 ismétlődő találkozó jön létre. Alternatív megoldásként azt is mondhatod, hogy a találkozónak 10 előfordulás után kell befejeződnie, és a végső dátum ehhez igazodik.

Miután megadtad az alapvető adatokat, válaszd ki a naptárat – ebben a példában a szabvány naptárat – és erősítsd meg a bejegyzéseket az „OK” gombbal. Lehet, hogy szükség lesz a tervezés kissé eltolására, hogy minden harmonikusan illeszkedjen a menetrendbe. Az ismétlődő feladatok nézetét a projekt struktúrában össze tudod húzni, hogy átláthatóbbá váljon.

Most már hozzáadtuk a találkozót ismétlődő feladatként. Ha most egy új feladatot szeretnél hozzáadni, például „Munka”, lehetőséged van ezt közvetlenül a találkozó után ütemezni. Ehhez lépj az új tevékenységre, és állítsd be a munkaidőt 6 órára. Itt most a megelőző mezőben látni fogod a számot a találkozóról, amelyet éppen létrehoztál.

Új feladatokat is összekapcsolhatsz más tevékenységekkel. Ez azt jelenti, hogy elvileg minden találkozó után új feladatokat hozhatsz létre. Ha például egy új feladatot szeretnél hozzáadni „Kifestés” néven, amely két órát vesz igénybe és a találkozó után következik, egyszerűen megadhatod a megfelelő előző feladatot.

Ezekkel a lépésekkel egy jól szervezett Gantt-diagramot hozhatsz létre a Microsoft Project programban, amely világos áttekintést nyújt a feladataidról és azok időbeli sorrendjéről.

Összefoglalás – Ismétlődő feladatok hatékony létrehozása az MS Project programban

Ebben az útmutatóban megtanultad, hogyan hozhatsz létre ismétlődő feladatokat egyszerűen és hatékonyan az MS Project programban. Ezenkívül megismerted a gyakoriság és a feladatok struktúrájának különböző testreszabási lehetőségeit, hogy optimálisan szervezhesd a projekttervedet.