PDF-y są stałym elementem naszej codzienności. Te pliki transportują informacje w uporządkowany i czytelny sposób. Jednak podczas wysyłania PDF-ów często napotykamy wyzwania – szczególnie, gdy chcemy upewnić się, że odbiorca je rzeczywiście otrzymał i przeczytał. Dzięki Document Cloud od Acrobat możesz efektywnie wysyłać PDF-y i śledzić ich dostęp. W tej instrukcji pokażę ci, jak możesz wykorzystać funkcję „Wyślij i śledź”, aby profesjonalnie wysłać PDF-y.
Najważniejsze wnioski
- Możesz łatwo wysyłać PDF-y za pośrednictwem Document Cloud, bez wysyłania ich jako załączników w wiadomości e-mail.
- Funkcja „Wyślij i śledź” pozwala na otrzymanie potwierdzenia odbioru, gdy odbiorca otworzy dokument.
- Masz możliwość utworzenia anonimowego linku lub wysłania PDF-a bezpośrednio za pomocą wiadomości e-mail.
Instrukcja krok po kroku
Krok 1: Przygotowanie dokumentu
Zanim rozpoczniesz wysyłanie, upewnij się, że dokument PDF, który chcesz wysłać, jest gotowy. W tym przypadku jest to formularz strony internetowej. Otwórz go w swojej aplikacji Acrobat.
Krok 2: Wybór funkcji „Wyślij i śledź”
Przejdź do narzędzi w Acrobat i wybierz opcję „Wyślij i śledź”. Program automatycznie dodaje aktualnie otwarty dokument do procesu wysyłki. To pierwszy krok, aby zaoszczędzić czas.
Krok 3: Prześlij dokument
Teraz masz możliwość wysłania dokumentu anonimowo lub zwrócenia się do konkretnych odbiorców. Zdecyduj, czy chcesz utworzyć anonimowy link, czy wolisz spersonalizowane wiadomości. Możesz opcjonalnie dodać logo, co uczyni całość wizualnie atrakcyjniejszą.
Krok 4: Wygeneruj link
Po przesłaniu dokumentu do Document Cloud otrzymasz link, który możesz skopiować. Link ten jest teraz w schowku i może być wklejony do wiadomości, którą wysyłasz do odbiorcy.
Krok 5: Przetestuj link
Aby upewnić się, że link działa, otwórz nową kartę przeglądarki i wklej adres URL. Teraz powinieneś być w stanie pobrać dokument bez konieczności wysyłania go jako załącznik e-mailowy.
Krok 6: Wysyłanie PDF-a za pomocą e-maila
Alternatywnie możesz wysłać dokument bezpośrednio za pomocą e-maila z Acrobat. Acrobat zapyta cię o preferowaną aplikację e-mailową. Upewnij się, że na twoim komputerze zainstalowany jest klient e-mailowy, taki jak Outlook lub Apple Mail.
Krok 7: Otrzymaj potwierdzenie odbioru
Kiedy odbiorca kliknie link i otworzy dokument, automatycznie otrzymasz powiadomienie e-mailowe. Zawiera ono informację, że odbiorca wyświetlił dokument. Jest to szczególnie przydatne, gdy pracujesz z umowami i potrzebujesz potwierdzenia, że zainteresowany zapoznał się z dokumentem.
Krok 8: Zarządzaj wysłanymi plikami
Przejdź do wysłanych plików w Acrobat, aby uzyskać przegląd dokumentów, które wysłałeś. Możesz zarządzać dokumentem, zmieniać jego nazwę lub nawet go usunąć, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Krok 9: Wysyłanie PDF-ów w drodze
Zaletą Document Cloud jest szczególnie odczuwalna, gdy jesteś w drodze. Niezależnie od tego, czy korzystasz z iPada, iPhone'a czy innego urządzenia, możesz łatwo i wygodnie wysyłać dokumenty. To bardzo przydatne, gdy często pracujesz poza biurem.
Podsumowanie – Wysyłanie i śledzenie PDF-ów za pomocą Document Cloud
Dzięki Document Cloud od Acrobat możesz szybko i łatwo wysyłać PDF-y i śledzić ich dostęp. Funkcje umożliwiają nie tylko wysyłanie bez załączników e-mailowych, ale także rejestrowanie potwierdzeń odbioru, co profesjonalizuje zarządzanie dokumentami. Dzięki temu zawsze masz kontrolę nad ważnymi plikami i ich statusem.
Najczęściej zadawane pytania
Jak mogę utworzyć anonimowy link do PDF-a?Wybierasz w funkcji „Wyślij i śledź” opcję „utwórz anonimowy link” i postępujesz zgodnie z instrukcjami.
Co się stanie, gdy odbiorca otworzy dokument?Otrzymasz powiadomienie e-mailowe, że odbiorca wyświetlił dokument.
Czy mogę edytować dokument w dowolnym momencie po jego wysłaniu?Tak, możesz zarządzać wysłanym dokumentem w Document Cloud, zmieniać jego nazwę lub usuwać go.
Jakiego programu e-mailowego potrzebuję do wysyłania bezpośrednio z Acrobat?Możesz użyć dowolnego programu e-mailowego, który jest zainstalowany na twoim komputerze, takiego jak Outlook lub Apple Mail.
