Crearea și gestionarea eficientă a folderelor de căutare în Outlook

Folderele de căutare în Outlook reprezintă o funcție puternică pentru a-ți gestiona e-mailurile într-un mod direcționat și practic. Dacă cauți adesea mesaje specifice, poate deveni enervant să trebuiască să introduci constant aceleași termeni de căutare. Folderele de căutare îți permit să pregătești aceste căutări și să le accesezi cu un simplu clic. Dacă te întrebi cum să creezi sau să ștergi un folder de căutare, ești exact la locul potrivit.

Cele mai importante concluzii

• Folderele de căutare te ajută să organizezi e-mailurile după anumite criterii.
• Poți crea propriile foldere de căutare bazate pe cuvinte cheie sau expeditori specifici.
• Personalizarea și ștergerea folderelor de căutare este simplă.

Instrucțiuni pas cu pas

Funcții de căutare de bază în Outlook

Înainte de a începe cu crearea și gestionarea folderelor de căutare, ar trebui să înveți funcțiile de căutare de bază în Outlook. Poți face clic pe simbolul de căutare din bara de instrumente a căsuței tale de email pentru a activa bara de căutare.

Aici se deschide instrumentul de căutare, cu care poți filtra căutările după diferite criterii. Vrei să cauți doar în folderul curent sau în toate elementele din Outlook? Ai posibilitatea de a extinde căutarea fie la anumite foldere, fie la întreaga ta căsuță de e-mail.

Poți introduce pur și simplu un termen de căutare pentru a căuta în e-mailurile tale. De exemplu, dacă vrei să cauți „udimi”, poți introduce asta aici.

Creează un folder de căutare

Imaginează-ți că vrei să creezi un nou folder de căutare pentru e-mailurile de la o anumită persoană, să spunem „Rene”. Scopul aici este de a optimiza căutările, astfel încât să poți căuta constant numele.

Pentru a crea un folder de căutare, fă clic dreapta pe secțiunea folderelor de căutare și alege „Folder de căutare nou”. Aici ai opțiunea de a selecta diferite opțiuni de filtrare. De exemplu, poți alege să afișezi doar mesajele necitite, mesajele de la anumite persoane sau doar mesajele importante.

Dacă dorești să folosești cuvinte specifice care să fie incluse în e-mailuri, cum ar fi „raport de vânzări”, introdu acestea în câmpul corespunzător. De asemenea, poți stabili mai multe termeni de căutare pentru a restrânge și mai mult rezultatele.

După ce ai făcut clic pe „OK”, folderul de căutare va fi creat. Acesta va avea acum funcția de a afișa automat toate e-mailurile relevante care îndeplinesc criteriile de căutare stabilite. Avantajul este că nu trebuie să cauți constant aceleași termeni, ci rezultatele sunt direct accesibile.

Personalizarea unui folder de căutare

Dacă dorești să schimbi ulterior criteriile folderului tău de căutare, acest lucru este un proces simplu. Fă clic dreapta pe folderul tău de căutare și alegi “Personalizează folderul de căutare”. Aici poți modifica criteriile de filtrare și numele folderului de căutare.

Ai libertatea de a seta filtrele astfel încât să corespundă exact nevoilor tale, fie prin adăugarea altor adrese de e-mail, fie prin alți parametri personalizabili.

Ștergerea unui folder de căutare

Se poate întâmpla să nu mai ai nevoie de un folder de căutare. Ștergerea este la fel de simplă. Fă clic dreapta pe folderul de căutare pe care dorești să-l ștergi și alege „Șterge”. Confirmă selecția, iar folderul de căutare va fi eliminat.

În coșul de reciclare (sub „Elemente șterse”) poți șterge definitiv folderul de căutare, eliminând de asemenea mesajele conținute.

Rezumat – Un ghid cuprinzător pentru utilizarea eficientă a folderelor de căutare în Outlook

Folderele de căutare sunt un instrument esențial atunci când vine vorba de gestionarea eficientă a e-mailurilor tale în Outlook. Prin flexibilitatea și ușurința lor de utilizare, poți simplifica considerabil căutarea informațiilor importante. Indiferent dacă creezi, personalizezi sau ștergi foldere de căutare – acest ghid îți oferă pașii necesari.