Crearea de sarcini recurente în MS Project

Planificarea și gestionarea proiectelor necesită adesea inserarea de sarcirecurentepentru a menține o imagine de ansamblu eficientă asupra activităților periodice. În acest ghid, vei afla cum să creezi o sarcină recurentă în Microsoft Projectși ce opțiuni ai la dispoziție.

Cele mai importante concluzii

• Sarcinile regulate pot fi ușor inserate în MS Project.
• Poți stabili exact frecvența și durata unei sarcini recurente.
• Există posibilitatea de a lega sarcinile recurente de alte activități.

Instrucțiuni pas cu pas pentru crearea unei sarcini recurente

Pentru a crea o sarcină recurentă în MSProject, urmează pașii de mai jos:

În primul rând, deschizi Microsoft Project și navighezi la tab-ul „Activitate”. Acolo găsești opțiunea „Inserare”, urmată de „Activități”. În această zonă poți crea sarcini recurente, care sunt denumite activități periodice. Acestea sunt utile pentru sarcini care au loc la intervale regulate, cum ar fi întâlniri sau ședințe periodice.

Pentru a crea o sarcină recurentă, dă clic pe „Inserare activitate”. Poți acum să specifici detaliile sarcinii recurente. Să numim sarcina „Întâlnire”. Definește durata întâlnirii, de exemplu, la o oră. Aici ai libertatea de a stabili durata conform necesităților tale – fie că este o oră, o zi sau o minută.

În pasul următor, trebuie să stabilești frecvența întâlnirii. Se desfășoară întâlnirea zilnic, săptămânal sau lunar? Ai posibilitatea de a ajusta frecvența conform dorințelor tale, fie că este zilnic, doar în zilele lucrătoare, săptămânal în zilele specifice sau lunar pe data de 1 a lunii.

Să presupunem că întâlnirea are loc zilnic, însă doar în zilele lucrătoare. În plus, poți stabili un moment de început și un moment de sfârșit. De exemplu, începe astăzi și setează data de sfârșit pe 31 decembrie. În acest mod, poți vedea dintr-o privire câte ocazii există până la sfârșitul termenului. În acest caz, rezultă 29 de întâlniri recurente. Alternativ, poți spune că întâlnirea ar trebui să se termine după 10 ocazii, iar data de sfârșit se va ajusta corespunzător.

După ce ai completat informațiile de bază, selectează calendarul – în acest exemplu calendarul standard – și confirmă datele cu „OK”. Ar putea fi necesar să ajustezi planificarea puțin, pentru ca totul să se potrivească armonios în program. Poți complica vizualizarea sarcinilor recurente în structura proiectului, astfel încât să fie mai clară.

Acum am inserat întâlnirea ca sarcină recurentă. Dacă dorești să adaugi acum o nouă sarcină, de exemplu „Lucrări”, există posibilitatea de a o programa direct după întâlnire. Mergi la noua activitate și setează durata lucrării la 6 ore. Aici vei vedea acum în câmpul predecesor numărul pentru întâlnirea pe care ai creat-o anterior.

Este de asemenea posibil să le leagă aceste sarcini noi cu alte activități. Asta înseamnă că poți teoretic să creezi alte sarcini dupăfiecare întâlnire. De exemplu, dacă dorești să adaugi o altă sarcină numită „Vopsire”, care durează două ore și vine după întâlnire, poți pur și simplu să scrii sarcina predecesor corespunzătoare.

Cu acești pași, poți crea un grafic Gantt bine organizat în Microsoft Project, care îți oferă o imagine clară asupra sarcinilor tale și asupra succesiunii lor temporale.

Rezumat – Crearea eficientă a sarcinilor recurente în MS Project

În acest ghid, ai învățat cum să creezi sarcini recurente în MS Project într-un mod simplu și eficient. De asemenea, ai descoperit diferitele opțiuni de personalizare a frecvenței și structurii sarcinilor tale pentru a-ți organiza planul de proiect în mod optim.