Plánovanie a správa projektov často vyžaduje pridanie opakujúcich saúloh, aby sa získal efektívny prehľad o pravidelných aktivitách. V tomto návode sa dozvieš, ako v Microsoft Projectvytvoriť opakujúcu sa úlohu a aké možnosti máš pri tom k dispozícii.
Najdôležitejšie poznatky
- Pravidelné úlohy sa dajú jednoducho pridať do MS Project.
- Môžeš presne definovať frekvenciu a trvanie opakujúcej sa úlohy.
- Existuje možnosť prepojiť opakujúce sa úlohy s inými činnosťami.
Krok za krokom: Návod na vytvorenie opakujúcej sa úlohy
Aby si mohol vytvoriť opakujúcu sa úlohu v MSProject, postupuj podľa nasledujúcich krokov:
Najskôr otvoríš Microsoft Project a prejdeš na kartu „Činnosť“. Tam nájdeš možnosť „Vložiť“, nasledovanú „Činnosťami“. V tejto oblasti môžeš vytvárať opakujúce sa úlohy, ktoré sa označujú ako periodické činnosti. Tieto sú praktické pre úlohy, ktoré sa opakujú v pravidelných intervaloch, ako sú napríklad pravidelné stretnutia alebo porady.
Aby si mohol vytvoriť opakujúcu sa úlohu, klikni na „Vložiť činnosť“. Teraz môžeš zadať podrobnosti opakujúcej sa úlohy. Povedzme, že úlohu nazveme „Porada“. Definuj trvanie porady, napríklad na jednu hodinu. Tu máš slobodu nastaviť trvanie podľa svojich požiadaviek – či už jednu hodinu, jeden deň alebo jednu minútu.
V ďalšom kroku musíš stanoviť frekvenciu porady. Koná sa porada denne, týždenne alebo mesačne? Máš možnosť prispôsobiť frekvenciu podľa svojich želaní, či už denne, iba v pracovných dňoch, týždenne v určitých dňoch alebo mesačne prvého dňa v mesiaci.
Povedzme, že porada sa koná denne, ale iba v pracovných dňoch. Okrem toho môžeš stanoviť začiatok a koniec. Začni napríklad dnes a nastav koncový dátum na 31. december. Týmto spôsobom uvidíš na jednom pohľade, koľko výskytov je do konca termínu. V tomto prípade to dá 29 opakujúcich sa porád. Alternatívne môžeš tiež povedať, že porada má skončiť po 10 výskytoch, a koncový dátum sa prispôsobí.
Po tom, čo si zadal základné údaje, vyber kalendár – v tomto príklade štandardný kalendár – a potvrď vstupy kliknutím na „OK“. Môže byť potrebné posunúť plánovanie trochu, aby všetko harmonicky zapadlo do časového plánu. Môžeš zložiť zobrazenie opakujúcich sa úloh v projektovej štruktúre, aby si získal prehľadnejší prehľad.
Teraz sme pridali poradu ako opakujúcu sa úlohu. Ak teraz chceš pridať novú úlohu, napríklad „Práca“, máš možnosť naplánovať ju priamo po porade. Choď na novú činnosť a nastav trvanie práce na 6 hodín. Tu teraz vidíš v poli predchodcu číslo pre poradu, ktorú si práve vytvoril.
Je tiež možné prepojiť tieto nové úlohy s inými činnosťami. To znamená, že teoreticky môžeš po každej porade pridať ďalšie úlohy vytvoriť. Ak napríklad chceš pridať ďalšiu úlohu s názvom „Maľovanie“, ktorá trvá dve hodiny a nasleduje po porade, jednoducho môžeš zadať príslušnú predchádzajúcu úlohu.
Pomocou týchto krokov si môžeš vytvoriť dobre usporiadaný Ganttov diagram v Microsoft Project, ktorý ti poskytne jasný prehľad o tvojich úlohách a ich časových následnostiach.
Zhrnutie – Efektívne pridávanie opakujúcich sa úloh v MS Project
V tomto návode si sa dozvedel, ako jednoducho a efektívne vytvárať opakujúce sa úlohy v MS Project. Okrem toho si sa oboznámil s rôznymi možnosťami prispôsobenia frekvencie a štruktúry svojich úloh, aby si optimálne organizoval svoj plán projektu.
Často kladené otázky
Ako vytvorím opakujúcu sa úlohu?Prejdi na kartu "Činnosť", vyber "Vložiť" a potom "Činnosti".
Môžem prispôsobiť trvanie opakujúcej sa úlohy?Áno, môžeš slobodne zvoliť trvanie, napr. medzi jednou minútou a niekoľkými dňami.
Ak často sa môže opakujúca sa úloha konať?Môžeš ju naplánovať denne, týždenne, mesačne alebo ročne.
Môžem nastaviť začiatok a koniec pre opakujúce sa úlohy?Áno, môžeš individuálne nastaviť ako začiatok, tak aj koniec.
Môžem prepojiť opakujúce sa úlohy s inými úlohami?Áno, môžeš vytvoriť predchodcovské vzťahy medzi opakujúcimi sa a inými úlohami.
