PDF-ji so stalni del našega vsakdana. Ti dokumenti prenašajo informacije na strukturiran in berljiv način. Ko gre za pošiljanje PDF-jev, pa se pogosto pojavijo izzivi - zlasti, če želite zagotoviti, da prejemnik dejansko prejme in prebere dokument. S Document Cloud od Acrobat lahko PDF-je učinkovito pošiljate in spremljate njihovo dostopnost. V tem priročniku vam bom pokazal, kako uporabiti funkcijo „Pošlji in spremljaj“, da profesionalno pošljete PDF-je.
Najpomembnejši vpogledi
- PDF-je lahko enostavno pošiljate preko Document Cloud, brez da jih pošiljate kot priponko v e-pošti.
- Funkcija „Pošlji in spremljaj“ vam omogoča, da prejmete potrdilo o prejemu, ko prejemnik odpre dokument.
- Imate možnost ustvariti anonimen povezavo ali PDF neposredno poslati po e-pošti.
Navodila po korakih
Korak 1: Priprava dokumenta
Preden začnete s pošiljanjem, se prepričajte, da je PDF-dokument, ki ga želite poslati, pripravljen. V tem primeru gre za vprašalnik za spletno stran. Odprite ga v svoji aplikaciji Acrobat.
Korak 2: Izbira funkcije „Pošlji in spremljaj“
Navigirajte do orodij v Acrobatu in izberite možnost „Pošlji in spremljaj“. Program samodejno vključi trenutno odprt dokument v proces pošiljanja. To je prvi korak za varčevanje s časom.
Korak 3: Nalaganje dokumenta
Sedaj imate priložnost, da dokument pošljete bodisi anonimno bodisi se osebno obrnite na prejemnike. Odločite se, ali želite ustvariti anonimen povezavo, ali če raje izberete personalizirane sporočila. Opcijsko lahko dodate tudi logo, kar to vizualno naredi bolj privlačno.
Korak 4: Generiranje povezave
Ko je dokument naložen v Document Cloud, boste prejeli povezavo, ki jo lahko kopirate. Ta povezava je zdaj v vaši odložišču in jo lahko prilepite v sporočilo, ki ga pošljete prejemniku.
Korak 5: Preizkusite povezavo
Da se prepričate, da povezava deluje, odprite nov brskalnik in prilepite URL. Zdaj bi morali biti sposobni prenesti dokument, ne da bi ga morali poslati kot priponko v e-pošti.
Korak 6: Pošiljanje PDF-jev po e-pošti
Alternativno lahko dokument neposredno pošljete po e-pošti iz Acrobata. Acrobat vas vpraša, katero e-poštno aplikacijo želite uporabljati. Prepričajte se, da imate na računalniku nameščen e-poštni klient, kot sta Outlook ali Apple Mail.
Korak 7: Prejemanje potrdila o prejemu
Ko prejemnik klikne na povezavo in odpre dokument, boste samodejno prejeli e-poštno obvestilo. To vsebuje informacijo, da je prejemnik dokument pregledal. To je še posebej uporabno, ko delate s pogodbami in potrebujete potrditev, da je interesent pogledal dokument.
Korak 8: Upravljanje poslanih datotek
Pojdite do poslanih datotek v Acrobatu, da dobite pregled dokumentov, ki ste jih poslali. Dokument lahko upravljate, preimenujete ali celo izbrišete, če je to potrebno.
Korak 9: Pošiljanje PDF-jev na poti
Prednost Document Cloud je še posebej opazna, ko ste na poti. Ne glede na to, ali uporabljate iPad, iPhone ali katero koli drugo napravo, lahko dokumente enostavno in udobno pošiljate. To je zelo koristno, če pogosto delate zunaj pisarne.
Sklep - Enostavno pošiljanje in spremljanje PDF-jev prek Document Cloud
S Document Cloud iz Acrobata lahko hitro in enostavno pošiljate PDF-je ter spremljate dostopanje do njih. Funkcije vam omogočajo ne le pošiljanje brez e-poštne priponke, ampak tudi zajemanje potrdil o prejemu, kar profesionalizira upravljanje dokumentov. Tako imate vedno pregled nad pomembnimi datotekami in njihovim stanjem.
Pogosta vprašanja
Kako ustvarim anonimen povezavo za PDF?V funkciji „Pošlji in spremljaj“ izberete možnost „ustvari anonimen povezavo“ in sledite navodilom.
Kaj se zgodi, ko prejemnik odpre dokument?Prejeli boste e-poštno obvestilo, da je prejemnik dokument ogledal.
Ali lahko dokument kadarkoli uredim potem, ko je bil poslan?Da, poslani dokument lahko upravljate, preimenujete ali izbrišete v Document Cloud.
Katero e-poštno aplikacijo potrebujem za pošiljanje neposredno iz Acrobata?Uporabite lahko katero koli e-poštno aplikacijo, ki je nameščena na vašem računalniku, kot je Outlook ali Apple Mail.
