Načrtovanje in upravljanje projektov pogosto zahteva vključitev ponavljajočih senalog, da ohranite učinkovit pregled nad rednimi aktivnostmi. V tem priročniku se boš naučil, kako v Microsoft Projectustvariti ponavljajočo se nalogo in katere možnosti so ti na voljo.
Najpomembnejši vpogledi
- Ponavljajoče se naloge lahko enostavno vključite v MS Project.
- Prav tako lahko natančno določite pogostost in trajanje ponavljajoče se naloge.
- Obstaja možnost, da povežete ponavljajoče se naloge z drugimi opravili.
Korak za korakom vodič za ustvarjanje ponavljajoče se naloge
Za ustvarjanje ponavljajoče se naloge v MSProjectu, upoštevaj naslednje korake:
Najprej odpri Microsoft Project in pojdi na zavihek „Opravilo“. Tam boš našel možnost „Vstavi“, nato izberi „Opravil“. Na tem področju lahko ustvariš ponavljajoče se naloge, ki jih imenujemo periodična opravila. Ta so praktična za naloge, ki se ponavljajo v rednih intervalih, kot so na primer redni sestanki ali pogovori.
Da ustvariš ponavljajočo se nalogo, klikni na „Vstavi opravilo“. Zdaj lahko navedeš podrobnosti ponavljajoče se naloge. Poimenujmo nalogo „Sestanek“. Določi trajanje sestanka, na primer eno uro. Tukaj imaš svobodo, da trajanje prilagodiš glede na svoje potrebe – naj bo to ena ura, en dan ali ena minuta.
V naslednjem koraku moraš določiti frekvenco sestanka. Se sestanek odvija vsak dan, enkrat na teden ali mesečno? Imaš možnost prilagoditi frekvenco po svojih željah, bodisi dnevno, samo ob delovnih dneh, tedensko v določenih dneh ali mesečno prvega v mesecu.
Recimo, da se sestanek odvija vsak dan, vendar samo ob delovnih dneh. Poleg tega lahko določiš začetni in končni datum. Na primer, začni danes in postavi končni datum na 31. december. Tako boš na prvi pogled videl, koliko dogodkov bo do konca roka. V tem primeru bo to 29 ponavljajočih se sestankov. Alternativno lahko rečeš, da naj se sestanek zaključi po 10 dogodkih, in končni datum se ustrezno prilagodi.
Ko dokončaš osnovne podatke, izberi koledar – v tem primeru privzeti koledar – in potrdi vnose s „OK“. Morda bo treba nekoliko prilagoditi načrtovanje, da vse harmonično sovpada v časovni načrt. Lahko tudi zložiš prikaz ponavljajočih se nalog v projektni strukturi, da bo preglednejši.
Zdaj smo dodali sestanek kot ponavljajoče se nalogo. Če zdaj želiš dodati novo nalogo, na primer „Dela“, imaš možnost, da jo terminiraš neposredno po sestanku. Pojdi do novega opravila in nastavi trajanje dela na 6 ur. Tukaj boš v polju prejšnjega opravila videl številko sestanka, ki si ga pravkar ustvaril.
Možno je tudi povezati te nove naloge z drugimi opravili. To pomeni, da po vsakem sestanku teoretično lahko ustvarišdodatne naloge. Na primer, če želiš dodati še eno nalogo z imenom „Pobarvati“, ki traja dve uri in sledi sestanku, preprosto vneseš ustrezno predhodno nalogo.
Z temi koraki si lahko ustvariš dobro organiziran Ganttov diagram v Microsoft Project, ki ti daje jasen pregled nad tvojimi nalogami in njihovo časovno zaporedje.
Povzetek – Učinkovito ustvarjanje ponavljajočih se nalog v MS Project
V tem priročniku si se naučil, kako enostavno in učinkovito ustvariti ponavljajoče se naloge v MS Project. Prav tako si spoznal različne možnosti prilagoditve frekvence in strukture svojih nalog, da optimalno organiziraš svoj projektni načrt.
Pogosta vprašanja
Kako ustvarim ponavljajočo se nalogo?Pojdi na zavihek "Opravilo", izberi "Vstavi" in nato "Opravil".
Ali lahko prilagodim trajanje ponavljajoče se naloge?Da, lahko svobodno izbereš trajanje, npr. med eno minuto in večimi dnevi.
Kako pogosto lahko poteka ponavljajoča se naloga?Lahko jo načrtuješ dnevno, tedensko, mesečno ali letno.
Ali lahko določim začetni in končni datum za ponavljajoče se naloge?Da, tako začetni kot končni datum se da individualno določiti.
Ali lahko povežem ponavljajoče se naloge z drugimi nalogami?Da, lahko vzpostaviš odnose med ponavljajočimi se nalogami in drugimi nalogami.
