I kundens tjänst ställs ofta frågan hur man som frilansare bäst är tillgänglig via telefon, utan att överdevera sin egen tillgänglighet. Det är viktigt att hitta en balans mellan professionell tillgänglighet och egen livskvalitet. Här får du veta hur du strategiskt kan utforma din telefoniska tillgänglighet för att varken förlora potentiella kunder eller påverka din personliga tid.
Viktigaste insikter
Telefonisk tillgänglighet är avgörande för frilansare för att göra ett professionellt intryck och vinna nya kunder. Samtidigt bör man tänka på att inte vara tillgänglig dygnet runt. Ett väl genomtänkt system, som exempelvis användning av ett fastnät-nummer med vidarekoppling, kan hjälpa till att optimera tillgängligheten.
Steg-för-steg-guide
1. Grundläggande åtgärder: Visa närvaro
Den första åtgärden du kan ta som frilansare är att visa en tydlig telefonisk närvaro. Det innebär att du lägger till ett telefonnummer – helst ett fast nummer – på din webbplats på en framträdande plats. Detta telefonnummer bör vara synligt på varje undersida för att skicka en stark, positiv signal till potentiella kunder.
2. Fördelarna med ett fast telefonnummer
Ett fast telefonnummer förmedlar inte bara professionalitet, utan skapar också förtroende hos dina kunder. Detta är särskilt avgörande inom tjänstesektorn. För att vara flexibel och platsoberoende kan du låta ditt fastnummer fungera genom en Voice-over-IP (VoIP)-leverantör som Zipgate. På så sätt kan du nå dina samtal varifrån som helst så länge du har internet.
3. Flexibilitet genom vidarekoppling
En ytterligare fördel med att använda tjänster som Zipgate är möjligheten att direkt vidarekoppla samtalen till ditt mobilnummer. På så sätt kan du separera ditt mobilnummer från din professionella kommunikation och samtidigt säkerställa att du är tillgänglig under dina arbetstider. Denna separation hjälper dig att bevara din balans mellan arbete och liv genom att du helt enkelt inte är tillgänglig efter arbetstid.
4. Lösningar för tillgänglighet under semester
När du är på semester betyder det inte att du måste överge dina kunder. Du kan i förväg bestämma vem samtalen ska vidarekopplas till. Till exempel kan du ange en kollega eller en sekretariatstjänst som kontaktpunkt vid ett samtal. På så sätt kan du säkerställa att inga viktiga förfrågningar går förlorade medan du kopplar av.
5. Organisera professionell samtalsmottagning
Undvik att direkt vidarekoppla samtal till telefonsvararen. Överväg istället att anlita en sekretariatstjänst som professionellt tar emot inkommande samtal. En vänlig kontaktperson i telefonen ger potentiella kunder känslan av att de uppskattas och att deras förfrågningar är viktiga.
6. Välj rätt leverantör
Välj en leverantör som passar dina behov och se till att du får bra valuta för pengarna. Leverantörer som fonea.de är speciellt designade för egenföretagare och erbjuder en flexibel möjlighet att hantera samtal utan att behöva betala höga grundavgifter. På så sätt kan du dra nytta av det, särskilt när du inte får så många samtal.
7. Kontinuerlig tillgänglighet: Ett tveeggat svärd
Att vara tillgänglig dygnet runt är inte nödvändigt för många frilansare och kan till och med skada mer än det hjälper. Fundera över vilka tidsfönster beslutsfattare eller kunder faktiskt skulle ringa. I en B2B-miljö har det visat sig att samtal i första hand sker under ordinarie arbetstider.
8. Personalisera kommunikationen
Genom att anpassa telefonsvararen eller konfigurationen av sekretariatstjänsten bör du alltid se till att dina samtalare känner att de är på rätt ställe. En vänlig röst som talar för ditt företag säkerställer att dina kunder får ett positivt första intryck.
9. Tekniska grunder
Se till att din tekniska utrustning uppfyller kraven. Fantastiska VoIP-verktyg och telefonitjänster gör att du kan arbeta varifrån som helst utan komplikationer. Tänk också på om du eventuellt vill använda speciell telefonprogramvara som hjälper dig att hantera dina samtal.
10. Avslutande tankar
Tänk på att regelbundet kontrollera din telefonstöd. Behovet hos dina kunder kan förändras, liksom din egen tillgänglighet. Anpassa dina strategier därefter så att du alltid hittar den bästa och mest effektiva lösningen för dig.
Sammanfattning – Strategier för telefonisk tillgänglighet för frilansare
Telefonisk tillgänglighet som frilansare är en avgörande faktor för framgång. Med rätt strategier och verktyg kan du framstå som professionell och samtidigt säkerställa att du inte är ständigt tillgänglig. Använd fastnät-nummer med vidarekopplingar och sök efter lämpliga samtalsstjänster för att få ut det mesta av din tidsförvaltning.
Vanliga frågor
Hur viktigt är telefonisk tillgänglighet för frilansare?Telefonisk tillgänglighet är viktig för att visa professionalitet och svara på kundfrågor snabbt.
Vilken leverantör passar för frilansare?Leverantörer som Zipgate eller fonea.de är populära eftersom de erbjuder flexibla tjänster till ett rimligt pris.
Hur kan jag skydda mitt personliga nummer?Genom att använda ett fast telefonnummer med vidarekoppling kan du skydda ditt personliga mobilnummer.
Ska jag alltid vara tillgänglig?Inte nödvändigtvis, det är viktigt att också planera tid för dig själv och inte vara tillgänglig dygnet runt.
Hur kan jag effektivt ta emot samtal?Anlita en sekretariatstjänst för att professionellt ta emot samtal och hantera förfrågningar.
