Пошукові папки в Outlook є потужною функцією для цілеспрямованого та зручного управління вашими електронними листами. Якщо ви часто шукаєте певні повідомлення, це може бути неприємно, що потрібно постійно вводити одні й ті ж ключові слова. Пошукові папки дозволяють підготувати ці пошуки та отримувати їх одним натисканням кнопки. Якщо ви запитуєте, як створити або видалити пошукову папку, то ви на правильному шляху.
Основні висновки
- Пошукові папки допомагають організувати електронні листи за певними критеріями.
- Ви можете створювати власні пошукові папки на основі ключових слів або певних відправників.
- Налаштування та видалення пошукових папок є простими процесами.
Покрокова інструкція
Основні пошукові функції в Outlook
Перш ніж почати створення і управління пошуковими папками, вам слід ознайомитися з основними пошуковими функціями в Outlook. Ви можете натиснути на символ пошуку в панелі інструментів вашого вхідного поштового ящика, щоб активувати панель пошуку.
Тут відкривається інструмент пошуку, з яким ви можете фільтрувати пошук за різними критеріями. Бажаєте шукати лише в поточній папці чи у всіх елементах Outlook? У вас є можливість розширити пошук на певні папки або на вашу повну папку вхідних повідомлень.
Ви можете просто ввести ключове слово, щоб шукати серед ваших електронних листів. Наприклад, якщо ви хочете шукати «udimi», ви можете ввести це тут.
Створення пошукової папки
Уявіть, що ви хочете створити нову пошукову папку для електронних листів від певної особи, скажімо, «Рене». Мета тут - оптимізувати пошукові процеси, щоб ви постійно могли шукати за іменем.
Щоб створити пошукову папку, клацніть правою кнопкою миші на секцію пошукових папок та виберіть "Нова пошукова папка". Тут у вас є можливість вибрати різні параметри фільтрації. Наприклад, ви можете вибрати показувати лише непрочитані повідомлення, повідомлення від певних осіб або тільки важливі повідомлення.
Якщо ви хочете використовувати специфічні слова, які мають бути в електронних листах, такі як «Звіт про доходи», введіть їх у відповідне поле. Ви також можете визначити кілька ключових слів, щоб звузити ваші результати.
Після того, як ви натиснули «ОК», пошукова папка буде створена. Вона тепер має функцію автоматичного відображення всіх відповідних електронних листів, які відповідають встановленим пошуковим критеріям. Перевага в тому, що вам не потрібно постійно шукати одні й ті ж терміни, а результати є доступними безпосередньо.
Налаштування пошукової папки
Якщо ви хочете змінити критерії вашої пошукової папки пізніше, це простий процес. Клацніть правою кнопкою миші на вашій пошуковій папці та виберіть “Налаштувати пошукову папку”. Тут ви можете змінити фільтраційні критерії та ім'я пошукової папки.
Ви маєте свободу налаштовувати фільтри так, щоб вони точно відповідали вашим потребам, будь то через додавання інших електронних адрес або інші параметри, які можна налаштувати.
Видалення пошукової папки
Може статися, що вам більше не потрібна певна пошукова папка. Видалення також є простим. Клацніть правою кнопкою миші на пошуковій папці, яку ви хочете видалити, і виберіть «Видалити». Підтвердіть вибір, і пошукова папка буде видалена.
У кошику (під “Видаленими елементами”) ви можете остаточно видалити пошукову папку, видаливши також містяться в ній повідомлення.
Підсумок – Всеосяжна інструкція з ефективного використання пошукових папок у Outlook
Пошукові папки є незамінним інструментом для ефективного управління вашими електронними листами в Outlook. Завдяки своїй налаштовуваності та простоті використання, ви можете значно спростити пошук важливої інформації. Незалежно від того, чи створюєте, налаштовуєте або видаляєте пошукові папки – ця інструкція надає вам необхідні кроки.
Поширені запитання
Що таке пошукові папки в Outlook?Пошукові папки – це спеціальні папки, які автоматично організовують електронні листи на основі встановлених критеріїв пошуку.
Як я можу створити пошукову папку?Клацніть правою кнопкою миші в секції пошукових папок і виберіть „Нова пошукова папка“. Потім виберіть відповідні фільтри та натисніть „ОК“.
Чи можу я налаштувати пошукові папки?Так, ви можете змінювати критерії, клацнувши правою кнопкою миші на пошуковій папці та вибравши „Налаштувати пошукову папку“.
Як видалити пошукову папку?Клацніть правою кнопкою миші на пошуковій папці та виберіть „Видалити“. Підтвердіть, щоб видалити папку.
Чи потрібно мені остаточно видаляти видалені пошукові папки?Так, вам потрібно також видалити електронні листи в кошику, щоб остаточно видалити пошукову папку.
