Е-мейли є невід'ємною частиною нашого повсякденного життя, особливо коли ми спілкуємося в команді або з клієнтами. Часто ви отримуєте подібні запитання або запити протягом тривалого часу. Щоб зекономити час і уникнути повторної письмової роботи, шаблони електронних листів є відмінним рішенням. У цьому керівництві я покажу, як створювати шаблони електронних листів у Google Пошті та використовувати їх розумно, щоб працювати ефективніше.
Найважливіші висновки
Створення шаблонів електронних листів у Google Пошті економить час і зусилля. Ви можете створити шаблони для поширених запитів або відповідей і легко вставляти їх у свої електронні листи за потреби. Крім того, ви можете налаштувати автоматизовані відповіді на певні запити, що ще більше прискорює весь процес.
Покрокове керівництво
Спочатку потрібно впевнитись, що функція збережених відповідей у Google Пошті активована. Це робиться наступним чином:
Спочатку відкрийте Google Пошту та натисніть на значок шестерні для налаштувань. У налаштуваннях знайдіть вкладку «Лабораторії», де ви можете активувати різні функції. Прокрутіть вниз, доки не знайдете опцію «Збережені відповіді». Активуйте це і збережіть свої зміни.
Після активації збережених відповідей поверніться до свого вхідного поштового ящика та натисніть «Написати», щоб створити новий електронний лист. Тепер ви зможете доступити опцію збережених відповідей, навіть якщо це ще не відразу видно.
Тепер ви можете створити свої шаблони. Почніть, написавши новий електронний лист. Тут введіть ваш бажаний вміст, наприклад, відповідь на часті запитання або інформацію про спеціальні пропозиції. У нашому прикладі: «Привіт, Макс, ваш код знижки на 20% - це XY».
Тепер ви зберігаєте це повідомлення як шаблон. Для цього просто виберіть опцію «Зберегти як новий» і дайте своєму шаблону змістовну назву, наприклад, «Знижка на продукти в магазині».
Якщо шаблон збережено, ви зможете в будь-який час скористатися функцією збережених відповідей. Щоразу, коли ви пишете новий електронний лист, ви зможете знову натиснути на «Збережені відповіді», щоб швидко та легко вставити вже створений шаблон.
Наступний крок полягає в тому, щоб застосувати ці шаблони також до вхідних електронних листів. Якщо, наприклад, ви відповідаєте на запит, ви також можете вибрати свою збережену відповідь і швидко вставити її. Таким чином, ваша відповідь залишається актуальною, і вам не потрібно знову набирати довгі тексти. Наприклад, це може виглядати так: «Привіт, у цьому випадку ви отримаєте 20% знижки – хіба це не чудово?»
Крім того, у вас є можливість автоматично надсилати електронні відповіді, якщо виконуються певні умови. Якщо, наприклад, хтось запитує про знижку, ви можете легко відфільтрувати цей запит, застосувавши відповідні критерії пошуку. Знайдіть опцію фільтра в рядку пошуку, яка дозволяє вводити специфічні ключові слова.
Створіть фільтр з ключовими словами, які часто з'являються у ваших запитах, такими як «знижка» або «вхід». Таким чином, ви отримаєте не лише огляд, але й зможете навіть автоматично надсилати відповідні електронні відповіді, як тільки ці запитання з'являться.
Ці автоматизовані електронні відповіді є визначною функцією, яка не лише економить ваш час, але й забезпечує миттєве отримання клієнтами інформації, яку вони потребують, без необхідності вам відповідати на кожне повідомлення індивідуально.
У діловому середовищі використання цієї функції може значно оптимізувати весь комунікаційний процес. Використовуючи збережені відповіді та автоматизовані системи повідомлень, ви можете ефективніше працювати і забезпечити швидший час реагування.
Резюме – підвищення продуктивності в Google Пошті: легко створюйте та використовуйте шаблони електронних листів
Загалом ви можете досягти значної економії часу, використовуючи шаблони електронних листів у Google Пошті. У вас є можливість зберігати часті відповіді та швидко їх вставляти, а також відправляти автоматизовані повідомлення. Таким чином, ви підтримуєте комунікаційний процес ефективним і зручним для користувачів.
Поширені запитання
Як активувати функцію збережених відповідей у Google Пошті?Перейдіть у налаштування, знайдіть вкладку «Лабораторії» та активуйте опцію «Збережені відповіді».
Чи можу я легко вставити збережені відповіді в будь-який електронний лист?Так, просто скористайтеся функцією «Збережені відповіді», щоб в будь-який час вставляти свої шаблони.
Як створити фільтр для автоматичних відповідей?Скористайтеся рядком пошуку, перейдіть до опції фільтра та введіть свої критерії пошуку, щоб автоматично надсилати відповіді.
