Excel-Kalkulatoren fürs Kreativbusiness: zehn Vorlagen

Die meisten Kreativen bestimmen ihren Stundensatz so: Man schaut, was die anderen nehmen, zieht fünf Euro ab und hofft. Dieser Rechner macht es umgekehrt und rechnet von deinem Bedarf aus rückwärts. Du trägst ein, was du im Jahr verdienen willst, und was dein Betrieb kostet. Elf Kostenblöcke sind vorgegeben, von der Bürominiete über Software-Abos und Hardware-Abschreibung bis zur Altersvorsorge. Dann kommt der Teil, den fast alle unterschätzen: deine Zeit. Vom Kalenderjahr gehen Wochenenden, Feiertage, Urlaub, Krankheitstage und Fortbildung ab. Übrig bleiben in der Beispielrechnung 213 Arbeitstage. Und dann kommt der Hebel, an dem sich alles entscheidet. Von deinen Arbeitsstunden kannst du nur einen Teil abrechnen. Angebote schreiben, Buchhaltung, Akquise, Kundengespräche, die zu nichts führen, all das bezahlt dir niemand. Realistisch sind 55 bis 75 Prozent. Eine eingebaute Tabelle zeigt dir schwarz auf weiß, wie dein nötiger Stundensatz kippt, wenn die Quote schlechter ausfällt als geplant: zwischen 80 und 60 Prozent liegen im Beispiel 17 Euro pro Stunde. Die Datei liegt als .xlsx und als .ods bei, läuft also in Excel genauso wie in LibreOffice, und rechnet in beiden identisch. Gelbe Felder füllst du aus, alles andere rechnet sich selbst. Ein Balkendiagramm zeigt dir nebenbei, wohin dein Geld eigentlich fließt.

Angebote schreiben sich schnell und rächen sich langsam. Diese Vorlage macht beides sichtbar: was du kalkuliert hast, und was tatsächlich passiert ist. Vorne trägst du deine Leistungen ein, zehn Positionen mit geplanten Stunden. Der Stundensatz steht einmal oben und zieht sich durch alle Zeilen. Fremdkosten wie Fotoshooting, Stockmaterial oder Hosting bekommen einen Aufschlag, der dein Risiko und deinen Einkaufsaufwand deckt. Dazu ein Risikopuffer auf die Leistungen, ein möglicher Rabatt und der Umsatzsteuersatz. Heraus kommt der Angebotspreis netto und brutto. Der interessante Teil kommt danach. In der Spalte Stunden Ist trägst du ein, was das Projekt wirklich gekostet hat. Die Vorlage rechnet dir daraus den Deckungsbeitrag und den tatsächlichen Stundenertrag aus. Im mitgelieferten Beispiel liegt der geplante Ertrag bei 95,14 Euro und der tatsächliche bei 85,75 Euro, weil sechzehn Stunden mehr angefallen sind als geschätzt. Genau diese Differenz ist die Zahl, die dein nächstes Angebot besser macht. Als .xlsx und als .ods dabei, läuft also in Excel und in LibreOffice. Gelbe Felder sind Eingaben, der Rest rechnet sich selbst.

Der häufigste Fehler beim Honorar ist nicht der zu niedrige Tagessatz. Es ist die Nutzung, die einfach mitgeliefert wird, ohne dass jemand darüber spricht. Der Kunde zahlt das Shooting und benutzt die Bilder dann fünf Jahre lang weltweit auf allem, was nicht bei drei auf dem Baum ist. Diese Vorlage trennt beides sauber. Oben steht das Basishonorar aus Tagessatz mal Produktionstagen. Darunter wählst du über Auswahllisten den Rahmen: Nutzungsdauer von einem Jahr bis unbefristet, Verbreitungsgebiet von regional bis weltweit, Exklusivität ja oder nein. Die drei Faktoren multiplizieren sich zu einem Gesamtfaktor. Dann hakst du an, was der Kunde tatsächlich bekommt. Zehn Nutzungsarten stehen bereit, von der eigenen Website über bezahlte Anzeigen, Print, Plakat und Messe bis zur Verpackung und zum Bewegtbild. Jede hat ihren eigenen Faktor, und jede Zeile rechnet Basishonorar mal Faktor mal Gesamtfaktor. Alle Faktoren sind bewusst als gelbe Eingabefelder angelegt. Es handelt sich um Ausgangswerte aus der Praxis und nicht um ein Tarifwerk, du kannst und sollst sie an deinen Markt anpassen. Als .xlsx und als .ods dabei, läuft in Excel und in LibreOffice.

Ein Kunde fragt nach dem Preis für eine Broschüre. Du rufst bei der Druckerei an, bekommst eine Zahl, schlägst etwas drauf und nennst sie. Und merkst drei Wochen später, dass die Reinzeichnung achtzehn Stunden gefressen hat, die in keiner Rechnung stehen. Dieser Kalkulator nimmt alles auseinander. Oben beschreibst du das Produkt: Seitenzahl, Auflage, Seiten je Druckbogen und Ausschuss. Darunter trägst du die Preise deiner Druckerei ein, so wie sie im Angebot stehen: Papier je 1000 Bogen, Rüstkosten je Druckbogen, Fortdruck, Weiterverarbeitung, Veredelung, Versand. Dann kommt deine eigene Leistung mit Stunden und Stundensatz. Die Vorlage rechnet die Druckbogen aus, schlägt den Ausschuss auf und bringt jede Position einzeln aufs Blatt. Unten stehen Selbstkosten, Selbstkosten je Exemplar, Verkaufspreis und Rohertrag. Die Marge wird dabei richtig gerechnet, also auf den Verkaufspreis und nicht als Aufschlag auf die Kosten. Das beste Argument liefert die Staffel ganz unten. Sie zeigt den Stückpreis für 250, 500, 1000, 2500 und 5000 Exemplare. Im Beispiel fällt er von 9,56 Euro auf 1,62 Euro, weil Rüstkosten, Veredelung, Versand und Gestaltung nur einmal anfallen. Mit dieser Tabelle verkaufst du dem Kunden die größere Auflage von selbst. Als .xlsx und als .ods dabei, läuft in Excel und in LibreOffice.

Der Umsatz stimmt, die Auftragsbücher sind voll, und trotzdem reicht das Geld Ende März nicht für die Umsatzsteuer-Vorauszahlung. Das passiert nicht, weil zu wenig verdient wird. Es passiert, weil niemand aufgeschrieben hat, wann welches Geld kommt und wann welches geht. Diese Vorlage macht genau das, über zwölf Monatsspalten. Oben steht dein Anfangsbestand im Januar, danach verkettet sich alles von selbst: Der Endbestand eines Monats ist der Anfangsbestand des nächsten. Dazwischen liegen drei Zeilen für Einzahlungen und zwölf für Auszahlungen, von der Miete über Fremdleistungen und Material bis zur Privatentnahme. Zwei Zeilen sind bewusst eigenständig: die Umsatzsteuer-Zahllast und die Einkommensteuer-Vorauszahlung. Das sind die beiden Posten, die bei Selbstständigen die meisten Löcher reißen, weil sie quartalsweise und in einer Höhe kommen, mit der niemand rechnet. Unten stehen zwei Zahlen, auf die es ankommt: der niedrigste Endbestand im Jahr und die Zahl der Monate mit negativem Bestand. Ein Diagramm zeigt den Verlauf über das Jahr, und du siehst auf einen Blick, welcher Monat der kritische ist. Wichtig beim Ausfüllen: Trag die Kundenzahlungen in den Monat ein, in dem das Geld ankommt, nicht in den, in dem du die Rechnung schreibst. Als .xlsx und als .ods dabei, läuft in Excel und in LibreOffice.

Die Frage, wie viel Geld gerade draußen ist, sollte man in zehn Sekunden beantworten können. In der Praxis heißt sie meistens: im Rechnungsprogramm nachsehen, im Mailpostfach suchen, den Kontoauszug durchgehen. Diese Vorlage hält alles auf einem Blatt. Dreißig Zeilen für Angebote, Aufträge und Rechnungen, mit Datum, Kunde, Projekt und Nettobetrag. Umsatzsteuer und Brutto rechnen sich selbst. Über eine Auswahlliste setzt du den Status auf Angebot, Beauftragt, Berechnet, Bezahlt oder Storniert. Sobald du Rechnungsdatum und Zahlungsziel einträgst, rechnet die Tabelle das Fälligkeitsdatum und die Verzugstage. Überfällige Zeilen färben sich automatisch rot, solange kein Zahlungseingang eingetragen ist. Du musst also nicht suchen, wer klemmt. Das zweite Blatt wertet aus: Wie viel steckt in offenen Angeboten, wie viel ist beauftragt und noch nicht berechnet, wie viel ist berechnet und davon überfällig, und was ist bereits bezahlt. Dazu der Umsatz je Monat über das Rechnungsdatum und eine Auswertung je Kunde, bei der du nur den Namen einträgst. Als .xlsx und als .ods dabei, läuft in Excel und in LibreOffice.

Der Urlaubsantrag kommt per Mail, landet im Postfach und von dort in einem Ordner, den niemand mehr öffnet. Im November fragt dann jemand, wie viele Tage er noch hat, und die Antwort dauert zwei Tage. Diese Vorlage hält das auf drei Blättern zusammen. Im ersten steht die Übersicht: je Mitarbeiter Urlaubsanspruch, Übertrag aus dem Vorjahr, geplante Tage, genommene Tage und der Rest, dazu Krankheitstage, Homeoffice und Fortbildung. Fünfzehn Zeilen sind vorbereitet. Im zweiten Blatt trägst du die Abwesenheiten ein, eine Zeile je Vorgang: wer, welche Art, von wann bis wann. Die Arbeitstage rechnet die Tabelle selbst und zieht dabei Wochenenden und Feiertage ab. Ein Urlaub vom Karfreitag bis zum Freitag danach kostet also nicht zehn, sondern sieben Tage. Das dritte Blatt enthält die bundesweiten Feiertage 2026, fertig eingetragen. Du ergänzt nur die deines Bundeslandes, und alle Berechnungen stimmen. Zwei Farben halten dich auf Kurs: Rot bedeutet, dass mehr Urlaub verplant ist als vorhanden. Gelb bedeutet, dass jemand mehr als zehn Tage übrig hat, die bis zum Jahresende weg müssen. Beides sieht man sonst erst, wenn es zu spät ist. Als .xlsx und als .ods dabei, läuft in Excel und in LibreOffice.

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 muss Arbeitszeit erfasst werden. Die meisten kleinen Betriebe lösen das mit einem Zettel an der Wand oder gar nicht. Diese Vorlage ist der Zettel, nur dass er rechnet. Oben trägst du Name, den ersten Tag des Monats und die Wochenarbeitszeit ein. Darunter füllen sich 31 Zeilen mit Datum und Wochentag von selbst. Du trägst Beginn, Ende und die Pause in Minuten ein, alles andere passiert automatisch: Ist-Stunden, Soll-Stunden, Tagessaldo. Wochenenden werden grau hinterlegt, Feiertage gelb, und an beiden steht die Sollzeit auf null. Die Feiertagsliste liegt im zweiten Blatt und ist für 2026 schon gefüllt, du ergänzt nur die deines Bundeslandes. Schichten über Mitternacht rechnet die Tabelle korrekt, statt eine negative Stundenzahl auszuwerfen. Unten steht die Auswertung: Ist und Soll im Monat, der Monatssaldo, der Übertrag aus dem Vormonat und der neue Übertrag. Damit führst du ein Überstundenkonto über das ganze Jahr, ohne ein einziges Mal selbst zu rechnen. Als .xlsx und als .ods dabei, läuft in Excel und in LibreOffice.

Redaktionsplanung scheitert selten an Ideen. Sie scheitert daran, dass die Ideen in drei verschiedenen Tools liegen und niemand weiß, was diese Woche eigentlich rausgeht. Diese Vorlage hält den Plan auf einem Blatt. Sechzig Zeilen, je Zeile ein Beitrag: geplantes Datum, Kanal, Format, Thema, Keyword oder Kernbotschaft, Status, Verantwortlicher, Veröffentlichungsdatum und eine Spalte für Link oder Notiz. Kanal, Format und Status kommen aus Auswahllisten, damit die Auswertung hinterher sauber zählt und nicht an unterschiedlichen Schreibweisen scheitert. Zwei Farben arbeiten für dich: Grün bedeutet veröffentlicht, Rot bedeutet, dass der geplante Termin vorbei ist und der Beitrag weder draußen noch verworfen ist. Du siehst also auf einen Blick, was liegen geblieben ist. Das zweite Blatt wertet aus: Beiträge je Kanal, je Status, je Person und je Monat. Damit erkennst du die typischen Löcher früh genug, etwa dass der Newsletter drei Ausgaben hat und Instagram im Oktober gar nichts. Als .xlsx und als .ods dabei, läuft in Excel und in LibreOffice.

Reisekosten abzurechnen ist keine Raketenwissenschaft, aber es gibt eine Stelle, an der sich fast alle verrechnen: die Kürzung für gestellte Mahlzeiten. Das Frühstück im Hotel kürzt die Pauschale um 20 Prozent vom vollen Tagessatz, also um 5,60 Euro, und zwar auch dann, wenn für den Tag selbst nur 14 Euro angesetzt werden. Diese Vorlage rechnet das richtig. Oben beschreibst du die Reise, rechts stehen alle Sätze in einer eigenen Tabelle: 28 Euro ganztägig, 14 Euro für An- und Abreisetag oder mehr als acht Stunden Abwesenheit, die Kürzungen mit 20, 40 und 40 Prozent und der Kilometersatz. Ändert sich etwas, trägst du es an einer Stelle ein. In der Tagestabelle wählst du je Reisetag die Art des Tages aus einer Auswahlliste, setzt bei gestellten Mahlzeiten eine 1, und die Zeile rechnet Pauschale, Kürzung und Betrag. Darunter folgen Fahrtkosten mit Kilometergeld und Belegen, Übernachtung und Nebenkosten. Ganz unten steht die Summe, abzüglich Vorschuss, und damit der Betrag, der tatsächlich überwiesen wird. Im mitgelieferten Beispiel einer dreitägigen Reise nach München sind das 295,50 Euro. Die Pauschalen gelten für Reisen im Inland nach Paragraf 9 Absatz 4a Einkommensteuergesetz. Für Auslandsreisen gelten eigene Sätze je Land. Als .xlsx und als .ods dabei, läuft in Excel und in LibreOffice.