Microsoft baut in die Posteingangsregeln des neuen Outlook für Windows und von Outlook im Web eine Aktion ein, die eingehende Mails mit einer gespeicherten Vorlage beantwortet. Laut dem Eintrag in der Microsoft-365-Roadmap läuft die Verteilung bereits. Organisationen, die neue Funktionen vorab erhalten, sind seit Mitte Oktober 2026 dran. Alle übrigen Microsoft-365-Organisationen weltweit, also auch in Deutschland, bekommen die Aktion laut Microsoft im Lauf des Dezembers 2026. Administratoren müssen vorher nichts einstellen.
Wie funktioniert die neue Regel-Aktion?
Regeln legst du im neuen Outlook unter Einstellungen > E-Mail-Regeln an, schneller geht der Weg per Rechtsklick auf eine Nachricht über Regeln > Regel erstellen und anschließend „Weitere Optionen“. Dort kombinierst du wie bisher Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen. Neu ist eine Aktion, mit der du eine deiner Vorlagen als Antwort auswählst. Kommt eine Nachricht an, auf die alle Bedingungen zutreffen, schickt Outlook die Vorlage an den Absender zurück.
Zwei Fragen lässt Microsoft bisher offen: welche Bedingungen im Detail zur Wahl stehen und welche Art von Vorlage die Aktion anbietet. Das neue Outlook kennt nämlich zwei Arten:
- E-Mail-Vorlagen legst du im Menüband „Nachricht“ über E-Mail-Vorlage > E-Mail als Vorlage speichern an. Diese Vorlagen behalten Formatierung, Bilder, Tabellen und Anlagen. Ablageort ist das Postfach des Kontos, aus dem du speicherst.
- Das Add-In „Meine Vorlagen“ speichert nur Text mit einfacher Formatierung, dafür im primären Postfach. Von dort aus stehen die Textbausteine auch im klassischen Outlook und auf dem Mac bereit.
Beide Varianten setzen laut Microsoft ein Microsoft-365-Abonnement voraus.
Was ändert sich gegenüber dem klassischen Outlook?
Im klassischen Outlook für Windows antwortet eine Regel schon seit Outlook 2003 auf Wunsch mit einer Vorlagendatei im Format .oft. Microsoft nennt dafür zwei Einschränkungen: Outlook muss auf deinem Rechner geöffnet bleiben, und die Regel antwortet jedem Absender nur einmal pro Sitzung. Nach einem Neustart von Outlook beginnt die Zählung von vorn.
Clientseitige Regeln dieser Art verarbeitet das neue Outlook laut Microsoft nicht. Übernommene Regeln, die nach dem Umstieg nicht mehr greifen, sollst du neu anlegen. Ob die neue Aktion im Postfach auf dem Server läuft und damit auch bei zugeklapptem Laptop antwortet, schreibt Microsoft nicht ausdrücklich dazu.
Die bekannte Abwesenheitsnotiz unter Einstellungen > Konten > Automatische Antworten bleibt daneben bestehen. Diese Funktion antwortet allen Absendern, auf Wunsch nur in einem festen Zeitraum oder nur deinen Kontakten. Die Regel-Aktion greift dagegen nur bei Mails, die zu den Bedingungen deiner Regel passen, und bleibt aktiv, bis du die Regel abschaltest.
Was das für dich bedeutet
Am meisten Zeit spart die Aktion bei Mails, die du immer gleich beantwortest: Eingangsbestätigungen für Projektanfragen, Hinweise auf deine Bürozeiten oder die Liste der Unterlagen, die du für ein Angebot brauchst.
- Leg deine Standardantwort am besten schon jetzt als E-Mail-Vorlage an. Dann steht der Text bereit, sobald die neue Aktion in deinem Konto auftaucht.
- Fass die Bedingungen der Regel eng. Bei den automatischen Antworten weist Microsoft selbst darauf hin, dass Antworten an Absender außerhalb deiner Organisation auch Newsletter und Spam-Absender erreichen. Ob die Regel denselben Absender mehrfach beantwortet, hat Microsoft noch nicht beschrieben, deshalb schickst du dir zum Test am besten zuerst eine Mail von einer zweiten Adresse.
- Prüf nach dem Umstieg vom klassischen Outlook, ob deine alten Antwortregeln noch greifen, und leg sie bei Bedarf neu an.
- Für Gmail-, Yahoo- oder iCloud-Konten bietet das neue Outlook keine Regeln an. Automatische Antworten für diese Adressen richtest du direkt beim jeweiligen Anbieter ein.
Regeln mit Bedingungen und Ausnahmen baust du in der Lektion zu Regeln im Outlook-Kurs Schritt für Schritt nach.
Microsoft hat die Ankündigung am 12. Oktober 2026 im Nachrichtencenter veröffentlicht und den Zeitplan am 26. Oktober 2026 aktualisiert.
Quellen
