Οι φάκελοι αναζήτησης στο Outlook παρέχουν μια ισχυρή δυνατότητα για να διαχειρίζεσαι τα email σου με στόχο και πρακτικότητα. Όταν ψάχνεις συχνά για συγκεκριμένα μηνύματα, μπορεί να είναι ενοχλητικό να πρέπει να πληκτρολογείς συνεχώς τις ίδιες λέξεις κλειδιά. Οι φάκελοι αναζήτησης σου επιτρέπουν να προετοιμάζεις αυτές τις αναζητήσεις και να τις ανακτάς με το πάτημα ενός κουμπιού. Αν αναρωτιέσαι πώς να δημιουργήσεις ή να διαγράψεις έναν φάκελο αναζήτησης, είσαι στο σωστό μέρος.
Σημαντικά ευρήματα
- Οι φάκελοι αναζήτησης σε βοηθούν να οργανώνεις τα email σύμφωνα με συγκεκριμένα κριτήρια.
- Μπορείς να δημιουργήσεις δικούς σου φακέλους αναζήτησης βασισμένους σε λέξεις κλειδιά ή συγκεκριμένους αποστολείς.
- Η προσαρμογή και η διαγραφή φακέλων αναζήτησης είναι απλή διαδικασία.
Οδηγίες βήμα προς βήμα
Βασικές λειτουργίες αναζήτησης στο Outlook
Πριν ξεκινήσεις τη δημιουργία και διαχείριση των φακέλων αναζήτησης, θα πρέπει να γνωρίσεις τις βασικές λειτουργίες αναζήτησης στο Outlook. Μπορείς να κάνεις κλικ στο εικονίδιο αναζήτησης στη γραμμή εργαλείων του εισερχόμενου σου για να ενεργοποιήσεις τη γραμμή αναζήτησης.
Εδώ θα ανοίξει το εργαλείο αναζήτησης με το οποίο μπορείς να φιλτράρεις την αναζήτηση με διάφορα κριτήρια. Θέλεις να ψάξεις μόνο στο τρέχον φάκελο ή σε όλα τα αντικείμενα του Outlook; Έχεις τη δυνατότητα να επεκτείνεις την αναζήτησή σου είτε σε συγκεκριμένους φακέλους είτε σε ολόκληρο το mailbox σου.
Μπορείς απλά να εισάγεις μια λέξη κλειδί για να ψάξεις στα email σου. Για παράδειγμα, αν θέλεις να ψάξεις για "udimi", μπορείς να το πληκτρολογήσεις εδώ.
Δημιουργία φακέλου αναζήτησης
Φαντάσου ότι θέλεις να δημιουργήσεις έναν νέο φάκελο αναζήτησης για email από ένα συγκεκριμένο άτομο, ας πούμε “Ρενέ”. Ο στόχος εδώ είναι να βελτιώσεις τις διαδικασίες αναζήτησης, ώστε να μπορείς να ψάχνεις συνεχώς το όνομα.
Για να δημιουργήσεις έναν φάκελο αναζήτησης, κάνε δεξί κλικ στην ενότητα των φακέλων αναζήτησης και διάλεξε "Νέος φάκελος αναζήτησης". Εδώ έχεις τη δυνατότητα να επιλέξεις διάφορες επιλογές φίλτρου. Για παράδειγμα, μπορείς να επιλέξεις να εμφανίζονται μόνο μη αναγνωσμένα μηνύματα, μηνύματα από συγκεκριμένα άτομα ή μόνο σημαντικά μηνύματα.
Αν θέλεις να χρησιμοποιήσεις συγκεκριμένες λέξεις που θα πρέπει να περιέχονται στα email, όπως "Έκθεση πωλήσεων", πληκτρολόγησέ τις στο αντίστοιχο πεδίο. Μπορείς επίσης να ορίσεις πολλές λέξεις κλειδιά για να περιορίσεις περαιτέρω τα αποτελέσματά σου.
Αφού κάνεις κλικ στο "OK", ο φάκελος αναζήτησης θα δημιουργηθεί. Τώρα θα έχει τη δυνατότητα να εμφανίζει αυτόματα όλα τα σχετικά email που πληρούν τα καθορισμένα κριτήρια αναζήτησης. Το πλεονέκτημα είναι ότι δεν χρειάζεται να ψάχνεις συνεχώς για τις ίδιες λέξεις, αλλά τα αποτελέσματα είναι άμεσα προσβάσιμα.
Προσαρμογή φακέλου αναζήτησης
Αν θελήσεις να αλλάξεις τα κριτήρια του φακέλου αναζήτησης αργότερα, είναι μια απλή διαδικασία. Διπλό κλικ στο φάκελο αναζήτησης και διάλεξε “Προσαρμογή φακέλου αναζήτησης”. Εδώ μπορείς να αλλάξεις τα κριτήρια φίλτρου και το όνομα του φακέλου αναζήτησης.
Έχεις την ελευθερία να ορίσεις τα φίλτρα ώστε να ταιριάζουν ακριβώς στις ανάγκες σου, είτε προσθέτοντας επιπλέον διευθύνσεις email είτε με άλλες παραμετρικές ρυθμίσεις.
Διαγραφή φακέλου αναζήτησης
Προβλήματα μπορεί να προκύψουν αν δεν χρειάζεσαι πλέον έναν φάκελο αναζήτησης. Η διαγραφή είναι επίσης εύκολη. Κάνε δεξί κλικ στο φάκελο αναζήτησης που θέλεις να διαγράψεις και διάλεξε “Διαγραφή”. Επιβεβαίωσε την επιλογή σου και ο φάκελος αναζήτησης θα αφαιρεθεί.
Στον κάδο απορριμμάτων (κάτω από “Διαγραμμένα Αντικείμενα”) μπορείς να διαγράψεις τον φάκελο αναζήτησης οριστικά, αφαιρώντας επίσης τα περιεχόμενα μηνύματα.
Σύνοψη – Ένας εκτενής οδηγός για τη σωστή χρήση των φακέλων αναζήτησης στο Outlook
Οι φάκελοι αναζήτησης είναι ένα απαραίτητο εργαλείο όταν πρόκειται να διαχειριστείς τα email σου αποτελεσματικά στο Outlook. Μέσω της προσαρμοστικότητάς τους και της εύκολης χρήσης, μπορείς να απλουστεύσεις σημαντικά την αναζήτηση για πληροφορίες. Είτε δημιουργείς, προσαρμόζεις είτε διαγράφεις φακέλους αναζήτησης – αυτός ο οδηγός σου παρέχει τα απαραίτητα βήματα.
Συχνές Ερωτήσεις
Τι είναι οι φάκελοι αναζήτησης στο Outlook;Οι φάκελοι αναζήτησης είναι ειδικοί φάκελοι που οργανώνουν αυτόματα τα email με βάση καθορισμένα κριτήρια αναζήτησης.
Πώς μπορώ να δημιουργήσω έναν φάκελο αναζήτησης;Κάνε δεξί κλικ στην ενότητα των φακέλων αναζήτησης και διάλεξε “Νέος φάκελος αναζήτησης”. Στη συνέχεια, επίλεξε τα κατάλληλα φίλτρα και κάνε κλικ στο “OK”.
Μπορώ να προσαρμόσω φακέλους αναζήτησης;Ναι, μπορείς να αλλάξεις τα κριτήρια κάνοντας δεξί κλικ στον φάκελο αναζήτησης και επιλέγοντας “Προσαρμογή φακέλου αναζήτησης”.
Πώς διαγράφω έναν φάκελο αναζήτησης;Κάνε δεξί κλικ στο φάκελο αναζήτησης και διάλεξε “Διαγραφή”. Επιβεβαίωσε για να αφαιρεθεί ο φάκελος.
Πρέπει να διαγράψω οριστικά τον διαγραμμένο φάκελο αναζήτησης;Ναι, πρέπει να διαγράψεις τα email στον κάδο απορριμμάτων επίσης, για να αφαιρεθεί ο φάκελος αναζήτησης οριστικά.
