Το Outlook 2016 είναι μια κεντρική εφαρμογή στην καθημερινότητα του γραφείου και ανήκει στα πιο ισχυρά προγράμματα email που είναι διαθέσιμα στην αγορά σήμερα. Προσφέρει όχι μόνο τη δυνατότητα να λαμβάνεις, να στέλνεις και να διαχειρίζεσαι emails, αλλά διαθέτει επίσης πληθώρα άλλων εργαλείων που σε βοηθούν να αυξήσεις την παραγωγικότητά σου στο εργασιακό περιβάλλον. Σε αυτό το μάθημα θα μάθεις πώς να εκμεταλλεύεσαι στο έπακρο το Outlook 2016 για να κάνεις την επικοινωνία σου πιο αποδοτική και επαγγελματική.
Κύριες γνώσεις
- Το Outlook 2016 είναι μια ολοκληρωμένη λύση για τη διαχείριση email και την οργάνωση γραφείου.
- Η εφαρμογή επιτρέπει όχι μόνο τη διαχείριση email, αλλά περιλαμβάνει επίσης ένα διευθυνσιολόγιο, ημερολόγιο, διαχείριση καθηκόντων και σημειώσεις.
- Με τις κατάλληλες ρυθμίσεις και λειτουργίες μπορείς να αυξήσεις σημαντικά την παραγωγικότητά σου.
Οι σημαντικότερες λειτουργίες και η εφαρμογή τους
Διαχείριση email
Το Outlook σου επιτρέπει να λαμβάνεις, να στέλνεις και να οργανώνεις email αποτελεσματικά. Η ρύθμιση των λογαριασμών σου είναι απλή και εξηγείται βήμα-βήμα.
Μπορείς να στέλνεις email εύκολα σε συναδέλφους ή φίλους, προσέχοντας να είναι τα μηνύματά σου επαγγελματικά σχεδιασμένα. Αυτό περιλαμβάνει την προσθήκη μορφοποιήσεων και, ενδεχομένως, και πινάκων ή εικόνων στα emails σου.
Ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο είναι το φίλτρο spam, με το οποίο μπορείς να ταξινομείς και να φιλτράρεις αυτόματα ανεπιθύμητα email. Μπορείς να δημιουργήσεις κανόνες ώστε συγκεκριμένα emails, όπως, για παράδειγμα, newsletters, να μεταφέρονται σε συγκεκριμένους φακέλους.
Το διευθυνσιολόγιο
Το ενσωματωμένο διευθυνσιολόγιο του Outlook σού επιτρέπει να δημιουργείς και να διαχειρίζεσαι επαφές. Μπορείς να προσθέτεις εύκολα νέες επαφές και έχεις τη δυνατότητα να τις επιλέγεις κατά τη δημιουργία emails.
Επιπλέον, μπορείς να καλέσεις τηλεφωνικά μέσω Skype, εφόσον το άτομο απέναντί σου χρησιμοποιεί επίσης το Outlook και έχει ενεργοποιήσει το plugin του Skype.
Λειτουργίες ημερολογίου
Μια άλλη διάκριση είναι το ημερολόγιο του Outlook. Μπορείς όχι μόνο να δημιουργείς ραντεβού, αλλά και να προγραμματίζεις συναντήσεις και να προσκαλείς συμμετέχοντες. Κατά τη διαδικασία της προγραμματισμού μπορείς να προσέχεις ώστε οι αργίες και οι γενέθλιοι να καταγράφονται αυτόματα, με βάση την τοποθεσία σου.
Το Outlook σου προσφέρει επίσης τη δυνατότητα να προγραμματίζεις υπενθυμίσεις για συγκεκριμένα ραντεβού και γενέθλια, για να διασφαλίσεις ότι δεν θα ξεχάσεις σημαντικά γεγονότα.
Διαχείριση καθηκόντων
Μια χρήσιμη λειτουργία είναι η διαχείριση καθηκόντων, που σε βοηθά να δημιουργείς μια λίστα To-Do. Αυτή τη λίστα μπορείς να την ενημερώνεις τακτικά και να παρακολουθείς, επιτρέποντάς σου να διαχειρίζεσαι αποτελεσματικά τα καθήκοντα και να μην ξεχνάς τίποτα.
Δημιουργία σημειώσεων
Αν οι κλασικές σημειώσεις Post-Its στο γραφείο σου είναι ενοχλητικές, μπορείς να δημιουργήσεις σημειώσεις στο Outlook. Αυτό σου επιτρέπει να σημειώνεις γρήγορα και εύκολα σημαντικές πληροφορίες.
Σύνοψη – Γίνε ο ήρωας του γραφείου: Κατανοώντας το Outlook 2016 από την αρχή
Το Outlook 2016 είναι ένα πολυλειτουργικό εργαλείο που δεν σε βοηθά μόνο στη διαχείριση email, αλλά προσφέρει επίσης μια πληθώρα λειτουργιών που μπορούν να διευκολύνουν σημαντικά την καθημερινότητά σου στο γραφείο. Από τη διαχείριση της εισερχόμενης αλληλογραφίας μέχρι την οργάνωση των επαφών σου και τον προγραμματισμό ραντεβού – το Outlook είναι ο κεντρικός σου κόμβος στο γραφείο.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι το Outlook 2016;Το Outlook 2016 είναι ένα πρόγραμμα διαχείρισης email της Microsoft και μέρος του πακέτου Office.
Ποιες λειτουργίες προσφέρει το Outlook;Το Outlook προσφέρει διαχείριση email, διευθυνσιολόγιο, ημερολόγιο, διαχείριση καθηκόντων και σημειώσεις.
Πώς μπορώ να μορφοποιήσω τα emails μου;Τα emails μπορούν να μορφοποιηθούν και μπορούν να προστεθούν εικόνες και πίνακες για επαγγελματική σχεδίαση.
Πώς ρυθμίζω ένα φίλτρο spam;Μπορείς να δημιουργήσεις κανόνες για να ταξινομείς ανεπιθύμητα emails σε συγκεκριμένους φακέλους.
Πώς διαχειρίζομαι τα ραντεβού μου;Με το Outlook μπορείς να δημιουργείς, να διαχειρίζεσαι και να προγραμματίζεις υπενθυμίσεις για ραντεβού.
