Ο σχεδιασμός και η διαχείριση έργων απαιτούν συχνά την εισαγωγή επανερχόμενωνκαθήκοντωνγια να διατηρείται μια αποτελεσματική εικόνα των τακτικών δραστηριοτήτων. Σε αυτόν τον οδηγό θα μάθεις πώς να δημιουργήσεις μια επανερχόμενη εργασία στο Microsoft Projectκαι ποιες επιλογές έχεις στη διάθεσή σου.
Κύριες διαπιστώσεις
- Οι τακτικές εργασίες μπορούν να εισαχθούν εύκολα στο MS Project.
- Μπορείς να καθορίσεις με ακρίβεια τη συχνότητα και τη διάρκεια μιας επανερχόμενης εργασίας.
- Υπάρχει η δυνατότητα να συνδέσεις επανερχόμενες εργασίες με άλλες διαδικασίες.
Βήμα-Βήμα Οδηγός για τη Δημιουργία Επανερχόμενης Εργασίας
Για να δημιουργήσεις μια επανερχόμενη εργασία στο MSProject, ακολούθησε τα παρακάτω βήματα:
Αρχικά, άνοιξε το Microsoft Project και πλοηγήσου στην καρτέλα "Διαδικασία". Εκεί θα βρεις την επιλογή "Εισαγωγή", ακολουθούμενη από "Διαδικασίες". Σε αυτόν τον τομέα μπορείς να δημιουργήσεις επανερχόμενες εργασίες, οι οποίες αποκαλούνται περιοδικές διαδικασίες. Αυτές είναι χρήσιμες για εργασίες που επαναλαμβάνονται σε κανονικά διαστήματα, όπως για παράδειγμα τακτικές συναντήσεις ή συμβούλια.
Για να δημιουργήσεις μια επανερχόμενη εργασία, κάνε κλικ στο "Εισαγωγή διαδικασίας". Τώρα μπορείς να καθορίσεις τις λεπτομέρειες της επανερχόμενης εργασίας. Ας ονομάσουμε την εργασία "Συνάντηση". Ορίστε τη διάρκεια της συνάντησης, για παράδειγμα σε μία ώρα. Εδώ έχεις την ελευθερία να ορίσεις τη διάρκεια ανάλογα με τις απαιτήσεις σου – είτε είναι μία ώρα, μία ημέρα ή ένα λεπτό.
Στο επόμενο βήμα θα πρέπει να καθορίσεις τη συχνότητα της συνάντησης. Η συνάντηση πραγματοποιείται καθημερινά, εβδομαδιαία ή μηνιαία; Έχεις τη δυνατότητα να προσαρμόσεις τη συχνότητα σύμφωνα με τις επιθυμίες σου, είτε καθημερινά, μόνο τις εργάσιμες ημέρες, εβδομαδιαία σε συγκεκριμένες ημέρες ή μηνιαία την πρώτη ημέρα του μήνα.
Ας υποθέσουμε ότι η συνάντηση πραγματοποιείται καθημερινά, αλλά μόνο τις εργάσιμες ημέρες. Επιπλέον, μπορείς να ορίσεις μια αρχική και μια τελική ημερομηνία. Ξεκίνα π.χ. σήμερα και ορίστε την ημερομηνία λήξης στις 31 Δεκεμβρίου. Έτσι μπορείς να δεις με μια ματιά πόσες φορές θα λάβει χώρα μέχρι το τέλος της προθεσμίας. Σε αυτή την περίπτωση, αυτό θα είναι 29 επανερχόμενες συναντήσεις. Εναλλακτικά, μπορείς να πεις ότι η συνάντηση θα πρέπει να λήξει μετά από 10 φορές, και η ημερομηνία λήξης θα προσαρμοστεί ανάλογα.
Μετά την εισαγωγή των βασικών στοιχείων, επίλεξε το ημερολόγιο – σε αυτό το παράδειγμα το πρότυπο ημερολόγιο – και επιβεβαίωσε τις εισόδους με "OK". Είναι πιθανό να χρειαστεί να μετατοπίσεις λίγο τον προγραμματισμό για να ταιριάζει αρμονικά στο χρονοδιάγραμμα. Μπορείς να συμπτύξεις την εμφάνιση των επανερχόμενων εργασιών στην δομή του έργου, ώστε να γίνει πιο ευανάγνωστο.
Τώρα έχουμε εισάγει τη συνάντηση ως επανερχόμενη εργασία. Αν θέλεις τώρα να προσθέσεις μια νέα εργασία, π.χ. "Εργασίες", τότε μπορείς να την προγραμματίσεις αμέσως μετά τη συνάντηση. Πήγε στον νέο τομέα και θέσε τη διάρκεια εργασίας στις 6 ώρες. Εδώ βλέπεις τώρα στον τομέα προϋποθέσεων τον αριθμό για τη συνάντηση που μόλις δημιούργησες.
Είναι επίσης δυνατό να συνδέσεις αυτές τις νέες εργασίες με άλλες διαδικασίες. Αυτό σημαίνει ότι μπορείς θεωρητικά να δημιουργήσεις άλλες εργασίες μετάαπό κάθε συνάντηση. Αν, για παράδειγμα, θέλεις να προσθέσεις μια άλλη εργασία με τίτλο "Χρωματισμός", που διαρκεί δύο ώρες και έρχεται μετά τη συνάντηση, μπορείς απλά να καταχωρήσεις την αντίστοιχη προϋπόθεση εργασίας.
Με αυτά τα βήματα μπορείς να δημιουργήσεις ένα καλά οργανωμένο διάγραμμα Gantt στο Microsoft Project, το οποίο θα σου δώσει μια σαφή εικόνα των εργασιών σου και της χρονικής τους αλληλουχίας.
Σύνοψη – Αποτελεσματική Δημιουργία Επανερχόμενων Εργασιών στο MS Project
Σε αυτόν τον οδηγό έμαθες πώς να δημιουργείς επανερχόμενες εργασίες στο MS Project εύκολα και αποτελεσματικά. Επιπλέον, γνωρίστηκες με τις διάφορες δυνατότητες προσαρμογής της συχνότητας και της δομής των εργασιών σου, προκειμένου να οργανώσεις βέλτιστα το σχέδιο του έργου σου.
Συχνές Ερωτήσεις
Πώς μπορώ να δημιουργήσω μια επανερχόμενη εργασία;Πλοηγήσου στην καρτέλα "Διαδικασία", επέλεξε "Εισαγωγή" και στη συνέχεια "Διαδικασίες".
Μπορώ να προσαρμόσω τη διάρκεια μιας επανερχόμενης εργασίας;Ναι, μπορείς να επιλέξεις ελεύθερα τη διάρκεια, π.χ. ανάμεσα σε ένα λεπτό και αρκετές ημέρες.
Πόσο συχνά μπορεί να πραγματοποιηθεί μια επανερχόμενη εργασία;Μπορείς να τις προγραμματίσεις καθημερινά, εβδομαδιαία, μηνιαία ή ετησίως.
Μπορώ να ορίσω αρχική και τελική ημερομηνία για επανερχόμενες εργασίες;Ναι, τόσο η αρχική όσο και η τελική ημερομηνία μπορούν να οριστούν ατομικά.
Μπορώ να συνδέσω επανερχόμενες εργασίες με άλλες εργασίες;Ναι, μπορείς να δημιουργήσεις σχέσεις προϋπόθεσης μεταξύ επανερχόμενων και άλλων εργασιών.
