E-Mail-Komunikasi adalah bagian penting dari dunia bisnis saat ini. Namun, sering kali kita tidak berhasil menjaga ketenangan di tengah kekacauan email. Aturan di Outlook membantu Anda untuk mengelola E-Mail Anda, sehingga Anda tidak kehilangan gambaran. Dalam panduan ini, Anda akan belajar bagaimana membuat aturan untuk secara otomatis menyortir email dan menghemat waktu.
Pemahaman Utama
- Dengan menggunakan aturan di Outlook, Anda dapat mengelola email Anda dengan lebih efisien.
- Email dapat secara otomatis dipindahkan ke folder yang spesifik, sehingga mengurangi beban kotak masuk.
- Menyesuaikan dan menghapus aturan itu mudah dan cepat.
Panduan Langkah-demi-Langkah
Langkah 1: Membuat Aturan untuk Pengirim Tertentu
Pertama, kita ingin membuat aturan untuk email dari pengirim tertentu, misalnya René Fürst. Tandai email dari René dan klik opsi "Aturan". Pilih "Selalu pindahkan pesan dari René Fürst". Ini akan membuat aturan baru yang secara otomatis memindahkan email dari René ke folder khusus.
Jika perlu, buat folder baru untuk menyimpan email di sana. Misalnya, beri nama folder "René" dan pastikan folder tersebut dikonfigurasi untuk email.
Langkah 2: Menguji Aturan
Untuk memastikan bahwa aturan tersebut berfungsi, kirim email percobaan kepada diri sendiri. Untuk itu, klik "Kirim" dan "Terima" untuk memulai akses ke email baru. Amati bagaimana email dipindahkan ke folder yang sesuai.
Langkah 3: Mengelola dan Menyesuaikan Aturan
Jika Anda ingin menyesuaikan atau menghapus aturan nanti, kembali ke "Aturan" dan pilih "Kelola Aturan dan Pemberitahuan". Di sini Anda dapat menonaktifkan, mengedit, atau menghapus aturan. Setiap opsi ini memastikan bahwa Anda tetap mengontrol pengaturan email Anda.
Langkah 4: Membuat Aturan Berdasarkan Subjek
Aturan lain yang bermanfaat adalah memindahkan email dengan subjek tertentu, misalnya "Uji", ke folder khusus secara otomatis. Cari email dengan subjek "Uji", klik kanan padanya, dan pilih "Buat Aturan".
Pilih kondisi "Subjek berisi Uji" dan tentukan folder tujuan tempat email ini akan dipindahkan.
Langkah 5: Menyesuaikan dan Memeriksa Aturan
Jika aturan tidak berfungsi seperti yang diinginkan, Anda dapat mengeditnya kapan saja. Lihat daftar aturan dan ubah folder atau kondisi yang terkait.
Anda juga dapat memastikan bahwa email segera dihapus atau dipindahkan ke folder spam jika tidak diperlukan.
Kesimpulan – Mengelola Email dengan Lebih Baik di Outlook: 14 Aturan untuk Komunikasi yang Efisien
Penggunaan aturan di Outlook membantu Anda mengelola email dengan efisien dan mengurangi stres. Anda dapat memindahkan email ke folder tertentu, mengotomatiskan aksi berdasarkan aturan, dan dengan demikian menjaga kotak masuk Anda tetap teratur. Dengan beberapa langkah sederhana, Anda mendapatkan kembali kontrol atas komunikasi digital Anda.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Bagaimana cara membuat aturan untuk pengirim tertentu?Pilih email, pergi ke "Aturan" dan buat aturan yang memindahkan email ke folder tertentu.
Bisakah saya mengubah aturan nanti?Ya, Anda dapat mengelola dan menyesuaikan aturan kapan saja.
Apa yang terjadi dengan email ketika saya telah membuat aturan?Email akan secara otomatis dipindahkan ke folder yang telah ditetapkan atau diproses sesuai kondisi yang ditentukan.
Bisakah saya menghapus aturan?Ya, aturan dapat dengan mudah dihapus melalui "Kelola Aturan dan Pemberitahuan".
Apa yang dapat saya lakukan jika aturan tidak berfungsi?Periksa kondisi aturan dan pastikan bahwa mereka telah dikonfigurasi dengan benar.
