Membuat tugas berulang di MS Project

Perencanaan dan pengelolaan proyek seringkali memerlukan penambahan tugas yang berulangtugas, untuk menjaga pandangan yang efisien terhadap aktivitas reguler. Dalam panduan ini, Anda akan belajar bagaimana cara membuat tugas berulang di Microsoft Projectdan opsi-opsi apa yang tersedia untuk Anda.

Temuan Utama

• Tugas reguler dapat dengan mudah dimasukkan ke dalam MS Project.
• Anda dapat menentukan frekuensi serta durasi dari tugas berulang dengan tepat.
• Terdapat kemungkinan untuk mengaitkan tugas berulang dengan tugas lainnya.

Panduan Langkah-demi-Langkah untuk Membuat Tugas Berulang

Untuk membuat tugas berulang di MSProject, ikuti langkah-langkah berikut:

Pertama, buka Microsoft Project dan navigasikan ke tab “Tugas”. Di sana, Anda akan menemukan opsi “Sisipkan”, diikuti oleh “Tugas”. Di area ini, Anda dapat membuat tugas berulang yang disebut sebagai tugas periodik. Ini berguna untuk tugas yang terulang pada interval tetap, seperti pertemuan rutin atau rapat.

Untuk membuat tugas berulang, klik pada “Sisipkan Tugas”. Sekarang Anda dapat mencantumkan detail tugas berulang. Mari kita sebut tugas tersebut “Rapat”. Tentukan durasi rapat, misalnya satu jam. Di sini Anda memiliki kebebasan untuk menentukan durasi sesuai kebutuhan Anda – apakah itu satu jam, satu hari, atau satu menit.

Pada langkah berikutnya, Anda harus menetapkan frekuensi rapat. Apakah rapat berlangsung setiap hari, mingguan, atau bulanan? Anda memiliki kemampuan untuk menyesuaikan frekuensi sesuai keinginan Anda, baik harian, hanya pada hari kerja, mingguan pada hari tertentu, atau bulanan pada tanggal pertama setiap bulan.

Misalkan, rapat berlangsung setiap hari, namun hanya pada hari kerja. Selain itu, Anda dapat menetapkan waktu mulai dan berakhir. Mulailah misalnya hari ini dan atur tanggal akhir menjadi 31 Desember. Dengan cara ini, Anda dapat melihat sekilas berapa banyak kejadian yang ada hingga akhir periode. Dalam hal ini, ada 29 rapat berulang. Sebagai alternatif, Anda juga dapat mengatakan bahwa rapat harus berakhir setelah 10 kejadian, dan tanggal akhir akan disesuaikan.

Setelah Anda memberikan informasi dasar, pilih kalender – dalam contoh ini adalah kalender standar – dan konfirmasikan entri dengan “OK”. Mungkin perlu untuk menggeser jadwal sedikit agar semuanya sesuai harmonis dalam rencana. Anda dapat melipat tampilan tugas berulang dalam struktur proyek sehingga lebih rapi.

Kita sekarang telah menambahkan rapat sebagai tugas berulang. Jika Anda ingin menambahkan tugas baru, misalnya “Pekerjaan”, ada kemungkinan untuk menjadwalkan ini langsung setelah rapat. pergi ke tugas baru dan set durasi pekerjaan selama 6 jam. Di sini Anda kini dapat melihat angka untuk rapat yang baru saja Anda buat di kolom pendahulu.

Anda juga dapat mengaitkan tugas baru ini dengan tugas lainnya. Ini berarti, secara teori, Anda dapat membuat tugas tambahan setelahsetiap rapat. Misalnya, jika Anda ingin menambahkan tugas lain bernama “Mewarnai” yang memakan waktu dua jam dan muncul setelah rapat, Anda hanya perlu mencantumkan tugas pendahulunya yang sesuai.

Dengan langkah-langkah ini, Anda dapat membuat diagram Gantt yang terorganisir dengan baik di Microsoft Project, yang memberikan pandangan yang jelas tentang tugas dan urutan waktunya.

Ringkasan – Membuat Tugas Berulang dengan Efektif di MS Project

Dalam panduan ini, Anda telah belajar bagaimana cara membuat tugas berulang di MS Project dengan mudah dan efektif. Selain itu, Anda telah mempelajari berbagai cara untuk menyesuaikan frekuensi dan struktur tugas Anda, untuk mengorganisir rencana proyek Anda dengan optimal.