Gmail non ha cartelle. Invece, offre la possibilità di utilizzare etichette, che sono spesso molto più flessibili e pratiche. Le etichette ti permettono di organizzare le tue email in modo personalizzato, così puoi tenere sempre tutto sotto controllo. In questa guida ti mostro come lavorare efficacemente con le etichette e come puoi adattarle alle tue esigenze per organizzare al meglio la tua posta in arrivo.
Principali concetti
- Le etichette offrono maggiore flessibilità rispetto alle cartelle.
- Puoi utilizzare più etichette per una singola email.
- Con i colori puoi distinguere visivamente le tue etichette.
- I filtri ti aiutano a rendere l'organizzazione automatizzata.
Guida passo passo
1. Comprendere e creare etichette
Uno dei maggiori vantaggi di Gmail è la possibilità di creare etichette. Mentre in altri servizi email hai cartelle, le etichette ti offrono una soluzione più flessibile. Se vuoi creare una nuova etichetta, vai nella tua posta in arrivo di Gmail e fai clic sull'icona dell'etichetta.
Qui puoi selezionare un'etichetta esistente oppure crearne una nuova. Se crei una nuova etichetta, ad esempio chiamala "Ordini" e poi fai clic su "Crea" per confermare.
L'etichetta verrà ora visualizzata nella tua lista, e quando ci fai clic sopra, tutte le email sotto quell'etichetta verranno mostrate.
2. Impostare colori per le etichette
Per organizzare ancora meglio le tue email, puoi impostare colori per le tue etichette. Potresti voler ad esempio scegliere il colore verde per gli ordini, per vedere a colpo d'occhio che si tratta di un ordine.
Per cambiare il colore della tua etichetta, torna alle impostazioni dell'etichetta e seleziona il colore desiderato. Questo aumenta la chiarezza e ti facilita il lavoro.
3. Gestire le etichette
Dopo aver creato le tue etichette, potresti voler nascondere o modificare un'etichetta. Nelle impostazioni di gestione delle etichette, puoi determinare quali etichette dovrebbero essere visualizzate per impostazione predefinita e quali no.
Se hai ad esempio un'etichetta chiamata "Stefan" per email meno importanti, puoi impostarla per essere nascosta di default. In questo modo la tua posta in arrivo risulta meno congestionata.
4. Aggiungere ulteriori etichette
Un'altra etichetta utile potrebbe essere "Da fare". Per aggiungere una nuova etichetta, vai semplicemente nella gestione delle etichette e clicca su "Crea nuova etichetta". Puoi anche scegliere un colore per questa etichetta, ad esempio rosso per le attività da completare.
In questo modo hai sempre sott'occhio quali email sono ancora aperte e puoi stabilire le tue priorità.
5. Impostare filtri per le etichette
Per ottimizzare ulteriormente la tua organizzazione, dovresti prendere in considerazione l'idea di creare dei filtri. I filtri ti consentono di etichettare automaticamente le email con un'etichetta specifica non appena arrivano nella tua posta in arrivo.
Per fare ciò, vai nelle impostazioni dei filtri. Puoi creare filtri che etichettano automaticamente le email da determinati mittenti con la tua etichetta "Ordini".
6. Combinare le etichette nella barra di ricerca
Una fantastica funzione di Gmail è la barra di ricerca. Qui puoi cercare specificamente le email e combinare le etichette. Se vuoi vedere solo le email non completate da un particolare mittente, ad esempio Stefan, puoi farlo digitando "Stefan + da fare" nella barra di ricerca.
Combinando in questo modo la ricerca, riceverai esattamente le email che ti interessano, evitando un'eccessiva quantità di informazioni.
Riassunto – Come mettere ordine in Gmail – Lavorare più velocemente e in modo più chiaro con le etichette
Gmail offre un'eccellente possibilità di organizzare le tue email attraverso le etichette, che sono più flessibili delle tradizionali cartelle. Prendendoti il tempo per creare e gestire correttamente le etichette, ti renderai presto conto di quanto sia facile mantenere tutto in ordine. Utilizza colori, filtri e la funzione di ricerca per rendere il tuo lavoro più efficiente e tenere sotto controllo la tua posta in arrivo.
Domande frequenti
Come creo un'etichetta in Gmail?Clicca sull'icona dell'etichetta e seleziona "Crea nuova etichetta".
Come posso impostare colori per le etichette?Vai nella gestione delle etichette e scegli il colore desiderato.
Posso usare più etichette per una email?Sì, puoi assegnare più etichette a un'email.
Come attivo filtri in Gmail?Vai nelle impostazioni dei filtri e crea un nuovo filtro per l'email desiderata.
Come combino le etichette nella ricerca?Digita nella barra di ricerca "etichetta:Nome + etichetta:Nome" per filtrare le email.
