Projektų planavimas ir valdymas dažnai reikalauja periodiniųužduočiųįtraukimo, kad efektyviai stebėtume reguliarias veiklas. Šiame vadove sužinosi, kaip Microsoft Projectprogramoje sukurti periodinę užduotį ir kokios parinktys bus prieinamos.
Pagrindiniai atradimai
- Reguliarias užduotis lengva įterpti į MS Project.
- Galite tiksliai nustatyti periodinės užduoties dažnumą ir trukmę.
- Yra galimybė sujungti periodines užduotis su kitomis užduotimis.
Žingsnis po žingsnio vadovas, kaip sukurti periodinę užduotį
Norėdamas sukurti periodinę užduotį MSProject programoje, atlik šiuos veiksmus:
Visų pirma atidaryk Microsoft Project ir pereik prie skyriaus „Užduotis“. Ten rasi pasirinkimą „Įterpti“, po to „Užduotis“. Šioje srityje gali sukurti periodines užduotis, kurios vadinamos periodinėmis užduotimis. Jos yra naudingos užduotims, kurios kartojasi nustatytais intervalu, tokioms kaip reguliarios susirinkimų ar posėdžių.
Norėdamas sukurti periodinę užduotį, spausk „Įterpti užduotį“. Dabar gali nurodyti periodinės užduoties detales. Pavadinkime užduotį „Posėdis“. Nustatyk posėdžio trukmę, pavyzdžiui, vieną valandą. Čia gali laisvai nustatyti trukmę pagal savo poreikius – tai gali būti valanda, diena ar minutė.
Kitame žingsnyje turi nustatyti posėdžio dažnumą. Ar posėdis vyks kasdien, kas savaitę, ar kas mėnesį? Turi galimybę pritaikyti dažnį pagal savo pageidavimus, tai gali būti kasdien, tik darbo dienomis, kartą per savaitę tam tikromis dienomis ar kartą per mėnesį pirmą mėnesio dieną.
Įsivaizduokime, kad posėdis vyksta kasdien, tačiau tik darbo dienomis. Be to, gali nustatyti pradžios ir pabaigos laiką. Pradėk šiandien ir nustatyk pabaigos datą kaip 31-ą gruodžio. Tokiu būdu matysi iš karto, kiek įvykių bus iki termino pabaigos. Šiuo atveju gausi 29 periodinius posėdžius. Alternatyviai gali taip pat pasakyti, kad posėdis turėtų baigtis po 10 įvykių, ir pabaigos data atitinkamai prisitaiko.
Pagal tai, kai pateikei pagrindinę informaciją, pasirink kalendorių – šiuo atveju standartinį kalendorių – ir patvirtink įrašus spausdama „Gerai“. Gali prireikti šiek tiek perkelti planavimą, kad viskas harmoningai tilptų į grafiką. Gali sugabenti periodines užduotis projekto struktūroje, kad ji būtų aiškesnė.
Dabar mes įtraukėme posėdį kaip periodinę užduotį. Jei dabar nori pridėti naują užduotį, pavyzdžiui, „Darbai“, gali ją tiesiai po posėdžio suplanuoti. Eik prie naujos užduoties ir nustatyk darbo trukmę 6 valandoms. Čia dabar matysi ankstesnioje užduotyje skaičių už posėdį, kurį ką tik sukūrei.
Taip pat įmanoma sujungti šias naujas užduotis su kitomis užduotimis. Tai reiškia, kad teoriškai po kiekvieno posėdžio gali sukurti daugiau užduočių užduotis. Jei, pavyzdžiui, norėtum pridėti dar vieną užduotį, pavadintą „Papalvymas“, kuri trunka dvi valandas ir vyksta po posėdžio, gali tiesiog nurodyti atitinkamą ankstesnę užduotį.
Naudodamasis šiais žingsniais gali sukurti gerai organizuotą Gantt diagramą Microsoft Project programoje, kuri suteiks tau aiškų vaizdą apie tavo užduotis ir jų laiko seką.
Santrauka – Efektyviai kurti periodines užduotis MS Project programoje
Šiame vadove sužinojai, kaip lengvai ir efektyviai sukurti periodines užduotis MS Project programoje. Be to, sužinojai apie įvairias galimybes pritaikyti savo užduočių dažnumą ir struktūrą, kad optimaliai organizuotum savo projekto planą.
DAUGIAU KLAUSIMŲ
Kaip sukurti periodinę užduotį?Pereik prie skyriaus „Užduotis“, pasirink „Įterpti“, o po to „Užduotis“.
Ar galiu keisti periodinės užduoties trukmę?Taip, gali laisvai pasirinkti trukmę, pavyzdžiui, nuo minutės iki kelių dienų.
Kiek dažnai gali įvykti periodinė užduotis?Gali ją planuoti kasdien, kas savaitę, kas mėnesį ar kasmet.
Ar galiu nustatyti periodinių užduočių pradžios ir pabaigos laiką?Taip, tiek pradžios, tiek pabaigos laiką galima nustatyti individualiai.
Ar galiu sujungti periodines užduotis su kitomis užduotimis?Taip, gali sukurti priklausomybę tarp periodinių ir kitų užduočių.
