Synchronisatie van documenten in InDesign: Zo werkt het

Het beheren van grote documenten in Adobe InDesign kan een uitdaging zijn, vooral als je ervoor wilt zorgen dat alle lay-outwijzigingen consistent en op elke plek correct worden weergegeven. Een nuttige functie die je daarbij kan helpen, is de soevereiniteit via de boekfunctie. Dit kan je veel tijd besparen, maar er zijn ook enkele valkuilen. Hier leer je hoe je deze functie effectief kunt gebruiken en de meest voorkomende struikelblokken kunt vermijden.

Belangrijkste bevindingen

• Wijzigingen in een hoofdstuk kunnen via de boekfunctie naar andere hoofdstukken worden overgebracht.
• Zorg ervoor dat je de synchronisatieopties zorgvuldig configureert om ongewenste wijzigingen te voorkomen.
• Het is raadzaam om een back-up van je project te maken voordat je met de synchronisatie begint.

Stap-voor-stap handleiding

Om de synchronisatie effectief uit te voeren, volg deze stappen:

Laten we beginnen met de voorbereiding van je document. Voordat je wijzigingen in een hoofdstuk aanbrengt, moet je je bewust zijn van welke lay-outwijzigingen je wilt maken. Zorg ervoor dat alle schabloonpagina's, alinea-opmaak en tabelopmaak correct zijn ingesteld. Zodra je er zeker van bent dat je hoofdstuk compleet is, wil je misschien deze wijzigingen op andere hoofdstukken toepassen.

Via het menu van het boekpalet heb je de mogelijkheid om de boekfunctie te gebruiken om wijzigingen over te brengen. Kies hier je document als zogenaamde opmaakbron. Dit document wordt dan de belangrijkste sjabloon voor de andere documenten. Elke lay-outaanpassing die je in je hoofdstuk maakt, wordt via deze synchronisatie op de andere hoofdstukken toegepast.

Wees je ervan bewust dat bij het synchroniseren niet alleen je lay-outwijzigingen worden overgebracht. Ook opmaak, tekstaanpassingen en zelfs kleuren kunnen onbedoeld worden meegenomen. Dit kan ertoe leiden dat je een situatie krijgt waarin opmaak in andere documenten wordt gewijzigd, zonder dat je dit onmiddellijk opmerkt. Je krijgt alleen een waarschuwing dat er wijzigingen zijn aangebracht.

Een mogelijk worst-case scenario doet zich voor wanneer je per ongeluk de synchronisatie start en de documenten niet in een perfecte staat zijn. Dit kan leiden tot een enorme rommel. Bij het synchroniseren wordt niet gevraagd of je serieus verder wilt gaan, en dat kan leiden tot ongewenste resultaten.

Als je tot degenen behoort die het risico lopen per ongeluk op deze knop te klikken, is er een manier om dit te voorkomen. In de synchronisatieopties kun je aanpassen wat gesynchroniseerd moet worden. Je kunt ervoor zorgen dat alleen de gewenste opmaak zoals alinea-opmaken en sjabloonpagina's worden gesynchroniseerd. Het is het beste om alle vinkjes te verwijderen als je het zeker wilt weten.

Wil je selectieve synchronisatie? In dat geval maak je het beste een kopie van je gegevens om de staat van je documenten te archiveren. Zo kun je ervoor zorgen dat je een versie hebt waar je op kunt terugvallen als er iets misgaat bij de synchronisatie.

Zijn al je wijzigingen correct? Kies dan via de synchronisatieopties concreet de elementen die je wilt synchroniseren. Er komt echter een nadeel aan het licht: als de hoofdstuknummers in je lay-out gelijk zijn, kan dit leiden tot onverwachte aanpassingen aan de kleur. Een kleur die in één document is gewijzigd, kan mogelijk ook aan andere documenten worden toegewezen, waardoor de zaken nog gecompliceerder worden.

Een alternatieve benadering van synchronisatie is gericht elementen in je huidige hoofdstuk te laden. Dit gebeurt via het alinea-opmaakmenu. Zo kun je specifieke opmaken uit je hoofdstuk selecteren en alleen deze overbrengen. Belangrijk is dat de hoofdstukkleur die je in je document nodig hebt, niet automatisch wordt overschreven.

Door specifiek de opmaken te laden, heb je controle over welke specifieke aanpassingen in je document worden overgenomen en kun je het overzicht over de belangrijkste designelementen behouden. Via de navigatie aan de zijkant kan bovendien worden gegarandeerd dat alleen de opmaken die je wilt worden overgebracht.

Let er ook op dat de sjabloonpagina's bij deze aanpak ook moeten worden gecontroleerd en aangepast om een consistent harmonieus lay-out te creëren. Na de wijzigingen aan de opmaken kun je de ongewenste hoofdstukkleur eenvoudig vervangen door de correcte kleur.

Met deze aanpak bespaar je tijd en minimaliseer je het risico om onbedoeld ongepaste wijzigingen aan je documenten aan te brengen.

Samenvatting

Het gebruik van de synchronisatiefunctie in Adobe InDesign biedt je de mogelijkheid om tijd te besparen bij het overbrengen van lay-outwijzigingen. Wees echter voorzichtig om ongewenste aanpassingen te voorkomen. Met de stappen die hier zijn weergegeven en de bewuste instellingen in de synchronisatieopties kun je de voordelen van de synchronisatie effectief benutten zonder de controle over de afzonderlijke documenten te verliezen.