Effektiv skapande och hantering av sökmappar i Outlook

Sökmappar i Outlook utgör en kraftfull funktion för att hantera dina e-postmeddelanden på ett målinriktat och praktiskt sätt. Om du ofta söker efter specifika meddelanden kan det vara irriterande att hela tiden behöva skriva in samma sökord. Sökmappar låter dig förbereda dessa sökningar och hämta dem med ett knapptryck. Om du undrar hur du skapar eller tar bort en sökmappar är du här helt rätt.

Viktigaste insikter

• Sökmappar hjälper dig att organisera e-postmeddelanden baserat på specifika kriterier.
• Du kan skapa egna sökmappar baserade på nyckelord eller specifika avsändare.
• Att anpassa och ta bort sökmappar är enkelt.

Steg-för-steg-instruktioner

Grundläggande sökfunktioner i Outlook

Innan du börjar med skapandet och hanteringen av sökmappar bör du lära känna de grundläggande sökfunktionerna i Outlook. Du kan klicka på söksymbolen i verktygsfältet i din inkorg för att aktivera sökfältet.

Här öppnas sökverktyget, med vilket du kan filtrera sökningen efter olika kriterier. Vill du bara söka i den aktuella mappen eller i alla Outlook-element? Du har möjlighet att antingen utöka din sökning till specifika mappar eller till hela din inkorg.

Du kan enkelt ange ett sökord för att söka i dina e-postmeddelanden. Till exempel, om du vill söka efter "udimi" kan du skriva in det här.

Skapande av en sökmappar

Tänk dig att du vill skapa en ny sökmappar för e-post från en viss person, låt oss säga "Rene". Målet här är att optimera sökprocesserna så att du ständigt kan söka efter namnet.

För att skapa en sökmappar, högerklicka på sektionen för sökmappar och välj "Ny sökmappar". Här har du möjlighet att välja olika filteralternativ. Till exempel kan du välja att visa endast olästa meddelanden, meddelanden från vissa personer, eller endast viktiga meddelanden.

Om du vill använda specifika ord som ska ingå i e-postmeddelandena, som "omsättningsrapport", skriv detta i det aktuella fältet. Du kan också ange flera sökord för att ytterligare begränsa dina resultat.

Efter att du har klickat på "OK" skapas sökmappar. Den har nu funktionen att automatiskt visa alla relevanta e-postmeddelanden som uppfyller de angivna sökkriterierna. Fördelen är att du inte behöver söka efter samma termer hela tiden, utan resultaten är direkt tillgängliga.

Ändra en sökmappar

Om du senare vill ändra kriterierna för din sökmappar är det en enkel procedur. Högerklicka på din sökmappar och välj "Anpassa sökmappar". Här kan du ändra filterkriterierna och namnet på sökmappar.

Du har friheten att anpassa filtren så att de exakt motsvarar dina behov, antingen genom att lägga till fler e-postadresser eller genom andra anpassningsbara parametrar.

Ta bort en sökmappar

Det kan hända att du inte längre behöver en sökmappar. Att ta bort den är också enkelt. Högerklicka på den sökmappar du vill ta bort och välj "Ta bort". Bekräfta urvalet och sökmappar kommer att tas bort.

I papperskorgen (under "Borttagna objekt") kan du permanent ta bort sökmappar genom att också ta bort de medföljande meddelandena.

Sammanfattning – En omfattande guide för effektiv användning av sökmappar i Outlook

Sökmappar är ett oumbärligt verktyg när det gäller att effektivt hantera dina e-postmeddelanden i Outlook. Genom sin anpassningsförmåga och enkelhet kan du avsevärt förenkla sökningen efter viktig information. Oavsett om du skapar, anpassar eller tar bort sökmappar – denna guide ger dig de nödvändiga stegen.