Tulostus Excelistä voi olla haasteellista, erityisesti kun pyritään varmistamaan, että taulukot näyttävät siltä kuin haluat. Ongelman ydin on usein se, että sisällöt eivät ole oikein järjestetty paperille tai tietyt elementit jäävät leikatuiksi. Tässä oppaassa näytän sinulle tärkeimmät askeleet ja vinkit, kuinka tulostat tehokkaasti Excelissä ja vältät yleisiä virheitä. Valmiina? Aloitetaan!
Tärkeimmät havainnot
- Tarkista sivuasetukset ennen tulostusta.
- Käytä sivun esikatselua parantaaksesi asettelua.
- Kiinnitä huomiota skaalaamiseen ja sivuhiroihin saadaksesi optimaalisen tulostustuloksen.
Vaiheittainen ohje
Jotta saat Excel-taulukon tulostumaan optimaalisesti, seuraa näitä askeleita:
Avaa tulostusasetukset
Ensinnäkin sinun on avattava tulostusasetukset Excelissä. Siirry Tiedosto-kenttään ja valitse Tulosta. Ensimmäisessä näkymässä saat esikatselun asiakirjastasi. Huomaat, että taulukko ei ehkä ole optimaalisesti sijoitettu.
Tarkista sivumuoto
Tulostusesikatselussa huomaat usein, että osia varauslistasta on leikattu pois tai ne eivät näytä olevan hyvin järjestettyjä. Tarkista, tulisiko muoto olla pysty- vai vaakasuuntaisesti. Ehkä varauslista tai tietty sarake tarvitsee enemmän tilaa.
Säädä paperikokoa
Jos tarvitset tarpeeksi tilaa, voi olla hyödyllistä vaihtaa paperikokoa. Varmista, että voit vaihtaa suurempaan paperikokoon, kuten A3. Jos sinulla ei ole A3-tulostinta, pysy A4:ssa, mikä on yleensä standardi.
Säädä elementtejä
Nyt keskitymme siihen, kuinka mukautamme taulukkoelementit niin, että ne mahtuvat A4-sivulle. Tämä voi tapahtua pienentämällä tai poistamalla tarpeettomia sarakkeita tai rivejä. Mieti, onko kenttiä, joita haluat piilottaa tai poistaa.
Aseta sarakeleveys
Yksi tapa säästää tilaa on säätää sarakeleveyttä. Vedä sarakkeiden reunoja, kunnes ne sopivat optimaalisesti A4-sivulle. katkoviivojen avulla voit nähdä, missä paperi päättyy ja varmistaa, että taulukko näyttää hyvältä sivulla.
Käytä sivun esikatselua
Jotta voit optimoida taulukkosi järjestelyn, ota käyttöön sivun esikatselu. Se näyttää sinulle, mihin sivunvaihdot on asetettu, ja helpottaa asetteluelementtien siirtämistä. Voit säätää sinisiä viivoja, jotka osoittavat sivunvaihdot, jotta saat enemmän sisältöä yhdelle sivulle.
Säädä skaalaus
Toinen askel tulostusmukautusten optimoinnissa on skaalaus. Siirry takaisin tulostusasetuksiin ja kokeile erilaisia skaalausvaihtoehtoja varmistaaksesi, että kaikki sisällöt ovat hyvin luettavissa eikä mikään esitetty layoutista jää pois.
Tarkista sivuhiroja
Tarkista, että sivuhiroja on säädetty oikein. Siirry sivuhirojen valinnaiseen näkymään ja tee tarvittavat säädöt, jotta tulokselle on enemmän tilaa. Varmista, että mitään sisältöä ei häviä reunoilla.
Lisää otsikko- ja alatunnisteet
Jos haluat, voit lisätä taulukkoosi myös otsikko- ja alatunnisteet. Nämä ovat tärkeitä, jos haluat liittää lisätietoja, kuten luontipäivämäärän tai taulukon otsikon. Huomaa, että nämä elementit eivät vie liikaa tilaa.
Päätä tulostusprosessi
Kun olet tyytyväinen asetteluusi ja varma siitä, että kaikki näyttää hyvältä, voit antaa tulostuskomennon. Tarkista vielä kerran tulostinasetukset varmistaaksesi, että olet valinnut oikeat vaihtoehdot yksipuoleiseen tai kaksipuoleiseen tulostukseen.
Usein kysytyt kysymykset
Entä jos osa Excel-taulukostani jää leikatuiksi tulostettaessa?Tarkista sivuhiroasetukset ja käytä sivun esikatselua säätääksesi sivunvaihtoa manuaalisesti.
Kuinka voin säätää skaalausta tulostaessani?Tulostusasetuksissa voit säätää skaalausta vaihtoehtoon "Lehti yhdelle sivulle" tai muuhun sopivaan vaihtoehtoon.
Voiko puuttuvat otsikko- ja alatunnisteet aiheuttaa tietojen häviämistä?Kyllä, ilman otsikko- ja alatunnisteita tärkeitä tietoja, kuten otsikko tai päivämäärä, voi puuttua tulostaessa.
Kuinka voin estää Exceliä tulostamasta taulukkoani liian pieneksi?Varmista, että valitset oikeat tulostusasetukset skaalausta ja sivumuotoa varten säilyttääksesi luettavuuden.
Onko mahdollista testata tulostusprosessia?Kyllä, ennen tulostamista voit avata tulostusesikatselun ja tarkastella asettelua tarkasti.
