Outlook 2016 on keskeinen sovellus toimistotyössä ja se kuuluu parhaisiin sähköpostiohjelmiin, joita on tällä hetkellä markkinoilla saatavilla. Se ei ainoastaan tarjoa mahdollisuutta vastaanottaa, lähettää ja hallita sähköposteja, vaan se on myös varustettu useilla muilla työkaluilla, jotka auttavat sinua lisäämään tuottavuuttasi työympäristössä. Tässä kurssissa opit, miten voit hyödyntää Outlook 2016:ta parhaalla mahdollisella tavalla, jotta viestintäsi olisi tehokkaampaa ja ammattimaisempaa.
Tärkeimmät havainnot
- Outlook 2016 on kattava ratkaisu sähköpostinhallintaan ja toimistojen organisointiin.
- Sovellus ei vain mahdollista sähköpostien hallintaa, vaan siihen kuuluu myös osoitekirja, kalenteri, tehtävienhallinta ja muistiinpanot.
- Oikeiden asetusten ja toiminnallisuuksien avulla voit merkittävästi lisätä tuottavuuttasi.
Keskeisimmät toiminnot ja niiden käyttö
Sähköpostinhallinta
Outlook mahdollistaa sähköpostien tehokkaan vastaanottamisen, lähettämisen ja organisoimisen. Sähköpostitilien asetukset ovat vaivattomia ja ne selitetään vaihe vaiheelta.
Voit helposti lähettää sähköposteja kollegoille tai ystäville, mutta muista varmistaa, että viestisi ovat ammattimaisesti muotoiltuja. Tämä sisältää muotoilujen ja mahdollisesti myös taulukoiden tai kuvien lisäämisen sähköposteihisi.
Hyödyllinen työkalu on roskapostisuodatin, jonka avulla voit automaattisesti lajitella ja suodattaa ei-toivottuja sähköposteja. Voit luoda sääntöjä, jotta tietyt sähköpostit, kuten uutiskirjeet, siirretään tiettyihin kansioihin.
Osoitekirja
Outlookin integroitu osoitekirja antaa mahdollisuuden luoda ja hallita kontakteja. Voit kätevästi lisätä uusia kontakteja ja voit valita niitä sähköposteja laatimisesi aikana.
Lisäksi voit myös soittaa Skype-puheluita, jos puhelun vastaanottaja käyttää myös Outlookia ja on aktivoitunut Skype-laajennus.
Kalenteritoiminnot
Toinen huippuominaisuus on Outlookin kalenteri. Voit luoda tapaamisia, mutta myös suunnitella kokouksia ja kutsua osallistujia. Aikatauluihin voit kiinnittää huomiota niin, että lomat ja syntymäpäivät merkitään automaattisesti asuinpaikkasi perusteella.
Outlook tarjoaa myös mahdollisuuden asettaa muistutuksia tietyistä tapaamisista ja syntymäpäivistä varmistaaksesi, ettei sinulta jää tärkeitä tapahtumia huomaamatta.
Tehtävienhallinta
Hyödyllinen ominaisuus on tehtävienhallinta, joka auttaa sinua laatimaan tehtävälistan. Tätä lista voit säännöllisesti päivittää ja seurata, mikä auttaa sinua hallitsemaan tehtäviä tehokkaasti ja unohtamatta mitään.
Muistiinpanojen laatiminen
Jos perinteiset post-it-laput ovat sinulle vaivaksi pöydälläsi, voit laatia muistiinpanoja Outlookissa. Tämä mahdollistaa tärkeiden tietojen kirjaamisen nopeasti ja vaivattomasti.
Yhteenveto – Tule Office-sankari: Ymmärrä Outlook 2016 perinpohjaisesti
Outlook 2016 on monipuolinen työkalu, joka ei ainoastaan auta sähköpostinhallinnassa, vaan tarjoaa myös useita toimintoja, jotka voivat suuresti helpottaa työpäivääsi. Sähköpostilaatikkosi hallinnasta kontaktiesi organisointiin ja tapaamisten suunnitteluun – Outlook on keskeinen paikka toimistossasi.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mikä on Outlook 2016?Outlook 2016 on Microsoftin sähköpostinhallintaohjelma ja osa Office-pakettia.
Mitkä toiminnot ovat saatavilla Outlookissa?Outlook tarjoaa sähköpostinhallintaa, osoitekirjan, kalenterin, tehtävienhallinnan ja muistiinpanot.
Kuinka voin muotoilla sähköpostini?Sähköposteja voidaan muotoilla ja lisätä kuvia ja taulukoita, jotta ne näyttävät ammattimaisilta.
Kuinka asetetaan roskapostisuodatin?Voit luoda sääntöjä, jotta ei-toivotut sähköpostit lajitellaan tiettyihin kansioihin.
Kuinka hallitsen tapaamisiani?Outlookin avulla voit luoda, hallita ja asettaa muistutuksia tapaamisista.
