Kun kirjoitat E-Kirjeitä Outlookissa, sinulla on käytettävissäsi lukuisia muotoilumahdollisuuksia ja lisätoimintoja. Oikeiden fonttien valinnasta äänestysnappeihin ja lukuaineistojen vahvistuksiin – oikeilla tiedoilla voit tehdä sähköposteistasi ei vain houkuttelevampia, vaan myös toimivampia. Tässä opit, miten voit hyödyntää erilaisia vaihtoehtoja luodaksesi ammattimaisesti muotoiltuja sähköposteja.
Tärkeimmät havainnot
- Opit, miten muotoilet ja kaunistat sähköposteja.
- Kokeneet käyttäjät voivat lisätä äänestysnappeja ja lukuaineistojen vahvistuksia.
- Oikeat toiminnot mahdollistavat sähköpostiesi kohdennetun lähettämisen ja arkistoinnin.
Vaiheittainen ohje
1. Luo uusi sähköposti
Aloitat luomalla uuden sähköpostin. Napsauta ”Uusi sähköposti” Outlookin valikkopalkissa. Täytä vastaanottajan kenttä ja kirjoita aihe. Sähköpostin sisällön muotoiluun voit käyttää erilaisia tekstimoduuleja.
2. Lisää ja muotoile tekstiä
Lisää tekstiä käyttämällä ”Random”-toimintoa luodaksesi paikkamerkkejä. Kun olet liittänyt tekstisi, voit muokata sitä soveltamalla erilaisia muotoiluja ja tekstimuotoiluvaihtoehtoja. Näin luot houkuttelevan asettelun.
3. Valitse värilliset taustat
Sinulla on mahdollisuus lisätä sähköpostiisi värillisiä taustoja. Siirry taustavaihtoehtoihin ja valitse väri, joka piristää asetteluasi. Kokeile erilaisia värikombinaatioita saadaksesi halutun vaikutuksen.
4. Valitse muotoilupohjat
”Muotoilut”-osiossa löydät erilaisia pohjia, jotka mukautuvat automaattisesti tekstiisi. Voit viedä hiiren pohjien yli nähdäksesi esikatselun muutoksista suoraan sähköpostissasi.
5. Värin ja fontin valinta
Voit myös määrittää väri- ja fonttipohjat sähköpostillesi. Esimerkiksi, jos haluat lisätä keltaisen fokuksen, tämä sävy siirtyy automaattisesti koko tekstiin. Voit myös valita mukautettuja fonteja luodaksesi henkilökohtaisen tunnelman.
6. Lisää BCC ja CC
Voit lisätä useita vastaanottajia sähköpostiin tai pitää vastaanottajat salassa käyttämällä BCC-/CC-kenttää. BCC (sokko hiilikopio) on käytettävissä, jotta muut vastaanottajat eivät näe, kenelle sähköposti on myös lähetetty. Tämä on erityisen hyödyllistä uutiskirjeissä ja muissa massaviestinnöissä.
7. Lisää äänestysnappeja
Luo kysely suoraan sähköpostistasi lisäämällä äänestysnappeja. Voit luoda yksinkertaisen kysele/kuka-kyselyn tai tarjota mukautettuja vaihtoehtoja, kuten “vihreä” tai “punainen”. Tämä toiminto toimii oikein vain vastaanottajilta, jotka käyttävät myös Outlookia.
8. Pyydä lukuaineistojen vahvistuksia ja toimitusvahvistuksia
Aktivoi lukuaineistojen tai toimitusvahvistusten pyynnöt, jotta saat ilmoituksen, kun sähköposti on toimitettu tai avattu onnistuneesti. Huomioi, että vastaanottajilla on myös mahdollisuus kieltää nämä vahvistukset.
9. Mukauta lähetysvaihtoehtoja
Voit määrittää, mihin sähköposti tallennetaan ja lähetetäänkö se heti vai myöhemmin. Lähetysvaihtoehdoissa voit asettaa sähköpostin lähetettäväksi esimerkiksi vasta klo 17.
10. Tarkista viestiasetukset
Voit säätää sähköpostisi tärkeyden, kuten korkeaksi, matalaksi tai normaaliksi. Voit myös määrittää luottamuksellisuuden ja päättää, tallennetaanko sähköposti arkistoon. Kaikki nämä vaihtoehdot löydät viestisi ominaisuuksista.
11. Mukauta tekstimuotoja
Käytä tekstimuotoilutoimintoja varmistaaksesi, että sähköpostisi lähetetään formaatissa, joka on yhteensopiva kaikkien sähköpostiohjelmien kanssa. Aseta tekstisi HTML- tai yksinkertaiseksi tekstimuodoksi optimaalista yhteensopivuutta varten.
12. Lähetä sähköposti
Lopuksi syötä vastaanottaja sähköpostiosoitteen kenttään ja napsauta Lähetä. Voit tarkistaa sähköpostin lähetetystä kansiosta tai lähtöpostista varmistaaksesi, että kaikki on asetettu oikein ja lähetetty.
Yhteenveto – Sähköpostimuotoilu ja laajennetut ominaisuudet Outlookissa
Tässä oppaassa olet oppinut, miten voit käyttää erilaisia muotoilumahdollisuuksia ja laajennettuja toimintoja Outlookissa tehdessäsi houkuttelevia ja tehokkaita sähköposteja. Fonttien valinnasta äänestysnappeihin olet tutustunut työkaluihin, jotka auttavat sinua tekemään sähköposteistasi houkuttelevia ja toimivia.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka lisään taustakuvan sähköpostiini?Taustakuva voidaan lisätä muotoiluvalikosta, josta voit valita värejä ja kuvioita.
Mikä on ero BCC:n ja CC:n välillä?BCC piilottaa vastaanottajien sähköpostiosoitteet muilta, kun taas CC tekee kaikki osoitteet näkyviksi kaikille vastaanottajille.
Kuinka voin pyytää lukuaineistojen vahvistuksia?Aktivoi vaihtoehto viestiasetuksissa ennen kuin lähetät sähköpostin.
Voisiko sähköpostini näyttää erilaiselta, jos lähetän sen eri vastaanottajille?Kyllä, esitys voi vaihdella sähköpostiohjelmasta riippuen, joten lähettäminen tekstimuodossa on turvallisin vaihtoehto.
Kuinka voin aikatauluttaa sähköpostin lähetysaikataulun?Laajennetuissa asetuksissa voit määrittää sähköpostillesi lähetysaikataulun.
