Ammattimainen verkkosähköpostin allekirjoitus on ratkaisevan tärkeä liiketoimintasi esittelyssä. Se ei tarjoa vain tärkeitä yhteystietoja, vaan myös välittää ammattimaisuutta. Omaan sähköpostiallekirjoitukseen luominen Outlookissa on yksinkertainen prosessi, jonka selitän sinulle vaihe vaiheelta. Seuraa tätä opasta, ja sinulla on nopeasti houkutteleva ja toimiva allekirjoitus.
Tärkeimmät havainnot
- Verkkosähköpostin allekirjoitus on standardoitu loppukaneetti sähköposteissa.
- Outlook tarjoaa mahdollisuuden luoda erilaisia allekirjoituksia eri sähköpostitileille.
- On tärkeää huomioida jotkin oikeudelliset vaatimukset liiketoimintasähköposteille, erityisesti Saksassa ja Itävallassa.
Vaiheittainen opas sähköpostiallekirjoituksen luomiseen
Ensinnäkin sinun tulee varmistaa, että olet avannut Outlookin ja sähköpostitilisi on valmis. Kun luot uutta sähköpostia, voit aloittaa allekirjoituksen tekemisen. Jos suljet sähköpostin vahingossa, Outlook kysyy, haluatko tallentaa luonnoksen. Vahvista tämä, jotta voit päästä siihen myöhemmin käsiksi.
Voit aloittaa allekirjoituksesi luomisen napsauttamalla "Uusi sähköposti". Avautuvassa ikkunassa löydät ylhäältä valikosta "Allekirjoitus"-välilehden. Sieltä valitset "Allekirjoitukset" vaihtoehdon.
Aukeaa uusi ikkuna, jossa sinulla on mahdollisuus luoda ja muokata allekirjoitustasi. Voit ensin määrittää oletusallekirjoituksen sähköpostitilillesi. Jos sinulla on useita sähköpostiosoitteita, voit luoda jokaiselle osoitteelle erilaisen allekirjoituksen. Esimerkiksi liiketoimintasi sähköpostiin voit ilmoittaa erilaisen puhelinnumeron tai tittelisi.
Saksassa ja Itävallassa on lain mukaan vaadittava, että liiketoimintasähköposteissa on oltava täydelliset yhteystiedot. Siksi on järkevää laatia kattava allekirjoitus, joka sisältää kaikki tarvittavat tiedot. Klikkaa nyt "Uusi" aloittaaksesi allekirjoituksesi suunnittelun.
Anna uudelle allekirjoituksellesi nimi, joka muistuttaa sinua, että kyseessä on liiketoimintaallekirjoitus. Tässä esimerkissä nimeän sen "Liiketoiminta-sähköpostiosoite". Nyt voit syöttää allekirjoituksesi tekstin. Muista ilmoittaa yhteystietosi, kuten nimi, asema, osoite ja puhelinnumero.
Sinulla on myös mahdollisuus valita muotoilut, kuten fontti, fonttikoko, lihavoitu, kursivoitu ja alleviivattu. On myös mahdollista lisätä linkkejä, esimerkiksi verkkosivustollesi tai sosiaaliseen mediaan. Jos haluat tehdä niin, kirjoita vain URL-osoite, ja Outlook linkittää sen automaattisesti.
Kuvan lisääminen on myös mahdollista, mutta muista pitää se sopivassa muodossa. Yksinkertainen tekstiallekirjoitus on usein tehokkaampi kuin sellainen, joka on kuvia täynnä. Suosittelen välttämään kuvia, ellei se ole ehdottoman tarpeellista allekirjoituksesi luettavuuden varmistamiseksi.
Allekirjoituksen luomisen jälkeen napsautat "Tallenna". Voit myös määrittää, että tätä allekirjoitusta käytetään automaattisesti uusissa viesteissä sekä vastauksissa ja edelleenlähetyksissä. Tämä tekee tulevista sähköposteista huomattavasti helpompia.
Varmistaaksesi, että allekirjoituksesi toimii oikein, voit nyt laatia uuden sähköpostin. Tulisi näkyä, että allekirjoitus liitetään automaattisesti. Kun olet kerran valinnut allekirjoituksen, sinulla on aina mahdollisuus lisätä tai vaihtaa se uudelleen.
Jos haluat, voit myös luoda lisää allekirjoituksia, esimerkiksi yksityisiin sähköposteihin tai erityistilaisuuksiin. Yksinkertaisesti toista edellä kuvatut vaiheet ja luo uusi allekirjoitus. Näin säilytät hallinnan siitä, mitä tietoja lähetät.
Yhteenveto – Sähköpostiallekirjoituksen luominen ja käyttäminen Outlookissa
Sähköpostiallekirjoituksen luominen Outlookissa on nopea prosessi intuitiivisen käyttöliittymän ansiosta. Houkuttelevalla allekirjoituksella voit merkittävästi parantaa ammatillista esittelyäsi sähköpostiviestinnässä. Hyödynnä Outlookin tarjoamat mahdollisuudet luodaksesi erilaisia allekirjoituksia eri tarkoituksiin ja esittääksesi yhteystietosi optimaalisti.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Kuinka voin luoda uuden allekirjoituksen Outlookissa?Napsauta "Uusi sähköposti", sitten "Allekirjoitus" ja valitse "Allekirjoitukset".
Voinko luoda erilaisia allekirjoituksia eri sähköpostiosoitteille?Kyllä, Outlook sallii eri allekirjoitusten luomisen jokaiselle sähköpostiosoitteelle.
Mitkä tiedot tulisi sisällyttää liiketoimintasähköpostin allekirjoitukseen?Nimi, toiminto, osoite, puhelinnumero ja mahdollisesti linkkejä sosiaaliseen mediaan tai verkkosivustolle.
Onko kuvat suositeltavia sähköpostiallekirjoituksissa?Suositellaan välttämään kuvia selkeän ja ammattimaisen luettavuuden varmistamiseksi.
Kuinka voin liittää allekirjoituksen sähköpostiin automaattisesti?Aseta allekirjoitusta luodessasi niin, että sitä käytetään automaattisesti uusissa viesteissä ja vastauksissa.
