Inviare e monitorare PDF con Acrobat

PDF sono una parte essenziale della nostra vita quotidiana. Questi file trasmettono informazioni in modo strutturato e leggibile. Tuttavia, quando si tratta di inviare PDF, ci sono spesso sfide – specialmente quando si vuole assicurarsi che il destinatario li riceva e li legga effettivamente. Con la Document Cloud di Acrobat puoi inviare PDF in modo efficiente e monitorare gli accessi. In questa guida ti mostrerò come utilizzare la funzione "Invia e Monitora" per inviare PDF in modo professionale.

Principali scoperte

• Puoi inviare PDF facilmente tramite la Document Cloud, senza doverli inviare come allegato in un'e-mail.
• La funzione "Invia e Monitora" ti consente di ricevere una conferma di ricezione quando il destinatario apre il documento.
• Hai la possibilità di creare un link anonimo o di inviare direttamente il PDF via e-mail.

Guida passo-passo

Passo 1: Preparare il documento

Prima di iniziare a inviare, assicurati che il documento PDF che desideri inviare sia pronto. In questo caso si tratta di un questionario per il sito web. Aprilo nella tua applicazione Acrobat.

Passo 2: Selezionare la funzione "Invia e Monitora"

Naviga agli strumenti in Acrobat e seleziona l'opzione "Invia e Monitora". Il programma aggiunge automaticamente il documento attualmente aperto al processo di invio. Questo è il primo passo per risparmiare tempo.

Passo 3: Caricare il documento

Ora hai la possibilità di inviare il documento in modo anonimo o di rivolgerti individualmente ai destinatari. Decidi se vuoi creare un link anonimo, o se preferisci messaggi personalizzati. Puoi opzionalmente aggiungere un logo, il che rende tutto più visivamente accattivante.

Passo 4: Generare il link

Dopo che il documento è stato caricato nella Document Cloud, riceverai un link che puoi copiare. Questo link è ora negli appunti e può essere incollato in un messaggio che invii al destinatario.

Passo 5: Testare il link

Per assicurarti che il link funzioni, apri una nuova scheda del browser e incolla l'URL. Dovresti ora essere in grado di scaricare il documento senza doverlo inviare come allegato e-mail.

Passo 6: Inviare il PDF via e-mail

In alternativa, puoi inviare direttamente il documento via e-mail da Acrobat. Acrobat ti chiederà quale applicazione e-mail preferisci. Assicurati che un client e-mail sia installato sul tuo computer, come Outlook o Apple Mail.

Passo 7: Ricevere conferma di ricezione

Non appena il destinatario clicca sul link e apre il documento, riceverai automaticamente una notifica via e-mail. Questa conterrà l'informazione che il destinatario ha visualizzato il documento. Questo è particolarmente utile se stai lavorando con contratti e hai bisogno di una conferma che l'interessato abbia visto il documento.

Passo 8: Gestire i file inviati

Vai ai file inviati in Acrobat per avere una panoramica dei documenti che hai inviato. Puoi gestire il documento, rinominarlo o anche eliminarlo, se necessario.

Passo 9: Inviare PDF in movimento

Il vantaggio della Document Cloud è particolarmente evidente quando sei in movimento. Che tu sia su un iPad, iPhone o un altro dispositivo, puoi inviare documenti facilmente e comodamente. Questo è molto utile se lavori spesso al di fuori dell'ufficio.

Riepilogo – Inviare e monitorare i PDF facilmente tramite la Document Cloud

Con la Document Cloud di Acrobat puoi inviare rapidamente e senza complicazioni i PDF e monitorarne gli accessi. Le funzionalità ti permettono non solo di inviare senza allegato e-mail, ma anche di registrare le conferme di ricezione, il che professionalizza la gestione dei documenti. In questo modo hai sempre il controllo su file importanti e il loro stato.