E-paštas yra neatsiejama mūsų kasdienybės dalis, ypač kai bendraujame komandoje arba su klientais. Dažnai gaunate panašių klausimų ar užklausų per ilgesnį laikotarpį. Norėdami sutaupyti laiką ir išvengti repetityvių rašymo darbų, el. pašto šablonai yra puikus sprendimas. Šiame vadove parodysiu, kaip sukurti el. pašto šablonus Google pašte ir išmaniai juos naudoti, kad dirbtumėte efektyviau.
Svarbiausi įžvalgos
El. pašto šablonų kūrimas Google pašte taupo laiką ir pastangas. Galite kurti šablonus dažniems užklausimams ar atsakymams ir juos lengvai įterpti į savo el. laiškus, kai reikia. Be to, galite nustatyti automatinius atsakymus tam tikroms užklausoms, kas dar labiau pagreitina visą procesą.
Žingsnis po žingsnio vadovas
Pirmiausia turite užtikrinti, kad Google pašte būtų įjungta sutaupytų atsakymų funkcija. Tai veikia taip:
Pirmiausia atidarykite Google paštą ir spustelėkite pavarų simbolį, kad patektumėte į nustatymus. Nustatymuose ieškokite skilties „Laboratorijos“, kur galite aktyvuoti įvairias funkcijas. Slinkite žemyn, kol rasite parinktį „Išsaugoti atsakymai“. Įjunkite ją ir įrašykite pakeitimus.
Įjungę išsaugotus atsakymus, grįžkite į savo pašto dėžutę ir spustelėkite „Rašyti“, kad sukurtumėte naują el. laišką. Dabar galėsite pasiekti galimybę pasirinkti išsaugotus atsakymus, net jei tai iš karto nebus matoma.
Dabar galite kurti savo šablonus. Pradėkite rašydami naują el. laišką. Čia įveskite pageidaujamą turinį, pvz., atsakymą į dažniausiai užduodamus klausimus arba informaciją apie specialius pasiūlymus. Mūsų pavyzdys: „Sveiki, Max, jūsų 20% nuolaidos kodas yra XY z.“
Dabar išsaugokite šią žinutę kaip šabloną. Tam tiesiog pasirinkite parinktį „Išsaugoti naują“ ir suteikite savo šablonui prasmingą pavadinimą, pvz., „Nuolaida parduotuvės produktams“.
Kai šablonas bus išsaugotas, bet kada galėsite naudotis išsaugotų atsakymų funkcija. Kiekvieną kartą, kai rašote naują el. laišką, vėl spustelėkite „Išsaugoti atsakymus“, kad greitai ir lengvai įterptumėte jau sukurtą šabloną.
Kitas žingsnis - šiuos šablonus pritaikyti ir gautiems el. laiškams. Pavyzdžiui, jei atsakote į užklausą, galite pasirinkti ir savo išsaugotą atsakymą bei greitai jį įterpti. Taip jūsų atsakymas bus laiku aktualus, ir jums nereikės vėl rašyti ilgų tekstų. Pavyzdžiui, tai gali atrodyti taip: „Sveiki, šiuo atveju gaunate 20% nuolaidą – ar ne puiku?“
Be to, turite galimybę automatiškai siųsti el. pašto atsakymus, kai yra įvykdytos tam tikros sąlygos. Jei, pavyzdžiui, kas nors klausia apie nuolaidą, galite šią užklausą lengvai filtruoti, taikydami atitinkamus paieškos kriterijus. Raskite filtravimo parinktį paieškos juostoje, kuri leidžia jums įvesti specifinius paieškos žodžius.
Sukurkite filtrą su raktiniais žodžiais, kurie dažnai pasitaiko jūsų užklausose, tokiais kaip „nuolaida“ arba „prisijungti“. Taip jūs ne tik gausite apžvalgą, bet ir galėsite automatiškai siųsti atitinkamus el. pašto atsakymus, kai atsiranda šie klausimai.
Šie automatiniai el. pašto atsakymai yra itin naudinga funkcija, kuri ne tik taupo laiką, bet ir užtikrina, kad jūsų klientai nedelsiant gautų reikiamą informaciją, nereikalaudami, kad kiekvieną žinutę atsakytumėte individualiai.
Verslo aplinkoje šios funkcijos taikymas gali ženkliai optimizuoti visą komunikacijos procesą. Naudodami išsaugotus atsakymus ir automatizuotas žinučių sistemas, galite dirbti efektyviau ir užtikrinti greitesnį atsakymo laiką.
Santrauka – didinti produktyvumą Google pašte: lengvai kurti ir naudoti el. pašto šablonus
Bendrai, naudodami el. pašto šablonus Google pašte, galite pasiekti reikšmingą laiko taupymą. Turite galimybę saugoti dažnus atsakymus ir greitai juos įterpti, taip pat siųsti automatizuotas žinutes. Taip užtikrinsite efektyvų ir patogų komunikacijos procesą.
Dažnai užduodami klausimai
Kaip aktyvinti išsaugotų atsakymų funkciją Google pašte?Eikite į nustatymus, raskite skiltį „Laboratorijos“ ir įjunkite parinktį „Išsaugoti atsakymus“.
Ar galiu išsaugotus atsakymus lengvai įterpti į bet kurį el. laišką?Taip, tiesiog naudokite „Išsaugoti atsakymus“ funkciją, kad bet kada įterptumėte savo šablonus.
Kaip sukurti filtrą automatinėms atsakymams?Naudokite paieškos juostą, eikite į filtravimo parinktį ir įveskite savo paieškos kriterijus, kad automatiškai siuntėtumėte atsakymus.
